Viestintäpajassa pureksittiin prosessia SIPOC-mallin avulla

Järjestimme yksikkörajat ylittävän viestintäpajan, jonka tavoitteena oli suunnitella tutkimusviestinnän yhteisiä kehitystoimenpiteitä sekä määritellä yhteinen viestintäprosessi.

HAMKissa toimii neljä tutkimusyksikköä, joiden viestintätoimi on järjestetty, resursoitu ja toteutettu eri tavoin. Lisäksi talossa toimii strategisen viestinnän yksikkö, joka hoitaa koko organisaation yhteisen viestinnän tehtäviä.

Viestintäpajaan kutsuttiin jokaisen tutkimusyksikön viestintäkoordinaattori sekä viestintäasiantuntija ja tutkimusviestinnän suunnittelija strategisen viestinnän tiimistä.

SIPOC-mallilla pureuduttiin prosessiin ja parantamiskohteisiin

Yhteisen työstön menetelmänä käytettiin SIPOC-mallia. Lähtöoletus oli, että saisimme neljä erilaista prosessikuvausta, joista voisimme sitten muodostaa yhden yhteisen käsityksen asioiden etenemisestä (Process). Oletimme myös, että saisimme konkreettisia parannusehdotuksia läpi koko ketjun asiakkaasta (Customer) tuotosten (Output) ja syötteiden (Input) kautta toimittajaan (Supplier).

Aloitimme tekemisen määrittelystä: millaisia viestinnän vaiheita eri yksiköissä tehtiin ja minkälaisia toimia prosessiin katsottiin kuuluvan? Eri yksiköiden prosessikuvaukset osoittautuivat hyvinkin samantyyppisiksi, ja saimme niistä sanoitettua yhteisen näkemyksen.

Asiakaslistauksessa keskityimme yritysmaailmaan, emme niinkään julkisiin toimijoihin. Halusimme tällä operaatiolla määritellä kohdetta hieman tarkemmin, mutta varsinainen asiakassegmentointi jätettiin suosiolla myöhempään vaiheeseen.

Sitten tunnistimme tuotoksia, joita prosessimme pitää tuottaa asiakkaiden hyödyksi. Tästä keskustelusta meillä on hyötyä, kun tuonnempana määrittelemme palvelu- tai tuotekatalogia.

Syöte- ja toimittajakeskustelut kulkivat rinnakkain, ja osittain myös päällekkäin. Abstraktien asioiden sijoittaminen jompaankumpaan laariin ei ollut yksiselitteistä. Näihin kahteen sarakkeeseen saimme myös monta kehittämisideaa. Tähän alkupäähän meidän on syytä palata paremmin, jotta saamme ketjua kuvattua sekä itsellemme että kollegoille.

Viestintäpajan tuloksena meille syntyi kaksi dokumenttia:

• Teimme alustavan uimaratakaavion yleisen tason prosessista. Tätä kaaviota täsmennetään vielä ennen kuin se julkaistaan osana HAMKin prosessikarttaa. Kokonaisarkkitehtuurissa asiat liittyvät sekä TKI-toiminnan että viestinnän prosessialueisiin.
• TKI-viestinnän yhteisistä kehityskohteista muodostui kehityssuunnitelman runko tälle ja parille seuraavalle vuodelle. Suunnitelmaa täsmennetään vielä, ja se peilataan niin tutkimusyksiköiden kuin tukipalveluiden vuosisuunnitelmiin sekä olemassa olevien tiimien tavoitteisiin.

Tutkimusviestinnän työpaja oli osa pitkäkestoista hamkilaisen TKI-toiminnan kehittämisohjelmaa. Sen syötteenä toimi työelämäkumppaneilta saatu palaute.