Metsä- ja retkeilytapahtuma onnistui hyvin

Ensimmäistä kertaa järjestetty Metsä & Retkeilytapahtuma toteutettiin 27.5.2023 Evolla. Tapahtumaa oli järjestämässä Hämeen ammatti-instituutti ja Evon uusi aika -hanke. Yhteistyökumppaneiden ständejä oli noin 50 kpl ja yleisöä saapui tapahtumaan noin 1400 henkeä. Evon uusi aika -hankkeen projektipäällikkö Katja Ekqvist oli erittäin tyytyväinen tapahtumaan ja osallistujamäärään.

Metsä- ja retkeilytapahtumassa oli kiinnostavaa ohjelmaa tarjolla sekä metsäalan ammattilaisille että luonnosta kiinnostuneille retkeilijöille sekä suurelle yleisölle. Evon kampus ja retkeilyalue tarjosivat hienot puitteet ensimmäistä kertaa järjestettävälle tapahtumalle.

Evon uusi aika -hanke on järjestänyt erilaisia tapahtumia aikaisemminkin, mutta suurin niistä oli Metsä & Retkeilytapahtuma. Hämeen ammatti-instituutissa työskentelevä projektipäällikkö Katja Ekqvist kertoi, että hankkeen tavoitteena oli tapahtuman kautta tuoda Evon retkeilyaluetta tunnetuksi, saada alueelle uusia kävijöitä, tuoda esille paikallisia toimijoita ja erilaisia luontomatkailuun liittyviä harrastusmahdollisuuksia.

• Työsarkaa tapahtuman järjestämisessä oli todella paljon. Käytännössä hankkeen työntekijät huolehtivat mainonnasta, kysymyksiin vastailemisesta, aluesuunnittelusta sekä yritysten ja yhteistyötahojen kontaktoinnista.  Lisäksi suunnitteltiin kaikki tapahtumassa käytetyt materiaalit, kartat ja sosiaalisen median sisällöt. Mitä lähemmäksi tapahtuma tuli sitä enemmän käytännön työtä oli tehtävälistalla. Periaatteessa hanke vastasi tapahtuman emännöinnistä, alueen rakentamisesta ja koko päivän kulusta, Evon uusi aika -hankkeen projektipäällikkö Katja Ekqvist kertoo.

Hämeen ammatti-instituutin metsäala oli myös järjestämässä tapahtumaa ja sen vastuulla oli metsäalan yhteistyökumppaneiden hankinta, alueen rakentaminen, Sumokin SM-sahauskilpailut sekä moottorisahauksen veistokilpailu, jonka teema oli Evon uusi aika.

• Tapahtuman idea syntyi vuosi sitten ja varsinainen työ tapahtuman eteen aloitettiin elo-syyskuun vaihteessa 2022. Moni hankkeen työntekijöistä joutui tekemään moninaisia työtehtäviä, Katja Ekqvist kertoo.

Rakentamispäivänä 26.5. puhelin pirisi taukoamatta

Tapahtuman lähestyessä päivät pitenivät. Saadaksemme kaiken valmiiksi oli tehtävä pitkiä listauksia eri työtehtävistä, jotka piti saada valmiiksi. Meillä oli tiimit, jotka vastasivat pihan tyhjennyksestä, näytteilleasettajamerkinnöistä ja viestinnästä.

• Koska hankkeessa on vain pieni määrä ihmisiä töissä, niin on varmasti sanomattakin selvää että jokainen auttoi jokaista. Päivien pituudesta kertoo se että perjantaina, ensimmäisenä rakennuspäivänä puhelimeni soi 6:15, jolloin lähdin ottamaan ensimmäistä näytteilleasettajaa vastaan ja puhelimeni lakkasi soimasta 22:30. Silti olen positiivisesti yllättynyt miten hyvin rakennuspäivä sujui, vaikka esimerkiksi sade antoi pientä haastetta rakentajille, Katja Ekqvist juttelee.

Tapahtumapäivä 27.5.

• Itse tapahtumapäivän aamu oli kiireinen. Näytteillesettajat saapuivat 7:00 eteenpäin ja järjestävänä tahona saimme todella pitää kiirettä, että saamme kaikki paikoilleen, kaikkien tilaamat palveluliput jaettua ja muutenkin informaatiopisteellä oli aamulla hektinen tunnelma. Hankkeen työntekijät vastasivat kuljetuksista alueella, infosta, järjestelyistä ja yleisestä toiminnasta. Useasti työtehtäviä vaihdettiin lennosta ja improvisoitiin. Tälläinen tilanne oli esimerkiksi äänentoiston kanssa, Katja Ekqvist kertoo.

Palaute tapahtumasta paikan päällä

Metsä ja Retkeilytapahtuman varsinainen tapahtumapäivä lauantaina 27.5. oli kaunis alkukesän päivä. Tapahtumapäivänä saimme paljon hyvää palautetta. Tapahtuma oli selvästi kiinnostava ja ihmisiä tuli kaukaakin tutustumaan tapahtumaan.

• Erityisesti saimme kehuja välittömästä tunnelmasta, mielenkiintoisista näytteilleasettajista ja moni toivoi tapahtumalle jatkoa, jo heti tapahtumapäivänä. Parannettaviakin asioita toki oli. Varsinkin järjestävänä osapuolena tuli montakin asiaa mieleen, jotka olisi voinut tehdä toisin tai paremmin. Mutta suurimpana palautteena kävijöiltä tuli että tapahtumaa olisi pitänyt mainostaa enemmän. Olen asiasta ehdottomasti samaa mieltä. Mainontaa tehtiin pääsääntöisesti sosiaalisessa mediassa, muutamien lehtijuttujen kautta ja ilmoittamalla tapahtumassa omissa verkostoissa. Ikävä kyllä hankkeen budjetti piti huomioida tapahtuman mainonnassa. Tapahtuma-alueen karttoja kaivattiin myös ja selkeämpää viestintää tapahtuman ohjelmasta. Järjestäjän silmin katsottuna, olen näistä kehitysehdotuksista ehdottomasti samaa mieltä, Katja Ekqvist toteaa.

Tapahtuman analysointi jatkuu

Tapahtuman jälkeen tehtiin laskelmia epävirallisista kävijämääristä, joka on tällä hetkellä 1400. Tämän lisäksi on analysoitu sosiaalisen median tilejä, tarkastelussa on ollut demograafiset tekijät  ja se millaiset julkaisut kiinnostivat yleisöä. Tapahtumassa pyydettiin palautetta kävijöiltä ja tapahtuman näytteilleasettajille lähetettiin erillinen palautelomake. Nämä tiedot analysoidaan piakkoin.

• Kaiken kaikkiaan tapahtuma sai hyvän vastaanoton ja se oli kiva toteuttaa. Evon metsä- ja retkeilytapahtuma näytti että metsä, retkeily ja hyvinvointi voidaan hyvin yhdistää kokonaisuudeksi. Ja yhdistelmä toimii erityisesti Evolla, sillä alueella on monta erilaista ympäristöä aina metsästyksestä ja opetuksesta suojeltuihin alueisiin saakka. Evo on mielestäni sellainen Suomen luonnon sulatuskattila, jossa on luonnon monet eri kasvot edustettuina, Evon uusi aika -hankkeen projektipäällikkö Katja Ekqvist visioi.

Evon uusi aika -hanke ja Metsämiesten säätiö osarahoittivat tapahtumaa

Evon uusi aika -hankkeella lisätään mm. Evon näkyvyyttä. Evon uusi aika -hanketta rahoitetaan REACT-EU-rahoituksella eli hanke on osa Euroopan unionin Covid-19-pandemian tukitoimenpiteitä Kanta-Hämeessä. Rahoittajina ovat Euroopan aluekehitysrahasto, Hämeen liitto, Linnan Kehitys Oy ja Hämeen ammatti-instituutti. Evon uusi aika -hanke oli rahoittamassa tapahtumaa.

Metsämiesten säätiön rahoituksen turvin maksettiin tapahtumaan mm. bussit, jotka toivat kävijöitä Hämeenlinnasta tapahtumapaikalle sekä kuljettivat kävijöitä messualueelta työnäytösalueille. Lisäksi Metsämiesten säätiön rahoituksella ostettiin somekampanja. Metsämiesten säätiön rahoittamia hankkeita ovat Vastuullinen, trendikäs ja kiinnostava metsäala somessa sekä Metsäalan tunnettuuden lisääminen Evon Metsä & Retkeilytapahtuman avulla.