Hämeen ammattikorkeakoulun henkilöstöpäivä järjestettiin tänä vuonna verkossa. Mitä lähes 750 työntekijälle suunnattu verkkototeutus vaati onnistuakseen ja mitä kameroiden takana tapahtui päivän aikana?
Studion punainen kello kertoo livelähetyksen lähestymisestä. HAMKin henkilöstöpäälikkö Henna Tanhuanpää avaa henkilöstöpäivät.
”Se oli aivan hirveää! Livelähetys jännitti kamalasti, mutta onneksi päivän mittaan onnistuin rentoutumaan. Digitaalisuus haastaa meitä aika ihmeellisiin asioihin”, Tanhuanpää nauraa.
Elokuun 19. päivänä pidetyn henkilöstöpäivän suunnittelu oli aloitettu keväällä. Aluksi ajatuksena oli järjestää tapahtuma tuttuun tapaan kasvokkain, mutta koronapandemian edetessä näytti liian suurelta riskiltä koota yli 700 ihmistä yhteen. Päätettiin hypätä tuntemattomaan ja järjestää henkilöstöpäivät ensi kertaa suoratoisto- ja virtuaalitoteutuksena. Henkilöstöpäivien tavoitteesta, yhteisöllisyyden luomisesta, ei haluttu silti tinkiä.
Tapahtuma haluttiin suunnitella niin, että sitä voisi seurata vaikka lenkkipolulta. Ohjelmaa rakennettiin kevään ja kesän aikana. Se koostui vierailijapuheenvuoroista ja oman henkilöstön esityksistä ja keskusteluista. Aamupäivän ohjelma suoratoistettiin livelavalta Riihimäen kampukselta. Iltapäivällä henkilöstö sai valita kolmen eri webinaarikanavan ja livelavan aiheista itselleen kiinnostavat esitykset ja keskustelut. Aiheet vaihtelivat HAMKin kestävän kehityksen ohjelmasta intrauudistukseen sekä Afrikka-strategiasta saavutettaviin e-aineistoihin. Kokonaisuudessaan ohjelmanumeroita oli yli 30 ja ne kestivät puolesta tunnista tuntiin.
”Meillä oli todella kattava ja monipuolinen ohjelma, josta jokainen sai koota omannäköisen henkilöstöpäivänsä”, Tanhuanpää toteaa.
Studiota rakennettiin viisi työpäivää
Henkilöstöpäivää varten rakennettiin soveltuvat studio-olosuhteet HAMKin Riihimäen kampukselle. Pelkästään tilojen rakentamiseen kului viisi työpäivää. Tämän lisäksi ennen varsinaista tapahtumapäivää tehtiin suunnittelu- ja valmistelutöitä ja kenraaliharjoiteltiin. Webinaarit tuotettiin tapahtumapäivänä pääsääntöisesti HAMKin työntekijöiden kotityöpisteiltä.
”Tämän kokoluokan livetapahtuma vaatii onnistuakseen hyvät tietoliikenneyhteydet, mahdollisimman äänieristetyt tilat sekä riittävästi sähköä ja valaistusta. Lisäksi tarvittiin tarkkaamo, sosiaalitilat ja lämpiö. Päädyimme Riihimäelle, koska sieltä löytyivät soveltuvat tilat ja laitteistot”, kertoo HAMKissa mediatuottajana työskentelevä ja henkilöstöpäivillä studio-ohjaajana toiminut Mikko Uimonen.
HAMKin tieto- ja viestintätekniikan opetushenkilökunta ja muut HAMKin alan asiantuntijat laittoivat itsensä täysillä likoon takaakseen onnistuneen toteutuksen henkilöstöpäivillä. Teknisen osaamisen lisäksi henkilöstöpäivät vaativat mm. hyvää tiimityötä ja projektinhallintaa sekä monipuolisia viestintävalmiuksia.
”Henkilöstöpäivien videotuotanto oli mukava haaste lukukauden aluksi. Tuotannon toteutuksessa pääsimme hyödyntämään samoja tekniikoina, joita sisältyy tieto- ja viestintätekniikan digitaalinen ääni- ja videotuotantomoduuliin. Koko tuotantoryhmä pääsi hiomaan taitojaan käytännössä ja oppimaan uutta”, sanoo tieto- ja viestintätekniikan lehtori Antti Laakso.
Mitä henkilöstöpäivistä jäi päällimmäisenä mieleen?
”HAMKin monipuolinen osaaminen tuli näkyväksi ei pelkästään studio-osaamisen puolesta vaan myös henkilöstömme pitämien webinaarien ansiosta. Hienoa oli myös yhdessä tekeminen. Varmasti joka ikinen esiintyjä koki tilanteen kuumottavana, mutta otti sen sillä ajatuksella, että tehdään tämä yhdessä”, Tanhuanpää miettii.
Yhdessä tekemisen ja monipuolisen ohjelman lisäksi tapahtuman toteutus onnistui hyvin, vaikka haasteiltakaan ei vältytty.
”Tiivis aikataulu pysyi ja eteni sujuvasti, vaikka tapahtuma tehtiin suhteellisen pienellä työvoimalla ja monella ihmisellä oli monia päällekkäisiä työrooleja. Kokonaisuutena mieleen jäivät keskustelumuotoiset esitykset. Osallistujat osasivat rentoutua ja niissä oli hyvää vuorovaikutusta”, Uimonen toteaa.
Uimonen on itse tuore hamkilainen, hän aloitti työssään mediatuottajana vasta kesän alkaessa. Uimonen työskentelee HAMKin LeaD-tiimissä (Learning Design), joka kehittää opetuksen digitalisaatiota sekä tukee opetusteknologioiden käyttöä HAMKissa.
”Olen yllättynyt positiivisesti siitä, miten digipedagogikkaa on kehitetty HAMKissa 1990-luvulta lähtien sekä siitä, miten voimakkaasti sen kehittämistä tuetaan edelleen. Digipedagogiikka on loppumaton työmaa, ja siksi siinä on kehityttävä jatkuvasti”, Uimonen kertoo.
