Viestintää koronakriisin keskellä

Huhtikuun uutiskirjeemme on hieman poikkeuksellinen, onhan se koottu poikkeustilassa. Maaliskuun toisella viikolla koronavirus asetti yhteiskunnallemme ennennäkemättömiä haasteita. Kerromme tässä uutiskirjeessä toimenpiteistä, joilla olemme Hämeen ammattikorkeakoulussa pyrkineet vastaamaan näihin haasteisiin.

Reagoimme koronaviruksen etenemiseen ripeästi. Aloimme tavata sekä isommalla koronavalmiusryhmällä että pienemmällä johdon kokoonpanolla tiheästi. Siirsimme opetuksemme verkkoon ja kutsuimme opiskelijamme maailmalta kotiin. Viestimme päätöksistä tehokkaasti ja keskitetysti strategisen viestinnän yksiköstä käsin. Kriisitilanteessa tarvitaan johtamista ja viestintää, eikä niitä voi erottaa toisistaan.

Liitimme kaikki opiskelijamme ja työntekijämme koronavirusaiheiseen ryhmään, jonka perustimme Yammer-yhteisöpalveluumme. Ryhmässä kuka tahansa voi esittää kysymyksiä. Koska tilanne on meille kaikille uusi, läheskään kaikkiin kysymyksiin ei ole löytynyt suoralta kädeltä vastausta, mutta ratkaisuja etsiessämme yhteisömme yhteinen ymmärrys on kasvanut. Kriisissä kannattaa viestiä mieluummin liikaa kuin liian vähän.

Opiskelijamme ovat olleet ymmärrettävästi huolissaan opintojensa etenemisestä kampusten sulkeuduttua. Teemme parhaamme, jotta opinnot eivät viivästyisi. Opetuksen digitalisaatiota edistävä LeaD-tiimimme tukee opettajia etäopetuksen järjestämisessä. Opinto-ohjaajamme päivystävät verkossa neuvoakseen opiskelijoita opintoasioissa. Avasimme myös chatin, jossa opiskeluhyvinvoinnin työntekijät tukevat opiskelijoiden jaksamista. Kun organisaatiossa on resilienssiä, se pysyy toimintakykyisenä ja pystyy toimimaan tavoitteidensa mukaisesti myös poikkeustilanteessa.

Poikkeustilanne kuormittaa myös työntekijöitämme. Meillä on luovuttu liukuma-ajoista: työn voi tehdä silloin, kun se itselle parhaiten sopii, ja tilapäisesti voi siirtyä myös lyhennettyyn työaikaan. Työntekijä voi olla omalla ilmoituksella sairauslomalla kymmenen arkipäivää. Emme suunnittele toistaiseksi lomautuksia, vaan henkilöille, jotka eivät voi tehdä työtään etänä, on etsitty korvaavaa työtä. Kriisissä organisaation todelliset arvot paljastuvat ja luottamus testataan.

Vaikka ovemme ovat kiinni, työmme ja toimintamme jatkuu. Kun tilanne aikanaan rauhoittuu, voimme katsoa taaksepäin ja arvioida, miten onnistuimme. Siihen asti toivon meille kaikille voimia, valoa ja vastuuntuntoa.