Maaliskuun lopulla ilmestyi teos nimeltä Johtaminen kompleksisessa maailmassa, jota HAMKin vararehtori Heidi Ahokallio-Leppälä oli mukana kirjoittamassa. Samaan aikaan hän oli keskellä tähänastisen uransa kompleksisinta tilannetta.
Teksti: Jaana Siljamäki Kuva: Juha Leppälä
Ennakoimattomuus, suuret kokonaisuudet ja pirulliset ongelmat haastavat nykyjohtajat. – – Organisaatioissa kohdataan yhä useammin yllättäviä tilanteita, syiden ja seurausten välillä ei näy selvää jatkumoa ja toisinaan asioita tuntuu vain tapahtuvan.
Ote on Johtaminen kompleksisessa maailmassa -kirjan takakannesta. Teoksen ilmestymisen momentum ei voisi olla osuvampi, sillä Suomi ja koko maailma oli ja on keskellä valtavia muutoksia, joiden suuntaa ja seurauksia ei toistaiseksi tunneta.
On alkanut tapahtumaketjujen sarja, joka näyttäytyy eri tavoin eri paikoissa, mutta varmuudella jollakin tavalla kaikkialla. HAMKissa se on edennyt seuraavasti: 10.3. perustetaan koronavalmiusryhmä. 11.3. HAMK kertoo ryhtyvänsä laajoihin toimiin koronaviruksen leviämisen hidastamiseksi, eli ulkomaan matkat ja opiskelijavaihdot perutaan, kansainvälisiä vieraita ei oteta enää vastaan. 12.3. yleisötilaisuudet perutaan. Seuraavana päivänä vaihto-opiskelijat kutsutaan kotiin, etätyötä lisätään. Kuluu viisi päivää ja kampukset suljetaan. Kaikki siirtyvät etätöihin, kampuksilla saa käydä vain poikkeusluvalla.
Heidi Ahokallio-Leppälän kalenteri tyhjeni kertaheitolla kaikesta ja täyttyi viikoksi pelkästään koronasta.
”Alkuvaihe meni aika lailla sumussa, päätöksiä piti tehdä nopeasti. Asiat lähtivät etenemään, kun vain päätöksiä ryhdyttiin tekemään. Valmiusryhmä on toiminut tosi hyvin, kaikki ovat ottaneet vastuuta omalla tontillaan.”
Päätösten monitahoiset seuraukset
Ahokallio-Leppälän vastuulla on ollut operatiivinen johtaminen HAMKin sisällä, kun rehtori Pertti Puusaari on seurannut tilannetta valtakunnallisella tasolla ja pitänyt tiiviisti yhteyttä päättäviin elimiin. Normaalisti Ahokallio-Leppälä vastaa HAMKissa osaamisen johtamisesta, koulutuksesta, viestinnästä, henkilöstöstä ja kansainvälisistä toiminnoista. Nyt hän on raportoinut koko HAMKin tasolla mitä poikkeustilanteessa tapahtuu, mitkä ovat haasteet, mitä on viety eteenpäin.
”Alussa haastavinta oli päätös kutsua vaihto-opiskelijat kotiin, sillä vastaavaa päätöstä ei ollut tehty muualla. Vastarintaa opiskelijoilta tuli jonkin verran, koska kaikki eivät vielä ymmärtäneet tilanteen vakavuutta. Tässä vaiheessa teimme töitä kellon ympäri kansainvälisten palveluiden henkilökuntamme kanssa.”
Päätös oli oikea-aikainen, sillä varsin pian rajat alkoivat sulkeutua.
”Kun oli seurannut mitä muissa maissa tapahtuu, oli päätös kuitenkin helppo tehdä. Se oli riskien hallintaa ja ennakointia.”
Korona-valmiusryhmän on pitänyt kaikissa päätöksissään ottaa huomioon, miten asiat kytkeytyvät toisiinsa. Käytännön tasolla päätöksillä on mitä moninaisempia seurauksia. Se juuri on kompleksisuutta, jota Ahokallio-Leppälä oli jo pitkään pohtinut eri puolelta Suomea olevien asiantuntijoiden porukassa, ja joka sitten päätti koota ajatuksensa kirjaksi. Pohjana on 2000-luvulla kehitetty kompleksisuusjohtajuusteoria, jonka mukaan johtajuus nähdään kompleksisena ja dynaamisena prosessina, jota ei voi kytkeä yksittäisiin johtajiin, vaan kyse on ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta.
”Onhan tämä erikoinen yhteensattuma, että kirja ilmestyy juuri kun tulee ennenkokemattoman kompleksinen tilanne. Toisaalta tämä on ollut älyttömän hieno tilaisuus harjoitella, miten toimitaan eri tasoilla, kun asiat muuttuvat koko ajan, eikä niillä ole lineaarista syy-seuraussuhdetta.”
Parissa viikossa Ahokallio-Leppälälle oli jo kirkastunut, mikä tilanteen hallinnassa on ollut keskeistä: eri viestintäkanavien haltuunotto, johdon ja viestinnän keskittäminen kriisin ollessa akuutti ja tarvittavan ajan ja hetken irrottaminen päätöksentekoon silloinkin, kun on kiire.
”Pää täytyy pitää kylmänä ja antaa palautumiselle aikaa. Ulkona lenkkeily on auttanut jaksamaan, vaikka puhelin on kulkenutkin mukana.”
Erävoittoja ennen uusia haasteita
Poikkeustila on tuonut Ahokallio-Leppälän mukaan esiin myös HAMKin vahvuuksia. Etätyöskentelyyn ja -opetukseen siirtyminen on sujunut verrattain hyvin, eli edistyksellisyys digitaalisuudessa on konkretisoitunut. Lisäksi henkilökunta on puhaltanut ilahduttavasti yhteen hiileen.
”Kampuksemme ovat hajallaan, mutta tässä tilanteessa etäisyydet tuntuvat pienentyneen. Ihmiset ”tapaavat” toisiaan jopa enemmän kuin normaalioloissa.”
Haasteita on silti vielä edessä. Nyt kun rajat ovat kiinni, on iso kysymys, millaisen loven ulkomailta tulevien opiskelijoiden maahantulon estyminen tai valmistumisten ja hankkeiden viivästyminen aiheuttaa tulopohjaan.
”Taloudellinen puoli mietityttää muutenkin. Näillä näkymin emme kuitenkaan lomauta. Selvää on, että lähiopetukseen ei tänä keväänä palata, vaan henkilöstö jää kesälomille etätöistä.”
Kesäkuussa olisi tarkoitus myös pitää kevään yhteishaun valintakokeet, mutta niiden järjestämistapa on vielä auki. Se ratkotaan lähipäivinä valtakunnan tasolla. (Täydennetty 12.4.: Ammattikorkeakoulut päättivät valintakokeiden järjestämisestä etänä, lue tiedote aiheesta.)
Onni onnettomuudessa on, että ollaan jo melko pitkällä keväässä.
”Ihmiset olisivat varmasti väsyneempiä, jos tämä olisi tapahtunut syksyllä. Nyt tarvitaan vain viimeinen puristus ennen kesälomaa. Toki tiedämme, että henkilöstö on ollut ja tulee vielä hetken olemaan tosi kovilla. Jos mitään katastrofaalista ei nyt tapahdu, hamkilaisten osalta pahin lienee kuitenkin ohi. Syksyllä olemme jo entistäkin valmiimpia jatkamaan etätyötä, jos se on tarpeen.”
Heidi Ahokallio-Leppälä
Syntynyt 1971 Heinolassa.
Kasvatustieteen tohtori, Tampereen yliopisto.
Vararehtori Hämeen ammattikorkeakoulussa.
Perheeseen kuuluu mies, 16-vuotias tytär ja 19-vuotias poika.
Harrastaa monipuolisesti liikuntaa ja lukemista. Yöpöydällä Auschwitziin ja Siperiaan sijoittuva Cilkan tarina. ”Auttaa kyllä laittamaan nykyisiä haasteita oikeaan perspektiiviin.”
