Työnteon sirpaloituessa keskeytykset, ”multitaskaaminen” ja ketterä kehitys pilkkovat meidän monen tekemistä. Tämä kaikki vaatii jonkuntyyppistä töiden ja tehtävien hallintaa. Yksityispuolella yrityksillä on tyypillisesti monia eri projekteja eri asiakkaiden kanssa, julkisella sektorilla korkeakouluilla taas on eri osa-alueiden monia eri projekteja ja tiimejä, joiden työn pitää olla hallittua, avointa ja läpinäkyvää. Teknologia on tähän tuonut monia eri ratkaisuja, mutta mikä niistä vaihtoehdoista sopii omalle organisaatiolle? Näihin vaatimuksiin vastaavat mm. Trello, Asana ja Planner. Tässä kirjoituksessa keskityn Planneriin, vertailen sitä Asanaan ja tuon esille omat kokemukseni kummankin käytöstä.
Olen käyttänyt O365-palvelun Planneria kesäkuusta 2016 lähtien. Sitä ennen käytin tehtävienhallintaan Asana-palvelua. Asanassa on mahdollista luoda eri projekteja ja määrittää niille tehtäviä. Asana mahdollisti ketterien menetelmien implementoinnin meidän toimintaamme ja oli meidän käytössämme ensimmäinen tehtävien kunnolliseen hallintaan tarkoitettu palvelu. Huono puoli meidän organisaatiomme näkökulmasta oli se, että se oli ns. irrallinen palvelu kaikista muista palveluista ja näin ollen työskentelystä puuttui palveluiden tehokas yhteiskäyttö. Asanaan piti kutsua erikseen käyttäjät, jonka jälkeen he tarvitsivat erillisen tunnuksen kirjautuakseen sisään. Muuten en keksi Asanan käytöstä mitään miinuksia, se on aivan oiva työkalu yhteisen työskentelyyn ja tehtävien hallintaan.
Osa organisaation muista tiimeistä käytti Trello-nimistä palvelua, joka toimii vastaavasti kun Asana. Osa taas kokeili O365-työtilojen tehtävät-webpartia joka osoittautui liian ”jäykäksi” työkaluksi eikä vastannut tiimien vaatimuksia.
Tällä hetkellä olen itse mukana yhdessätoista eri Planner-suunnitelmissa, joista osa on erittäin aktiivisessa käytössä. Toivoisin, että Plannerin käyttö laajentuisi, sillä se luo monia eri yhteistyömahdollisuuksia tiimien ja projektien kesken.
Planner löytyy meillä O365-palvelun sovellusten käynnistysvalikosta:
Suunnitelmat, säilöt ja tehtävät jäsentävät työtä
Olen kovasti tykästynyt Plannerin visuaalisuuteen ja yksinkertaisuuteen. Idea on, että Plannerissa luodaan suunnitelmia. Suunnitelmilla on omia säilöjä, joiden alle voidaan lisätä ja järjestää tehtäviä. Tehtäville on käytössä luokat, joita on rajallinen määrä ja niitä on mahdollista nimetä suunnitelmakohtaisesti. Tehtävän voi määrittää yhdelle henkilölle sekä asettaa sille aikataulun. Tehtävään voi kirjata kommentteja, lisätä alitehtäviä, linkkejä jne. Tehtävän kirjaamiseen menee korkeintaan minuutti tai kaksi, ja niiden päivitys on yhtä nopeaa.
Säiliöiden käyttöä voisi esimerkiksi jaotella toiminnan prosessin mukaan tai esimerkiksi pääaiheiden mukaan. Esimerkiksi meidän www.hamk.fi-sivujen ylläpitosuunnitelmassa jaottelu on tehty:
- SharePoint-alusta/infra, sivuston sisältö ja rakenne, sivuston toiminnallinen kehitys, sivuston responsiivisuuden kehitys, muu kehitys.
Ja tehtävät luokitellaan:
- Koulutus, tukipalvelut, tutkimus, yrityspalvelut, hallinto, English.
Tässä esimerkkinä yksi suunnitelman tehtäväkortti:
Planner kehittyy kova vauhtia kuten kaikki muutkin O365-palvelun alipalvelut. Kehitystä on mahdollista seurata Office 365 Roadmap –sivustosta ja Microsoft Planner Feedback Forum -palvelusta (User Voice). Plannerissa on paljon hyviä ominaisuuksia, mutta reilun puolen vuoden käyttökokemuksen jälkeen kaipaan seuraavia asioita:
- mahdollisuus määrittää tehtävää enemmän kun yhdelle henkilölle (kehitys on Microsoftilla ”In development” -tilassa)
- Plannerin sähköposti-ilmoitukset toimimaan järkevämmin, nyt joko tulee aivan liikaa ilmoituksia tai ei olenkaan (keskustelua aiheesta Planner Feedback Forum / User Voice -palvelussa)
- Plannerin käyttö HAMKin (O365-tenantin) ulkopuolisten käyttäjien kanssa (kehitys on Microsoftilla In development -tilassa)
- Planner mobile app (kehitys on Microsoftilla In development -tilassa)
Itse palvelu toimii kyllä responsiivisesti. - Henkilön tägäys tehtävään
- Rajaton luokkien määrä (tai kuuden sijaan esim. kymmenen)
Minun pitää itse parantaa tehtävien tilanne-ominaisuuden käyttöä. (Tätä ominaisuutta kun ei ollut Asanassa, en ole tottunut siihen.) Kyseinen tieto tarjoaa paljon hyödyllistä dataa, kun seurataan tehtävien tilannetta ja yleistä etenemistä: Planner tarjoaa mielestäni tosi hyvän tilannekatsauksen omien tehtävien tilanteesta Planner-keskuksessa. Samoin on mahdollista katsoa suunnitelmakohtaisesti missä mennään tehtävien kanssa Ryhmittelyperuste-kohdasta. Microsoftin roadmapissa kerrotaan, että Planneriin on myös tulossa aikajanatyyppinen ratkaisu, jonka kautta on mahdollista jakaa virstapylväitä tai vastaavia merkintöjä, ja näen tässä potentiaalia jo nyt, testaamatta!
Suosikeiksi merkatut suunnitelmat näkyvät kivasti ja visualisesti, yhdellä silmäyksellä saa kattavan kuvan siitä, missä mennään eri suunnitelmissa:
Eikä tässä vielä kaikki
Kun puhumme Plannerista, kannattaa tutustua myös muihin sen mukana tuleviin palveluihin. Office 365 Groups -toiminnallisuudesta löytyy tiedostohallinta- ja keskustelu-ominaisuudet. Planner ja Groups toimivat yhteen niin, että kun luodaan suunnitelma, syntyy myös Office Group ja toisinpäin. Näiden yhteiskäyttö mielestäni muodostaa kokonaisuuden, mitä tarvitaan nykypäivänä digitaalisessa työskentelyssä. Kun Plannerista esim. puuttuu tägäysominaisuus, voi henkilön merkitä keskustelun kautta: kun haluan tuoda työkaverin tietoon jonkun tehtävän, otan tehtävästä urlin talteen (tehtäväkortista) ja jaan sen keskusteluun, johon tägään kyseisen kollegan. Groups-keskustelu ja Yammer yhdistyvät lähiaikoina, ja nähtäväksi jää, miten muutos vaikuttaa kokonaistoimintaan. Groups ja Planner -yhdistelmässä on tunnistettu kehitystarpeita esim. palveluiden välisessä navigoinnissa, joten toivottavasti nämä uudet kehitykset tuovat tähän helpotusta. Meillä Groups- ja Planner -alipalveluiden mukaan tulo on suoraan ja erittäin selkeästi tarkoittanut työtilojen vähentymistä O365-palvelussa.
Näen Plannerin myös oivana työkaluna opiskelijoiden projektityöskentelyyn. Aion tätä testata opiskelijoiden kanssa seuraavassa opettamassani moduulissa. Raportoin kokemusten jälkeen, mitä opiskelijat tykkäsivät sen käytöstä.
Hamkilaisille on tehty ohjeet Plannerin käyttöön, ja kokemuksia voi mielellään jakaa Yammerin tietohallintoryhmään.
- Tietoa kirjoittajasta
-
Mirlinda Kosova-Alija, verkkotoimintojen kehittäjä @MirlindaKA
Toimin HAMKissa myös sivutoimisena tuntiopettajana tietojenkäsittelyn koulutuksessa. Kirjoitukseni pohjautuu kokemuksiini niin kehittäjänä kuin opettajana.
