O365 houkuttaa työskentelemään Tiimissä ja tiiminä

0

Meillä on ollut Office 365 -palvelu käytössä viiden vuoden ajan. Palveluita on otettu käyttöön joko suunnitellusti ja konseptoiden tai sallien ja kokeillen.

  • 2013 sähköpostit, kalenterit ja kontaktit siirrettiin pilveen, ja käyttöön otettiin henkilökohtaiset OneDrive ja Office Online.
  • 2014 rakennettiin uusi intra, joka perustui SharePointissa oleviin tiimien työtiloihin ja informatiivisiin intrasivustoihin sekä Yammeriin koko organisaation virallisen viestinnän välineenä.
  • 2015 työskentelyn palettiin ilmaantuivat henkilökohtainen Delve, Sway ja Forms sekä OneNote Staff ja OneNote Class.
  • 2016 aktivoimme ryhmien työtä tukemaan Groupsin Plannereineen. Groups oli ensimmäinen tiimityöskentelyn ”itsepalvelu”.
  • 2017 tuli Teams, joka kokosi hajanaiset palvelut ja alkoi helppoudessaan ja hyödyllisyydessään syrjäyttää SharePoint-työtiloja ja Office Groupseja. Myös vieraiden pääsy Teamseihin helpotti toimintaa muiden kuin sisäisten työkavereiden kanssa.
  • 2018 Teams on syönyt Skype for Business -palvelun, ja Stream laajentaa tiimityöskentelyn palettia entisestään.

Muutos työskentelyssä on ollut suuri. Viisi vuotta sitten palvelua käytettiin pääosin ajasta ja paikasta riippumattomattomaan ”omaan” työskentelyyn, mutta nyt tiimityö, kollaboraatio ja kommunikaatio ovat aivan eri tasolla. Pilvi on pakottanut meidät siirtymään yksilöiden tekemisestä yhteiseen toimintaan.

Tukitoiminnon rooli ei ole tuottaa vakioituja palveluita eri käyttäjäprofiileille vaan auttaa valitsemaan ja konseptoimaan paletista strategisesti merkittäviä ja henkilökohtaisesti merkityksellisiä palveluita yhteisen työskentelyn parantamiseen sekä uusien käyttökohteiden keksimiseen.

Tällä hetkellä käytämme Office 365 -palveluita seuraavalla tavalla:

Yksilö Tiimi tai ryhmä Organisaatio
Oma työsähköposti
-> Outlook
Ryhmäkeskustelut
Yhteiset tiedostot ja niiden muokkaus
Yhteiset muistiinpanot
Yhteinen tehtävien hallinta
Verkkokokoukset ja tallennukset
-> Teams
Sisällön hallinta, sisäiset sivustot, työnkulut
-> Sharepoint-sivustot
Omat tehtävät
-> Tehtävät ja To Do
Aihekohtaiset keskustelut (ryhmät ja tunnisteet)
-> Yammer
Organisaation yhteinen viestintä
-> Yammer
Omat tapaamiset
-> Kalenteri
Työryhmien työskentely ja sisällönhallinta
-> Sharepoint-työtilat
Asiakkuuksien hallinta
-> Dynamics 365
Omat kontaktit
-> Henkilöt
 

 

 

Työnkulut
-> Flow
Pikaviestit
-> Teams Chat tai Call
Data ja analyysi
-> PowerBI
Omat dokumentit
-> OneDrive
 

 

 

 

 

Omat muistiinpanot
-> OneNote
Omat visuaaliset esitykset
-> Sway
Omat kyselyt
-> Forms
Oman toiminnan kooste
-> Delve

Lisätietoja: Kooste Office 365 -projektista

Lotta Linko on HAMKin verkkoviestintäpäällikkö. Hän toimii Learning Design -tiimissä, jonka yhtenä tehtävänä on edistää yhteisöllistä työskentelyä korkeakoulussa.

Leave A Reply