Tietohallinnon ja koulutuksen tukipalveluiden yhteistyöllä saatiin aikaiseksi suuri määrä kehitystyötä vuonna 2019. Vuosi alkoi Peppi-järjestelmäkokonaisuuden palvelinympäristön siirrolla Eduix Oy:n palvelinympäristöön. Siirron tavoitteena oli saavuttaa entistä luotettavampi järjestelmän ylläpito ja vapauttaa tietohallinnon resurssia muihin tehtäviin. Palvelinympäristön siirto alusti Pepin tulevia versiopäivityksiä, joilla HAMKiin saatiin käyttöön monia uusia ja toivottuja toiminnallisuuksia.
Uudet ominaisuudet
Peppiin tehtiin vuonna 2019 kaksi isoa versiopäivitystä. Päivitykset toivat mukanaan monia uusia toiminallisuuksia, kuten eAHOTin, uusinta- ja korotustentit sekä koulutukset-osion sekä mahdollisti tulevien toimintojen käyttöönoton.
EAHOTin kautta opiskelija voi hakea aiempien korkeakouluopintojen hyväksilukemista sekä muun opiskelun, työnteon tai vapaa-ajan harrastusten kautta hankitun osaamisen näyttöä. Hakemus liitteineen käsitellään järjestelmässä ja sen kautta annetaan myös päätös ja suoritusmerkinnät. AHOT-prosessin sähköistämisen myötä käsittelijöiden määrä väheni ja päätöksentekoprosessi muuttui yksinkertaisemmaksi.
Pepin opetussuunnittelun koulutukset -osiossa syötetään koulutustarjontatiedot ja hallinnoidaan hakukohteita. Tiedot siirretään Pepistä Opintopolku-palveluun ja toiminnon käyttöönotto vähensi HAMKissa käsin tehtävää ja päällekkäistä työtä sekä mahdollisti tiedon tuottamisen vain yhteen paikkaan.
Sähköisen opintotoimiston käyttöönotto
Käyttöönottoprojektin tavoitteena oli tarjota HAMKin opiskelijoille sähköisiä palveluita, jotka toimivat sujuvasti osana nykyisiä opiskelijapalveluita, sekä vähentää opintotoimistojen manuaalisia työvaiheita. Palvelun kautta opiskelijat voivat ladata sähköisellä allekirjoituksella varustettuja opiskelutodistuksia ja opintosuoritusotteita. Palvelu on otettu käyttöön helmikuussa 2019 ja sieltä on ladattu jo yli 5000 opintosuoritusotetta tai opiskelutodistusta. Palvelun kehittämistä jatketaan vuonna 2020.
Oppijanumero-integraatio
Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin (ONR) tarkoituksena on kirjata kaikkien suomalaisten oppilaitosten opiskelijoiden oppijanumerot. Pepin ja oppijanumerorekisterin välisen integraation avulla saadaan haettua ajantasaiset oppijanumerot HAMKin opiskelijarekisteriin. Lisäksi saman rajapinnan kautta saadaan päivitetyt henkilö- ja yhteystiedot väestörekisterijärjestelmästä. Integraation avulla HAMKiin on saatavilla jokaisen opiskelijan yksilöivä tunniste ja ajantasaiset henkilö- ja yhteystiedot.
Moduulipalautteen antaminen
Moduulipalautteen kerääminen aloitettiin HAMKin oman mobiilisovelluksen HAMK Appin kautta maaliskuussa 2019. Palautetta kerättiin ensin pelkän sovelluksen avulla, mutta pian tietohallinto kehitteli mobiilisovelluksen rinnalle selainversion palvelemaan niitä käyttäjiä, jotka eivät onnistuneet antamaan palautetta sovelluksen kautta. Moduulipalautteen antamisaikaa on myös pidennetty aiemmasta. Palautetta voi antaa viikkoa ennen toteutuksen päättymistä ja kuukauden päättymisen jälkeen. Palautteiden määrä onkin ollut kasvussa, mutta kasvunvaraa on vielä reippaasti. Kevään 2019 kahdesta moduulista tuli yhteensä 864 opiskelijapalautetta ja syksyn 2019 kahdesta moduulista tuli yhteensä 1101 palautetta. Moduulipalautteen aktiivinen käyttöönotto jokaisessa koulutuksessa on avainasemassa, jotta saadaan riittävästi vastauksia ja vertailukelpoista tietoa omien moduulien kehityssuunnasta. Vuoden 2020 tavoitteena on laajentaa HAMKAppin käyttöä myös opinnäytetyöpalautteen antamiseen.
Tulossa vuonna 2020
Wihi – opinnäytetyön ohjaus- ja hallintajärjestelmä
Wihin käyttöönotto yhtenäistää HAMKin opinnäytetyöprosessin ja siihen liittyvät käytännöt. Uusi järjestelmä siirtää ohjaajan ja opiskelijan välisen vuorovaikutuksen sekä opinnäytetyöhön liittyvien tietojen ja tiedostojen hallinnan yhteen paikkaan. Vaikka Wihi on jatkuvasti yhteistyössä kehitettävä alusta, kaipaa se rinnalleen vielä opinnäytetyön ohjausta tukevan Learn-alustan.
Wihi otetaan käyttöön kaikissa HAMKin koulutuksissa vuoden 2020 elokuussa. Käyttöönotto edellyttää opinnäytetyöohjaajien koulutuksen ennen kesälomia ja käyttöönoton jälkeen. Koulutukset järjestetään yhtä aikaa kaikille koulutuksille verkossa ja koulutustilaisuudet tallennetaan, jotta niihin voi palata tarvittaessa ja uudet henkilökunnan jäsenet voivat perehtyä ohjeisiin ajasta ja paikasta riippumatta. Muille järjestelmän käyttäjille luodaan ohjeet mahdollisesti video- ja pdf-muodossa.
Wihiin tarvitaan ohjaajien lisäksi jokaisesta koulutuksesta oma koordinaattori, joka antaa työt sopiville ohjaajille. Opiskelijat pääsevät Wihiin aina, kun heillä on voimassa oleva opiskeluoikeus eli minkä tahansa aloitusryhmän opiskelija voi aloittaa syksyllä opinnäytetyön tekemisen Wihissä. Työn edistyessä Wihi siirtää arvioinnit automaattisesti opiskelijan suorituksiin Perusrekisterissä/Pakissa.
Wihin käyttöönoton myötä luovutaan Funityn käytöstä. Keskeneräiset opinnäytetyöt voi hoitaa loppuun Funityssa, mutta kaikki uudet työt aloitetaan Wihissä 1.8.2020 lähtien.
Avoimen AMKin ilmoittautumis- ja maksujärjestelmä
Avoimen AMKin ilmoittautumisten ja opintomaksujen hallinnointijärjestelmää on kaivattu jo pitkään. Selvitystyö uuden järjestelmän käyttöönotosta alkoi tammikuussa 2020. Tarkempi käyttöönottoajankohta varmistuu kevään aikana. Järjestelmän kautta opiskelija voi ilmoittautua avoimen AMKin opinnoille ja maksaa opintomaksun. Manuaalinen työ opiskelijoiden hallinnoinnissa sekä talouspalveluissa vähenee järjestelmän käyttöönoton myötä.
Kaksisuuntainen kalenterisynkronointi
Tämän vuoden aikana on tavoitteena ottaa käyttöön myös Pepin ja Outlookin välinen tilavarausten kaksisuuntainen synkronointi. Tällä hetkellä Pepissä tehdyt tilavaraukset kulkeutuvat Outlookin kalenteriin, mutta kaksisuuntaisen synkronoinnin asennuksen jälkeen myös Outlookissa tehdyt tilavaraukset siirtyvät Peppiin ennalta sovittujen tilojen osalta.
Peppi ristiinopiskelu -palvelu
Parhaillaan käynnissä olevan kansallisen ristiinopiskelu-hankkeen tavoitteena on tukea korkeakoulujen yhteistyötä opetuksessa ja opiskelussa toteuttamalla taustajärjestelmäriippumaton, valtakunnallinen ristiinopiskelumalli ja -järjestelmä. HAMK on mukana määrittelemässä ja testaamassa ristiinopiskelua tukevia ominaisuuksia Peppi-järjestelmäkokonaisuuteen. Tavoitteena on varmistaa, että yhteys Peppi-järjestelmäkokonaisuutta käyttävien eri korkeakoulujen ja kansallisen ristiinopiskelupalvelun välillä toimii vuoden 2020 aikana.
Uusi versio lukkarikoneesta
Lukkarit.hamk.fi -palvelu saa kauan kaivatun uudistetun käyttöliittymän tänä vuonna. HAMKiin päivitetään palvelusta nykyaikainen, responsiivinen ja erilaisiin mobiililaitteisiin hyvin mukautuva käyttöliittymä kevään 2020 aikana. Lisätoiminnallisuuksina edellä mainittujen lisäksi on ulkoisen tilan näyttäminen lukkarikoneessa, tilan perusteella hakeminen ja lukujärjestyksen jakaminen kalenterilinkkinä.
Irina Aittomäki, suunnittelija, koulutuksen tukipalvelut |
Anneli Tirkkonen, suunnittelija, koulutuksen tukipalvelut |
Satu Lohtander, suunnittelija, koulutuksen tukipalvelut |
Nea Yalcin, projektipäällikkö, tietohallinto |
