Tietojärjestelmien käyttöympäristöt ovat muuttuneet viimeisen kymmenen vuoden aikana perusteellisesti. Vielä viime vuosikymmenellä oltiin tyytyväisiä siihen, jos järjestelmän käyttöliittymä oli ylipäätään selainkäyttöinen, ja järjestelmähankinnoissa vaadimme tätä. Kosketusnäytöllisten älypuhelinten esiinmarssi toi palveluiden kuluttajien saataville ensimmäistä kertaa aidosti taskuun sopivan tavan käyttää Internet-palveluita, ja vuonna 2014 mobiilisti nettiä käyttävien lukumäärä ylitti työpöytäkoneelta nettiä käyttävien määrän. Mobiilipalvelut eivät enää ole ekstraa, vaan perustason palvelua – palvelua joka pitää olla tarjolla ja jonka pitää toimia. Varsinkin nuoremmat tietojärjestelmien käyttäjät pitävät itsestään selvänä sitä, että ainakin kaikki heille tärkeät palvelut toimivat kännykällä.
Mobiilipalveluiden kehittämisen koordinointi voi kuitenkin olla erittäin haastavaa ilman mobiilistrategiaa ja sitä tukevaa kehittämissuunnitelmaa – lähes kaikilla kun on mielipide siitä, minkälaisia ja minkä näköisiä palveluiden tulisi olla ja miten niitä tulisi kehittää. Mobiilistrategia asettaa palveluiden kehittämiselle selkeät pelisäännöt ja osoittaa organisaatiolle minkä prosessien kehittäminen ja mobilisointi tuottavat eniten hyötyä. Siksi Hämeen ammattikorkeakoulussa päätettiin laatia mobiilistrategia yhteistyössä tärkeimpien asiakkaidemme kanssa.
Miten ja minkälaisella kokoonpanolla liikkeelle?
Alkuvaiheessa meillä ei ollut kovinkaan selkeää kuvaa mistä kaikesta mobiilistrategiassa on kyse, joten turvauduimme mobiilistrategia-asioihin perehtyneen konsultin apuun. Oikean henkilön löysimme LinkedInin kautta. Konsultin palveluita käytettiin strategiatyön sisällön hahmottamiseen ja rajaamiseen sekä projektin kickoff-päivän suunnitteluun ja toteuttamiseen. Hänen panoksensa oli erittäin merkittävä koko projektin onnistumisen kannalta. Olimme varautuneet budjetoinnissa siihen, että käyttäisimme konsulttiamme strategiatyön eri vaiheissa, mutta aloitusvaiheen jälkeen pärjäsimme omin voimin.
Halusimme mobiilistrategia-työryhmään mukaan kaikkien keskeisimpien sidosryhmien edustajat. Työryhmään valittiin seitsemän kehittämisorientoitunutta henkilökunnan edustajaa siten, että it-näkökulman lisäksi edustettuina olivat viestinnän, verkko-opetuksen ja opiskelijapalveluiden näkökulmat. Työryhmään valittiin vain sellaisia henkilöitä, joilla oli mahdollisuus osallistua aktiivisesti strategiatyöhön.
Tärkein sidosryhmämme ovat opiskelijamme. Siksi panostimme erityisesti hyvien, aktiivisten opiskelijoiden saamiseen mukaan työryhmään. Aikaisemmin olimme hakeneet projekteihin osallistuvat opiskelijat opiskelijajärjestöjen kautta, mutta tällä kertaa päätimme kokeille hieman erilaista tapaa. Julkaisimme organisaatiomme Yammerissa (yrityksen sisäinen, virallinen viestintäkanava ja sosiaalinen verkosto) avoimen ilmoituksen ja saimme näin aidosti tästä projektista kiinnostuneet opiskelijat mukaan. Opiskelijoiden panos projektiin oli erittäin merkittävä: heidän ansiostaan mobiilistrategiaan saatiin tuoretta näkemystä siitä, minkälaisia opiskelijoille suunnattujen mobiilipalveluiden pitäisi olla. Samalla huomasimme, että me henkilökuntaan kuuluvat kuvittelemme opiskelijoiden tarvitsemat palvelut paljon monimutkaisemmiksi kuin ne ovatkaan.
Mobiilistrategiaa ketterästi
Strategiatyö käynnistettiin kickoff-päivän avulla. Kickoff-päivänä konsulttimme piti innostavan tilannekatsauksen mobiilipalveluihin ja käyttäjälähtöiseen suunnitteluun. Lisäksi mietimme pienryhmissä, minkälaisia mobiilipalveluita organisaatiomme tarvitsisi – päivän lopuksi näistä valittiin yhdessä parhaat ideat jatkojalostettaviksi. Ideoista osa päätyi mobiilipalveluiden kehitysjonoon asti, ja tärkeimpien toteutus aloitettiin jo strategiatyön aikana.
Varsinainen työskentely tapahtui noin kuukauden mittaisissa iteraatioissa, joista kullekin asetettiin realistiset ja selkeät tavoitteet. Kussakin iteraatiossa työstettiin valmiiksi vähintään yksi mobiilistrategian osa-alue. Työskentelytapana käytettiin pienryhmätyöskentelyä ja koko ryhmän yhteisiä työpajoja, joita järjestettiin joka iteraatiossa vähintään yksi. Tavoitteet jaettiin pienempiin osa-alueisiin ja kutakin osa-aluetta työstämään nimettiin sopiva pienryhmä. Pienryhmien kokoonpanot vaihtelivat kulloistenkin tehtävien mukaan. Pienryhmät valmistelivat työpajoja varten hyvin perustellut ratkaisuvaihtoehdot ja -esitykset – näin varsinaisissa työpajoissa työskentely oli erittäin tehokasta ja päätöksenteko nopeaa ja perusteltua. Työpajoissa saatiin aina vietyä yksi tai useampia projektia eteenpäin vieviä asioita päätökseen. Projektiryhmän pienehkö koko antoi kaikille mahdollisuuden osallistua keskusteluihin ja päätöksentekoon, ja ryhmämme jäsenet olivatkin erittäin aktiivisesti mukana molemmissa. Muutaman kerran keskustelut taisivat hieman rönsyilläkin, mutta ainakin näin jälkikäteen ajateltuna niilläkin oli oma tilauksensa. Emme toki olleet aika kaikista asioista heti samaa mieltä, mutta osasimme kuunnella toisiamme, hakea kompromisseja ja tarvittaessa jopa äänestimmekin ratkaisuista.
Monet mieltävät mobiililaitteiden hankintapolitiikan (minkä mallisia ja merkkiä laitteita henkilökunnalle hankitaan ja tuetaan) kuuluvan mobiilistrategiassa määriteltäviin asioihin. Tämän määrittely osoittautui kuitenkin niin aikaa vieväksi ja hankalaksi asiaksi, että se päätettiin jättää pois tästä strategiatyöstä. (Kysehän on kuitenkin ”vain” laitteista, ja niiden tärkeys tässä kokonaisuudessa oli varsin vähäinen.)
Strategiatyössä tarvittavien taustatietojen hankkimiseksi laadimme opiskelijoille suunnatun kyselyn, jonka tarkoituksena oli selvittää opiskelijoiden käytössä olevien älypuhelinten määrää ja niiden käyttöjärjestelmät. Samassa kyselyssä selvitimme lisäksi sen, mitä palveluita opiskelijat haluaisivat mobiilisti käyttää. Kyselyn tulokset eivät yllättäneet: älypuhelimia on lähes kaikilla ja käyttöjärjestelmistä oli käytössä Android, iOS ja Windows Phone. Myöskään odotetuimpien ja halutuimpien mobiilipalveluiden luettelo ei tarjonnut suuria yllätyksiä: eniten tarvetta on hyvin yksinkertaisille palveluille, kuten mobiilisti toimiville lukkareille ja ruokalistoille. Sattumaa tai ei, mutta nämä tulokset olivat erittäin hyvin linjassa työryhmän opiskelijajäsenten näkemysten kanssa eli heidän ajatuksensa tarpeellisimmista mobiilipalveluista vastasi melko tarkkaan kyselyn tuloksia. Opiskelijoille suunnatun kyselyn lisäksi päätöksentekoa tukevaa tietoa hankittiin muun muassa www-palveluidemme kävijäseurannan tiedoista, kuten laite- ja käyttöjärjestelmätiedot.
Kunkin iteraation päätteeksi työryhmä esitteli iteraatiossa valmistuneet mobiilistrategian osa-alueet projektin ohjausryhmälle. Iteraatioihin perustuva työskentelymenetelmä osoittautui tehokkaaksi: mobiilistrategia valmistui ennakkoon määritellyssä aikataulussa ja sille saatiin johtoryhmän hyväksyntä.
Lopputulokset
Varsinainen mobiilistrategiamme on erittäin tiivis, yhden sivun pituinen dokumentti. Siinä tuodaan julki mobiilipalveluiden tärkeimmät asiakasryhmät, liiketoiminnalliset tavoitteet ja toteuttamisperiaatteet.
Varsinaisen mobiilistrategian lisäksi työryhmä laati strategian jalkauttamista tukemaan yksityiskohtaisemman mobiilipalveluiden kehittämissuunnitelman vuosiksi 2016-2020. Kehittämissuunnitelma vastaa muun muassa näihin kysymyksiin:
- Mitkä ovat mobiilipalveluiden asiakasryhmät?
- Mitkä ovat asiakkaiden tarpeet ja miten ne voidaan selvittää?
- Minkälaiset resurssit meillä on käytettävissä?
- Mitä mobiipalveluita kehitämme ja missä järjestyksessä?
- Miten varmistetaan mobiilipalveluiden tietoturva?
Kehittämissuunnitelma ei ole – eikä sen ole tarkoituskaan olla – muuttumaton dokumentti vaan sitä tulee mukauttaa toimintaympäristön muutosten mukaan. HAMKissa kehittämissuunnitelman toteuttaminen ja toteuttamisen seuranta sekä suunnitelman ylläpito on tietohallintojohdon vastuulla.
Tavoitteenamme on, että vuonna 2020 emme enää tarvitse erillistä kehittämissuunnitelmaa, vaan siihen mennessä on vanhoihin järjestelmiin rakennettu tarvittavat mobiilikäyttöliittymät ja uusien järjestelmien hankinnoissa on mobiilistrategian mukaisesti otettu huomioon mobiilikäytön vaatimukset – mobiilistrategiaa toteuttamalla päädytään siis tilanteeseen, jossa mobiilipalveluiden kehittämistä ei tarvitse erikseen miettiä.
Jo nyt mobiilistrategia on tuonut palveluiden kehittämiseen kaivattua tarkkuutta ja terävyyttä: meidän ei tarvitse käyttää turhaan aikaa ja energiaa tapauskohtaisten ratkaisumallien keksimiseen, koska kehittämissuunnitelmassa on määritelty esimerkiksi tuetut ekosysteemit. Mobiilistrategian toteuttaminen on myös kirjattu organisaatioyksiköiden tavoite- ja tulossopimuksiin eli kaikki organisaatiomme jäsenet on sitoutettu toimimaan mobiilistrategian mukaisesti.
Mobiilistrategia ja mobiilipalveluiden kehittämissuunnitelma antavat organisaatiolle hyvän perustan palveluiden systemaattiselle kehittämiselle varsinkin tilanteessa, jossa käytössä olevat järjestelmät eivät mobiilikäyttöliittymiä sisällä. Vielä tänä päivänä tietojärjestelmien suunnittelussa lähdetään tyypillisesti liikkeelle työpöytäkäyttöön soveltuvista käyttötapauksista ja -liittymistä, mutta ehkäpä jo lähitulevaisuudessa lähtökohtana tulee olemaan älypuhelinkäyttö ja äärimmilleen yksinkertaistetut käyttötapaukset. Yksinkertainen kun on kaunista ja usein aika tehokastakin.
Artikkeli on ensimmäisen kerran julkaistu Sytyke-lehden numerossa 4/2016, http://www.sytyke.org/sytyke-lehti/
