Myönnän suoraan, että minulla on ähky. Tämän ähkyn aiheuttaja on erilaisten tallennuspaikkojen ja ryhmätyöskentelyn välineiden määrä. Olen verrattain lyhyen IT-puolen työkokemukseni (~9 vuotta) aikana aloittanut siitä kun työssä tarvitsemani tiedostot olivat joko työpaikkani henkilökohtaisella verkkolevyllä, yhteisellä verkkolevyllä tai sähköpostin liitteinä (josta poimin yleensä käsin tarvitsemani liitteet työpaikan henkilökohtaiselle verkkolevylle).
Nyt kun pilvipalvelut ovat tulleet kilpailemaan vanhojen verkkolevyjen rinnalle tiedostojen luonti-, käsittely ja sijaintipaikkana niin tarjonta tiedon säilyttämispaikalle on suuri. Minulla on tiedostoja työpaikan henkilökohtaisella verkkolevyllä, yhteisellä verkkolevyllä, OneDrive For Businessissa, SharePoint-työtiloissa, Office 365 -ryhmissä, Yammer-ryhmissä ja sähköpostin liitteinä.
Kaikkea tätä tietenkin sitoo tiedon luokittelusäännöt, tietosuoja ja tietoturva-ohjeistukset sekä organisaation yhteiset ja tiimin kanssa sovitut hyvät käytänteet tiedon tallentamiseen. Pilvipalveluihin ei pitäisi tallentaa kaikkea, vaikka sen helppo saavutettavuus henkilökohtaisella kuin tiimin tasollakin olisi houkuttelevaa kun vertaa perinteisiin verkkolevyihin ja vaikka liikkuvaan työhön.
Omassa työssä tarvittavan tiedon ja dokumenttien sijainti voi aiheuttaa päänvaivaa ja pinnistelyä tiedon sijainnin muistamisen suhteen mutta toisaalta olen huomannut jalostavani jatkuvasti työskentelyäni jouhevampaan suuntaan dokumenttien hallinnan osalta. Omassa työssäni henkilökohtainen <-> tiimikohtainen -käsitteet ovat auttaneet minua luokittelemaan tekemieni ja hallitsemieni dokumenttien ja tiedon tallennuspaikan valinnassa, mutta voiko tiedon säilyttämisen ja myös jakamisen helppous mennä jo leikkisästi sanottuna liiallisuuksiin?
Cloud rules.
