Afrikka-hankkeiden taloustiimien työskentely on alkanut korona-ajan haasteista huolimatta hyvin. Itäisessä ja eteläisessä Afrikassa asunut Iida Kalmanlehto aloitti työskentelyn HAMKissa keskellä pitkää etätyöskentelyjaksoa.
Aloitin Afrikka-tiimissä syyskuussa 2020 pääasiallisena vastuualueenani hankkeiden taloushallinto. Minulla on kokemusta kolmesta eri Afrikan maasta niin työ- kuin opiskelukuvioista. Kenian vapaaehtoistyöjakson jälkeen innostukseni swahilin kielen oppimiseen vei minut Tansaniaan erilaisiin opiskelu- ja työkuvioihin muutamaksi vuodeksi. Sieltä hyppäsin työn perässä kolmeksi vuodeksi Sambiaan.
Lähdin siis mielelläni takaisin tutulle kentälle työskentelemään kollegojen kanssa neljästä eri Afrikan maasta. Työ on ollut haastavaa mutta mielenkiintoista – huolimatta siitä, että olen käytännössä koko työsuhteeni ajan tehnyt pelkkiä etätöitä ja nähnyt tiimiä yrityksistä huolimatta livenä vain muutaman kerran.
Olen työskennellyt useiden ulkoministeriön rahoittamien hankkeiden parissa, mutta nyt olen päässyt tutustumaan myös EU:n hankerahoituksen monimutkaisiin kiemuroihin. Joitakin asioita tänä vuonna alkaneessa, toisessa EU-rahoitteisessa FOREST21-hankkeessa teemme jo nyt eri tavalla kuin viime vuonna AgriSCALEa aloittaessamme. Esimerkiksi kun EU:n työaikalomakkeiden täyttöprosessi on kerran tehty koko tiimille käytännössä, huomaa, mitä kaikkea olisi alun perinkin täytynyt osata partnereille selittää eri tavalla.
Tiimit kokoon
Olemme ottaneet lähtökohdaksemme sen, että jokaiselle hankkeelle perustetaan oma taloustiimi, jonka kanssa käymme talouspuolen yksityiskohdat läpi. Suurin pähkäilyn aihe on tässä vaiheessa hanketta ollut eri rahoittajien hyvin erilaiset hallinnointivaatimukset, joita etänä yritämme yhdessä ymmärtää. Tätä sekoittaa se, että kumppaniyliopistot saattavat olla mukana useammassa hankkeessa, ja eri rahoja siis käytetään vähän eri säännöillä.
Oikeiden henkilöiden löytäminen tiimiin ei myöskään ole ollut aivan helppoa, minkä lisäksi kumppaniyliopistojen sisäiset hierarkiat asioiden hoitamisessa joskus monimutkaistavat asioita. Vaikka joku on taloustiimissä, hommista saattaa kuitenkin loppupelissä vastata paikallinen koordinaattori. Kaiken kaikkiaan yhteistyö on kuitenkin sujunut hyvin.
WhatsApp-yhteydet ja muut käytännöt
Olen ollut töissä mm. Suomen suurlähetystöillä Sambiassa ja Tansaniassa ja kohdannut monenlaisia projekteja omine taloushallinnollisine kommervenkkeineen. Selkeiden raportointi- ja tilintarkastuskäytäntöjen sopiminen jo projektin alkuvaiheessa on tärkeää, samoin kuin selkeä ohjeistaminen liittyen matkakustannuksiin kuten päivärahoihin ja bensakorvauksiin. Heittelevän paikallisvaluutan kurssin vaikutuksesta projektibudjettiin on myös hyvä olla tietoinen: on tärkeää etukäteen kehittää käytäntö sen suhteen, miten heikkenevän vaihtokurssin mukana puolivahingossa kasvavan paikallisvaluutan projektibudjetin kanssa sovitaan toimittavan, ja mitä vaihtokurssia projektissa käytetään.
Tämän kaltaisten asioiden huomioiminen jo ohjeistustasolla aikaisessa vaiheessa on osa niitä pieniä riskinhallintamekanismeja, joita olemme pyrkineet hankkeen taloushallintoon luomaan. Tärkeintä on prosessien luomisen lisäksi tiimityö ja hyvät viestintäyhteydet – esimerkiksi WhatsApp on tähän joskus parempi väline kuin sähköposti. Huomioon täytyy lisäksi aina ottaa myös paikalliset käytännöt ja konteksti eli kuunnella hyvin tarkkaan, mitä partnerilla on sanottavana, ja mitä kunkin yliopiston hallinto puolestaan vaatii. On jo tullut selväksi, että hankkeiden taloustiimiläiset ovat oman kenttänsä asiantuntijoita, ja sitoutuneita hankkeen hyvän hallinnon periaatteisiin.
Kaiken kaikkiaan on hienoa tehdä työtä sen eteen, että HAMKin uusi Afrikka-strategia toteutuu käytännössä – vaikkakin toistaiseksi vain etänä.
Kirjoittaja
Projektiasiantuntija Iida Kalmanlehto vastaa taloushallinnosta ja viestinnästä useassa HAMKin Afrikka-hankkeessa. Iida on asunut Keniassa, Tansaniassa ja Sambiassa.
