HAMKissa ei ole enää vuodenvaihteen jälkeen puhelinvaihdetta. Palvelun on tähän saakka tuottanut KuntaPro, mutta sen loppuessa HAMKissa on päätetty siirtyä puhelinvalikkopalvelun käyttöön uuden vaihdepalvelun sijaan.
Valikko on jokaiselle tuttu ”Paina 1, kun haluat kysyä koulutuksesta” -tyyppinen toteutus. Uutta valikkoa on rakennettu kolmella perusteella: (1) soittajien on saatava kysymiään palveluita, (2) HAMKin strategisten painopisteiden on oltava näkyvissä, (3) valikon on toimittava muun ympäristömme ja palveluidemme kanssa.
Puhelinvaihteen tilastot auttoivat ensimmäisessä kohdassa: katsoimme puheluhistoriasta, paljonko puheluita ja mihin toimintoihin meille oli tullut. Kuusi soittajaa kymmenestä kysyi hakemiseen ja koulutukseen liittyviä asioita – ei ollut yllätys. Yksi soittaja kymmenestä halusi puhelun yhdistettävän jollekulle henkilölle. Pienillä prosenttiosuuksilla kyseltiin täydennyskoulutuksesta, tiloista, todistuksista ja laskutuksesta ja vielä pienemmillä kirjasto-, julkaisu-, matkailu- tai viestintäpalveluista. Englanninkielisiä puheluita tuli vaihteeseen noin 3 %. Englanninkielinen info nostettiin kuitenkin tulevan valikon alkupäähän, jotta kansainväliset soittajat saisivat palveluistamme kiinni.
Työstö ja tiedotus Yammerissa
Keskustelu valikon sisällöistä ja sanamuodoista käytiin pääasiassa Yammerissa. Yammeriin tehtiin oma ryhmä puheluvalikkoasioille, ja siellä versioitiin ensimmäiset vedokset valikosta. Pienen piirin tarkistuksia tehtiin myös sähköpostissa. Kun tarjolla oli perusteltu kokonaisuus, asiasta tiedotettiin isommin henkilökunnalle jälleen Yammerin kautta. Tästä poiki kehitysehdotuksia myös muualle kuin varsinaiseen valikkoon: löytyi mm. puuttuvia puhelinnumeroita, ja myös www-sivujen yhteystieto-osioiden muutoksista sovittiin. Kommentti- ja korjauskierroksen jälkeen päästiin ensimmäiseen versioon tulevasta puheluvalikosta, ja virallinen tiedote tulevasta muutoksesta julkaistiin Yammerissa.
Puheluvalikkoon siirrytään vuoden 2017 alussa. Todellisilta asiakkailta tulleen palautteen perusteella ollaan valmiita tekemään tarvittavia muutoksia.
