Maksullisen koulutuksen hallinnointiin ja julkaisuun tarkoitettu Peppi yhteensopiva moduuli otetaan käyttöön HAMKissa lukuvuoden 2019-2020 aikana avoimen AMKin ja täydennyskoulutuksen osalta. Käyttöönottoprojektia toteutetaan yhteistyössä tietohallinnon, täydennyskoulutuksen, koulutuksen tukipalveluiden ja talouspalveluiden kanssa. Käyttöönotto etenee HAMKissa vaiheittain niin, että lokakuussa 2019 avoin AMK ja tammikuussa 2020 täydennyskoulutus siirtyvät käyttämään maksullisen koulutuksen hallinnointiin ja julkaisuun kehitettyä moduulia.
Eroon manuaalisesta työstä prosessin sähköistämisellä
Tällä hetkellä avoimen AMKin ja täydennyskoulutuksen prosessit sisältävät melko paljon manuaalista työtä. Koulutukseen osallistuvien henkilötietoja tai laskutukseen tarvittavia tietoja kerätään eri taustajärjestelmistä monilla eri työkaluilla ja muokataan käsin eri järjestelmien vaatimaan muotoon. Maksullisen moduulin käyttöönoton avulla sähköistetään HAMKin avoimen AMKin ja täydennyskoulutuksen tarjonnan kokoaminen, julkaisu, ilmoittautumis- ja maksuprosessit. Käyttöönoton tavoitteena on lisäksi tehostaa ja automatisoida sisäisesti tehtävää työtä, kehittää ja sopia yhdessä selkeät prosessit ja toimintatavat toiminnan kehittämiseksi.
Projektissa tehtyä ja tulossa
Käyttöönottoprojekti starttasi huhtikuun alussa avoimen AMKin, täydennyskoulutuksen sekä maksamiseen liittyvien prosessien käyttötapausten läpikäymisellä vastuualueittain. Samaan aikaan maksullisen koulutuksen moduuli asennettiin Pepin testiympäristöön. Kesälomien jälkeen projektiryhmän jäsenet pääsevät testaamaan tarjonnan kokoamisen, julkaisun, ilmoittautumisen ja maksamisen prosesseja sekä korkeakoulun edustajan, että koulutukseen hakijan näkökulmasta.
Testistä saadun käyttökokemuksen avulla etenemme projektissa ohjeiden ja koulutusten suunnittelu- ja toteutusvaiheeseen, sekä itse tuotantokäyttöön avoimen AMKin osalta. Avoimen AMKin tuotantokäyttöönotosta saadun kokemuksen ja palautteen perusteella pystymme vielä tekemään viimeisiä viilauksia, ennen kuin HAMK täydennyskoulutus aloittaa tuotantokäyttöönoton tammikuun alusta.
Nea Yalcin, projektipäällikkö, tietohallinto
