Office 365 – jatkuvassa muutoksessa eläminen

Olemme käyttäneet HAMKissa Office 365 Education -palvelua nyt kahden ja puolen vuoden ajan. Tuo aika on periaatteessa ihmisen elämässä hyvin lyhyt ajanjakso mutta Internetin jatkuvassa muutostuulessa surffatessa verrattaen pitkä aika. Aloin muistelemaan vähän, että mitä kaikkea Microsoftin taholta tapahtuvaa kehitystä ja käyttäjälle näkyviä muutoksia palvelussa on tapahtunut sinä aikana, mitä me olemme sitä käyttäneet aina pilotoinnista tähän päivään.

Office 365 -palvelun käyttöönottomme juontaa juurensa vuoteen 2013, jolloin otimme alkuvuodesta käyttöön Outlook Online -sähköpostin opiskelijoillemme ja henkilökunnallemme. Loput Office 365 -palvelun osa-alueista avasimme keväällä 2014 ensin henkilökunnallemme pilotointiin ja myöhemmin saman vuoden lopulla myös opiskelijoillemme. Office 365 Education koostui tuohon aikaan meidän tapauksessamme näistä palveluista ja työkaluista:

• Outlook Online (sähköposti & kalenteri)
• People (henkilöhakemisto)
• SharePoint Online (intrasivut & tiimisivustot/työtilat)
• OneDrive for Business
• Yammer
• Office Online (Excel, Word, PowerPoint, OneNote)

Paletti oli siis tuolloin jo varsin kohtuullinen kerralla käyttöönotettavaksi (vaikka vähentäisi tästä Outlookin, joka otettiin käyttöön tuotta aiemmin). Jo tuolloin meille oli selvää, että palvelu kehittyy ja muuttuu, halusimme tai emme – tämä on pilvipalveluiden luonne niin hyvässä kuin pahassakin.

Meille ensimmäinen uusi osapalvelu Delve , tuli Office 365:een talvella 2014-2015. Tässä yhteydessä on pakko mainita, että pilven logiikkaan kuuluu ainakin Office 365:n tapauksessa se, että mitään tiettyä yksittäistä päivää ei ole jolloin uusi palvelu tulisi käyttöön. Office 365:n tapauksessa muutokset ja uudet lisäominaisuudet tulevat asiakkaiden käyttöön parista viikosta kuukauteen aikana, tai jopa vasta parin kuukauden aikavälillä. Tämä myös tapahtuu niin, että yhden asiakkaan ympäristö ei muutu kerralla vaan sekin menee käyttäjä käyttäjältä. Parhaimmillaan meillä HAMKin ympäristössäkin on tullut uusi ominaisuus käyttöön niin, että joillain käyttäjistämme se näkyy tänään ja joillain vasta parin viikon päästä. Microsoft ilmoittaa tulevista muutoksista meille ylläpidon omassa hallintapaneelissa, sekä seuraamme Microsoftin roadmap-sivustoa ja blogs.office.com -sivustoa Office 365:n osalta.

Mutta takaisin asiaan; Delve tosiaan rantautui meidän Office 365 -ympäristöömme ja tästä parin kuukauden päästä meillä olikin jo OneNote Staff Notebook ja OneNote Class Notebook -osapalvelut. Varsinkin Delven osalta meillä oli pureskeltavaa osapalvelun kuvaamisessa käyttäjillemme. Sisällön näkyvyyksien osalta olikin haasteita selvittää, että käyttäjät näkevät palvelussa vain ja ainoastaan ne sisällöt joihin hänellä itsellään on oikeudet, eivätkä muut näe samaa näkymää hänen kanssaan Delvessä. Onneksi kuitenkin tiesimme mitä oli tulossa ja osasimme varautua suurimmalta osin Delven käyttöönottoon. OneNote Staff ja Class -Notebookit otimme käyttöön ns. hiljaisella menetelmällä, jossa aktivoimme tuotteet ja ilmoitimme niiden olemassaolosta mutta emme juurikaan avanneet niiden käyttöä ohjeiden ja tuotekuvausten muodossa vaan annoimme käyttäjien itsensä löytää ne tai olla löytämättä.

Samaan aikaan Microsoft julkisti myös Office 365 Video -palvelun, jota emme ole ottaneet käyttöön, koska meillä on ollut käytössä muita videopalveluita. Palvelu ei olisi myöskään omasta mielestäni taipunut meidän käyttöömme sillä tavalla kuin nykyään käytössämme olevat palvelut. Vuoteen 2015 mahtuu vielä muitakin Office 365 -osapalveluita. Ensin tuli Sway, jolla voi tehdä multimediaesityksiä ja vähän tämän jälkeen Forms-lomaketyökalu ja myöhemmin Project Online (jota pilotoidaan parhaillaan yhdessä koulutuksistamme). Tuon 2015-vuoden aikana Office 365:een tuli myöskin Office 365 Groups -ryhmätyöskentelyvälineet, jotka otimme käyttöön vuoden 2016 alussa. Groupsien kylkeen on tullut tämän vuoden aikana myös Office Planner -työkalu, jolla hallitaan Groupsien tehtäviä.

Kaiken yllämainitun ohella Office 365 -ympäristössämme on kehittynyt ja muuttunut mm. OneDrive for Businessin ulkoasu muistuttamaan kuluttajapuolen OneDriveä, sivustojen kansio- ja sisältönäkymät täysin uudenlaisiksi, oman profiilin esittäminen ja muokkaaminen Delvessä, Office 365 -valikko, sekä Office 365:n aloitussivu. Microsoft on jo tiedottanut uusista tiimisivustoista (muistuttavat hyvin paljon Delven blogi-työkalua ja ovat siten paljon pelkistetympiä sivustoja toiminnoiltaan kuin aiemmin ja täysin eri näköisiä) jotka tulevat Office 365 palveluun todennäköisesti tulevan puolen vuoden aikana. Tämän lisäksi Microsoft on julkaissut tänä vuonna Microsoft Classroom -palvelun ja kehittää parhaillaan uutta videopalvelua Microsoft Streamia joka pohjautuu Office 365 Video -osapalveluun.

Jätetään edellisen kappaleen muutokset rauhaan ja summataanpa Office 365:n tämän hetkiset palvelut jotka meillä on käytössä tai ei ole käytössä:

• Outlook Online (sähköposti & kalenteri)
• People (henkilöhakemisto)
• SharePoint Online (intrasivut & tiimisivustot/työtilat)
• OneDrive for Business
• Yammer
• Office Online (Excel, Word, PowerPoint, OneNote)
• Delve
• Office 365 Video (ei käytössä)
• Staff Notebook
• Class Notebook
• Sway
• Forms
• Project Online (pilotoinnissa)

Yllämainitusta listasta voi huomata että Office 365 Education -palvelun työkaluvalikoima on lähestulkoon tuplaantunut tässä kahdessa ja puolessa vuodessa. Uusina osapalveluina tulleet työkalut eivät luonnollisestikaan ole Outlookin, OneDrive for Businessin tai Yammerin kokoluokkaa tärkeydeltään, mutta käyttäjille saattaa silti tulla ähky moisesta työkalumäärästä. Myös ylläpidon puolesta on ollut haasteellista ja samalla myös antoisaa seurata Office 365 -palvelun kehittymistä näinkin lyhyessä ajassa.