Tuntuuko, että työsi keskeytyy jatkuvasti? Vai oletko jo varannut kalenterisi täyteen ja suunnitellut päivän tai viikon työtehtävät etukäteen? Entä jos toimit asiantuntija- tai kehitystyösi ohella tukitehtävissä?
Nykypäivänä tietotyöläinen toimii monikanavaisessa verkkoympäristössä ja viestintämuotoja on lukemattomia. Toisaalta tämä tarjoaa usein nopean vertaisverkoston, josta saa apuja ja sparrausta, mutta toisaalta altistaa myös tietotulvalle ja avunpyynnöille. Hyvin usea voi varmasti samaistua tähän ajatukseen. Opettajan tulisi valmistella tulevaa toteutustaan tai arvioida opiskelijoiden oppimistehtäviä ja samalla sähköposti täyttyy kiireellisistä pyynnöistä. Projektipäällikkö työstää projektin riskianalyysia ja samalla oveen koputtaa kollega, joka tarvitsee apua printterin kanssa. Opiskelija valmistelee huomista esitystään, kun puhelin ja kaveri kutsuu jo muihin menoihin.
Ikuinen haaste tuntuu olevan, miten ihminen pystyy hoitamaan keskeytykset ja palautumaan niistä.
Yksi ensimmäisistä askeleista on oman työnsä analysointi. Päätin kollegan vinkistä kokeilla helppokäyttöistä Toggl-sovellusta, joka toimii sekuntikellon periaatteella. Työni on pääasiassa projekti- ja kehitystyötä, mutta toimin samalla myös muutaman laajasti käytetyn järjestelmän pääkäyttäjänä. Olin jo pitkään tunnistanut ongelman omassa työajanhallinnassani. Usein kriittiset tukipyynnöt tai häiriöilmoitukset keskeyttivät pitkäkestoisempia töitäni. Tai ainakin siltä se tuntui.
Päätin siis kellottaa Toggl-sovelluksella kaikki suorat tukitehtäväni päivien aikana parin kuukauden ajanjaksolla. Tukitehtävät saattoivat tulla minulle HAMKin HelpDeskin kautta tai suorana yhteydenottona puhelimen, Skypen tai sähköpostin kautta. Tilastot osoittivat, että kahden kuukauden aikana tein tukitehtäviä 24 päivänä ja minulle kertyi yhteensä 63 eripituista hetkeä, jolloin ratkoin käyttäjien ongelmia. Pituudet vaihtelivat aina 22 sekunnista 41 minuuttiin, mutta mediaani jäi viiteen minuuttiin. Yhteen hetkeen saattoi sisältyä useampikin eri tukitehtävä. Viikossa tukitehtäviin kulunut aika jäi usein maksimissaan 1,5 tuntiin.
Todellinen yllätys olikin, ettei tukitehtäviin kulunut tuota enempää aikaa. Seuranta varmisti kuitenkin sen, että katkonaisia työsuoritteita tuli päivään liikaa. Osa näistä hetkistä oli toki suunniteltuja päivän alkuun tai loppuun, jolloin pystyi tuollaisen lyhytkestoisen tukitehtävän tekemään, mutta osa myös selkeitä keskeytyksiä. Mietittäväksi jääkin oikean tasapainon löytäminen. Milloin tukipyyntö voi odottaa huomiseen tai vielä pidemmälle vai pitääkö siihen reagoida aina heti.
Näen haasteen sekä yksilön että organisaation haasteena. Nykypäivän työntekijän yksi tärkeimpiä taitoja on oman työnsä organisointi ja hallinta. Mikä on tärkeintä ja miten pystyy tehokkaimmin sen tekemään? Miten puolestaan organisaatio ohjaa ja auttaa työntekijöitään päivittäisessä työskentelyssä? Missä määrin keskitytään strategisiin tavoitteisiin ja milloin arjen turvaaminen ajaa edelle?
Discussion1 kommentti
Samainen kollega vinkkasi mullekin Togglesta, ja kuukauden käyttö (vaikkakaan ei aukoton seuranta) kertoo paljon. Mainitsemasi rikkonaisuus pätee myös täällä! Tykkään Togglessa myös siitä, että projektit (eli mun käytössäni luokat) niputtavat eri tehtäviä isompien otsikoiden alle: toissa viikolla esim. eniten aikaa kului hallintoon, koska kehityskeskusteluita on monta; sitä edellisellä taas enin osa ajasta meni osaamismerkkien parissa. Tämä luokittelu auttaa näkemään kokonaisuuksia ja suhteuttamaan asiat jatkuvan ”pienen tekemisen” arjessa.