Microsoft 365 Copilot on tekoälyavusteinen työkalu, joka integroituu suoraan Microsoft 365 -sovelluksiin, kuten Teamsiin, Outlookiin ja Wordiin. Sen avulla käyttäjät voivat automatisoida monia päivittäisiä tehtäviään, kuten asiakirjojen luonnin, datan analysoinnin ja kokousmuistiinpanojen tekemisen. Copilot tarjoaa käyttäjilleen myös älykkäitä ehdotuksia ja ratkaisuja, mikä tekee työskentelystä sujuvampaa ja tehokkaampaa. Copilotia hyödyntämällä tiedot pysyvät turvassa yrityksen sisällä, mikä saattaa olla haasteena muita tekoälysovelluksia käytettäessä.
Artikkelissa puhutaan paikoin pelkästä Copilotista, mutta nimellä viitataan pilotissa käytettyyn Microsoft 365 Copilotiin.
Copilot-pilotti HAMKissa
Vuonna 2024 HAMKissa käynnistettiin pilottiprojekti, jossa monialaisesta henkilöstöstä koostuva ryhmä kokeili Microsoft 365 Copilotin käyttöä työnsä tukena. Projektin aikana käytiin aktiivista keskustelua sekä kerättiin palautetta ja kokemuksia, jotka auttavat ymmärtämään Copilotin hyötyjä ja haasteita juuri korkeakoulunäkökulmasta. Pilotti on tarjonnut arvokasta tietoa siitä, miten tekoäly voi tukea hamkilaisia päivittäisissä tehtävissä ja parantaa työskentelyn laatua ja ketteryyttä.
Pilottiryhmän tueksi järjestettiin useita koulutustilaisuuksia ja yhteisiä sessioita, jotka tukivat Copilotin ominaisuuksien monipuolista hyödyntämistä ja käyttöönottoa. Koulutusta järjestettiin niin Atean pitämänä HAMK Copilot Proof of Value -ohjelman kautta kuin GoForenkin toimesta kesäkuussa 2024. Kysymyksiä, vertaistukea, vinkkejä ja materiaalia jaettiin Copilot-pilotille suunnatussa Teams-tiimissä. Aktiivinen verkosto ja koulutukset ovat olleet iso tuki käytössä. Tammikuussa 2025 pilottikäyttäjiä on yhteensä 66, joista noin 85 % on aktiivisia käyttäjiä.
Pilotissa koettuja haasteita ja ratkaisuja
Pilotin yhtenä isoimpana haasteena ovat olleet suuret odotukset tekoälystä. Asia korjaantuu lisäämällä tekoälyn käyttöä ja tietämystä sekä kokeilemalla Copilotia omissa perustyötehtävissä. Tämä auttaa huomaamaan, miten Copilot tehostaa ja helpottaa työkuormaa sekä madaltaa myös kynnystä haastavissa tehtävissä ja niiden aloittamisessa. Copilotin avulla voidaan esimerkiksi hyödyntää valmiita data-aineistoja opetuksessa, mikä tekee opintojaksojen suunnittelusta ja luomisesta helpompaa ja tehokkaampaa.
Yleinen henkilöstön tunnistama haaste on palavereihin käytettävä aika, joka on kasvanut runsaasti. Copilot voi auttaa priorisoimaan tehtäviä ja hallitsemaan ajankäyttöä. Esimerkiksi palaverien yhteenvedot voidaan pyytää jälkikäteen, mikä vähentää osallistumistarvetta. Lisäksi transkriptioiden pohjalta pystytään tekoälyavusteisesti luomaan tulevien kokousten asia- ja työlistoja. Toisaalta ajankäytölliset haasteet näkyvät myös Copilotin käytön hyödyntämisen esteenä. Osa pilottiryhmästäkin koki, ettei heillä ollut tarpeeksi aikaa syventyä Copilotin hyödyntämiseen ja oman työnsä kehittämiseen sen avulla.
Pilottimme alussa myös suomen kielen tuen puute aiheutti haasteita. Tilanne on kuitenkin korjaantunut ja esimerkiksi suomenkieliset transkriptiot ovat parantuneet huimasti aktiivisen käytön myötä. Copilot on siis siinä mielessä kuin mikä tahansa muukin tekoälysovellus – sen käytettävyys ja luotettavuus menevät eteenpäin harppauksin. Tämän takia kokemukset puoli vuotta sitten ja nyt voivat olla täysin erilaiset. Pilottimme aikana Copilot on myös laajentunut osaksi uusia Microsoft 365 -palveluita.
Yhdessä oppien sujuvampaa työskentelyä
Microsoft Copilotin käyttö on tuonut mukanaan monia etuja. Se on auttanut tehostamaan prosesseja ja parantamaan kommunikaatiota. Projektin aikana on tunnistettu uusia tapoja hyödyntää tekoälyä, ja ongelmat on ratkaistu nopeasti vertaistuen avulla. Copilot tarjoaa myös mahdollisuuksia sisäisten prosessien automatisointiin sekä tiedon jakamisen helpottamiseen organisaatiossa.
Kokonaisuudessaan pilottiprojektin lopputulokset ovat olleet positiivisia. Loppukyselyyn vastanneista 90 % haluaa jatkaa sovelluksen käyttöä myös pilotin jälkeen (kuva 1) ja sitä myös suositellaan muille (kuva 2).
Kokonaisuudessaan Copilot on auttanut parantamaan työskentelyn laatua ja tehokkuutta HAMKissa. Lisäksi se on lisännyt organisaation tietoisuutta tekoälyn kyvyistä ja rajoitteista sekä kehityksen nopeudesta. Sen aikana kerätyt kokemukset ja palaute ovat olleet arvokkaita, ja ne auttavat suunnittelemaan tulevia jatkoaskelia ja tukikokonaisuutta. Copilotin käyttöä tullaan mahdollistamaan HAMKissa, ja sen hyödyntämistä eri tehtävissä ja prosesseissa tullaan kehittämään edelleen.
Bannerin kuva: luotu käyttäen Microsoft Copilot -tekoälyä.
Kirjoittajat: Learning Design -tiimin tekoälytyöryhmä Linda Kantola, Eeva Niemelä ja Sami Simpanen.
Tämän blogipostauksen kirjoittamisessa on käytetty apuna Microsoft 365 Copilot -tekoälyä. Kaikki sisällöt on tarkistettu ja hyväksytty kirjoittajien toimesta.
