Hyvin suunniteltu on puoliksi viestitty – Tee hankkeelle viestintäsuunnitelma

0

Onko vastuullasi hankkeen viestintä? Onko kirjoittaminen, valokuvaaminen tai ”somettaminen” sinulle mieluisaa puuhaa? Vai onko viestintä pakollinen paha, joka jää muiden kiireellisempien asioiden jalkoihin? Suhtaudut tehtävään miten tahansa, hankkeen viestintää kannattaa suunnitella etukäteen.

Viestintäsuunnitelman ei tarvitse – eikä se voikaan – olla täydellinen. Se on nimensä mukaisesti suunnitelma siitä, mitä tehdään, milloin tehdään ja kuka tekee. Suunnitelma tarkentuu matkan varrella. Katso kokonaisuutta hankkeen alusta loppuun saakka. Jos kolmen vuoden hankkeen aikajana on liian pitkä, tee suunnitelma vuodeksi tai muuksi sopivan mittaiseksi ajanjaksoksi.

Mieti, mitä viestintään liittyvää tarvitsette, jotta pääsette alkuun. Kun hanke alkaa, usein tarvelistalla ovat ensimmäisenä verkkosivut, ehkä esitteitä, julisteita tai käyntikortteja. Teknisesti nämä lasketaan markkinoinniksi, mutta viestintäsuunnitelmaa tehtäessä ei kannata saivarrella.

Valitse sosiaalisen median kanavat

Sosiaalisen median käyttö kasvaa koko ajan, ja todennäköisesti myös sinun kohderyhmiäsi on jossain somen kanavissa. Et siis voi sivuuttaa sitä kokonaan, mutta kaikissa kanavissa ei tarvitse olla. Päätä, missä kanavissa olette ja missä ette. Jos kohderyhmääsi pyörii useilla sosiaalisen median kanavilla, voit tehdä valintaa itsekkäästi myös sen mukaan, mikä on sinulle itsellesi luontaista ja helppoa. Käytätkö tottuneesti Facebookia, mutta vierastat Twitteriä? Siinä tapauksessa keskity ensimmäiseen ja unohda jälkimmäinen. Tuotatko sujuvammin valokuvia ja videota kuin tekstiä? Hylkää silloin blogin kirjoittaminen ja keskity Instagramiin ja YouTubeen.

Tietenkin voit avata tilit ja sivut vaikka kaikkiin some-kanaviin, mutta varmista, että joku tuottaa niihin säännöllisesti sisältöjä. Mikään ei anna passiivisempaa kuvaa toiminnasta kuin puolityhjä kanava, jonka tuorein päivitys on kuukausien takaa.

Tunnista uutinen, kirjoita tiedote

Vaikka sosiaalinen media on iso osa tämän päivän viestintää, tarvitaan myös perinteistä mediaa. Media-/lehdistötiedote kannattaa tehdä silloin, kun hankkeessa on jotain uutisoitavaa, esimerkiksi testaatte jotain uutta tai olette saaneet kiinnostavia tutkimustuloksia. Älä piilota uutista tiedotteessa tekstin sisään, vaan kerro se heti otsikossa ja tekstin alussa. Toimittaja tekee tiedotteen perusteella päätöksen, tehdäänkö aiheesta lehteen juttu vai ei. Tiedotteen tekstin on oltava yleistajuinen ja vaikeakin asia on uskallettava kirjoittaa selkeästi. Kapulakielisestä hankejargonista on joskus vaikea päästää irti, mutta sitä kannattaa opetella. Yksinkertaisesti sanottu ei vähennä asian arvoa, päinvastoin. Mitä konkreettisemmin ja yleistajuisemmin osaat asiasi esittää, sitä useampi sen ymmärtää. Ja sehän on viestinnän tavoite: mahdollisimman moni ymmärtää, mitä haluat sanoa.

Meillä HAMKissa kaikki mediatiedotteet lähetetään keskitetysti strategisesta viestinnästä. Tiedoteteksti tulee kuitenkin aina hanketoimijalta, mutta tieto tulevasta tiedotteesta kannattaa lähettää viestintään ennakkoon. HAMKista lähtee vuosittain paljon tiedotteita, ja suman välttämiseksi lähetysajankohdat sovitellaan etukäteen. Mitä aikaisemmin ilmoitat viestintään tiedotteestasi, sen paremman lähetysajankohdan tiedotteellesi saat. Tarvittaessa myös tiedotetekstiä hiotaan vielä ennen lähettämistä. Kannattaa myös kysyä meiltä apua, jos on epävarma esimerkiksi tiedotteen rakenteesta tai tyylistä.

Viestintä on paljon muutakin kuin sosiaalista mediaa ja tiedotteita. Näillä saa kuitenkin jo hyvän startin.  Jos tarvitset apua hankkeen viestintäsuunnitelman laatimisessa, tai jossain muussa hankkeen viestintään tai markkinointiin liittyvässä asiassa, kysy apua strategisen viestinnän Elinalta.

Elina Wathén

ps. Tässä yksi viestintäsuunnitelman pohja

Leave A Reply