HAMKissa on tehty töitä Office 365 -palvelussa – ja sen kanssa – vuodesta 2013. Ensin siirsimme kalenterit ja sähköpostit pilveen, minkä jälkeen otimme käyttöön osapalveluita tuotteistettuina kokonaisuuksina tai yksitellen.
Viiden vuoden aikana olemme oppineet paljon. Ennen kaikkea on tullut selväksi, että emme tee käyttöönottoprojektia vaan muutamme organisaation toimintakulttuuria.
Alla listaan 36,5 asiaa, jotka olemme oppineet:
Kolme onnistumista:
1) johdon sitoutuminen
2) melko ketterät menetelmät
3) asenne: muutos
Kolme epäonnistumista:
4) organisaatiotasoinen muutoksenhallinta
5) puutteellinen palvelumuotoilu
6) ajoitus ja aikataulu
Älä tee näitä kymmentä virhettä:
7) älä koeta toteuttaa liikaa muutoksia samanaikaisesti ja yhdellä kerralla
8) älä odota muutoksen tapahtuvan hetkessä
9) älä kuvittele, että asiat tapahtuvat itsestään ja johtamatta
10) älä häslää ja puutu toisten työhön
11) hyvä tuote ei myy itseään
12) älä kuvittele tietäväsi kaikesta kaikkea – ainakaan parhaiten
13) älä aliarvioi käyttäjiä
14) älä yliarvioi käyttäjiä
15) älä epäröi kysyä apua, vaatia vastauksia tai pyytää rahaa
16) älä odota, että kaikki on valmista
Bonusvinkki juuri sinulle, suorittaja:
17) älä luule, että pysyt tekemään kaiken itse
Bonusvinkki juuri sinulle, lusmuilija:
18) älä luule, että joku muu hoitaa hommat
Tee ainakin tämä tusina:
19) löydä asioille omistajat
20) aseta tavoitteet ja niille toimivat mittarit
21) muuta tekemisen tapoja
22) luovu vanhasta
23) kasvata ihmisten osaamista
24) rakenna koko organisaation digikyvykkyyttä
25) oikeiden käyttäjien kanssa löydät riittävän yksinkertaiset käyttötarkoitukset ja aidot hyödyt
26) tee töitä tarkoituksenmukaisissa tiimeissä
27) priorisoi tehtävät ja projektit
28) suunnittele realistinen aikataulu
29) pidä kiinni vaiheistuksesta ja versioista
30) jaa ja jankuta
Bonusvinkki juuri sinulle, työkaveri:
31) näytä esimerkkiä
Mitä opimme:
32) Kyse ei ole kertaluonteisesta teknologiaprojektista tai järjestelmän käyttööönotosta vaan kulttuurin ja prosessien hitaasta ja jatkuvasta muutoksesta.
33) Strateginen muutos vaatii johtamista kaikilla organisaation tasoilla.
34) ”Digitaalisuus” ei tarkoita kaikille samaa asiaa.
35) Nopeat liikkeet mahdollistavat nopeat mokat, nopeat korjaukset ja nopean oppimisen.
36) Pilven valinta tarkoittaa jatkuvaa muutosta.
36,5) Olemme aina vasta puolivälissä.
