Liiketalouden ja hevosalan liiketoiminnan opiskelijoita yhteen kokoava tapahtumatuotannon cSchool -moduuli on hyvä yhdistelmä konkreettista tekemistä ja mielenkiintoisia luentoja. Yhteisen tapahtumaprojektin työstäminen onnistuu hyvin myös etänä erilaisten sähköisten sovellusten avulla. Moduulin aikana opiskelijat oppivat tarkastelemaan tapahtumatuotantoa eri näkökulmista.
Tapahtumaprojektin työstämistä ja mielenkiintoisia luentoja
Maaliskuun puolivälissä startannut uusi cSchool of Event Design, tuttavallisemmin tapahtumatuotannon -moduulikokonaisuus kokoaa yhteen liiketalouden päivätoteutuksen, monimuodon sekä hevosalan liiketoiminnan opiskelijoita. Moduulin aikana opiskelijat pääsevät sukeltamaan ja sitä kautta syventymään tapahtumatuotannon maailmaan erilaisista näkökulmista. Kantavina teemoina moduulissa ovat tapahtuman markkinointi, tapahtumamuotoilu sekä tapahtuman järjestäminen. 15 opintopisteen kokonaisuus puolestaan jakaantuu tiimien yhteiseen tapahtumaprojektiin sekä tapahtumamuotoilun verkko-opintojaksoon, jonka jokainen opiskelija suorittaa itsenäisesti.
Kuten cSchool-opintojen luonteeseen kuuluu, tapahtuu oppiminen käytännössä. Teoria ja käsitteet tulevat tutuiksi moduuliin sisältyvien luentojen aikana ja niitä päästään hyödyntämään heti käytäntöön. Viikoittain eri tapahtuma-alan ammattilaiset pitävät luentoja omasta osaamisestaan ja antavat samalla hyviä käytännön esimerkkejä tapahtumatuotannon työelämästä. Vierailijaluennot ovat kerryttäneet opiskelijoille paljon uutta tietoa ja innostusta oman tapahtumaprojektin työstämiseen. Tämän vuoden moduuliin vierailijoiksi ovat tulleet muun muassa JVG:n keikat tuottavan Torvinen Showtekniikan showteknikko, Kokouspisteen markkinointijohtaja, HAMKin tapahtumaosaamisen ammattilaisia sekä TUKESin ylitarkastajia. Tapahtumatuotantoon on tullut näkökulmaa niin tapahtumatekniikasta, markkinoinnista kuin tapahtumaturvallisuudestakin.
Projektityöskentelyä etänä
Pääpaino moduulissa on kuitenkin tapahtumaprojektin tekemisessä, joka tapahtuu viiden eri opiskelijatiimin voimin. Jokaisella 4-6 hengen muodostamalla tiimillä on hoidettavaan oma osa-alue tapahtumaa varten. Tiimit ovat jakaantuneet alue- ja riskienhallinnan, asiakasmarkkinoinnin ja visuaalisen ilmeen, ohjelman ja tapahtumahenkilöstön, sidosryhmäviestinnän ja sponsoroinnin sekä talouden ja vastuullisuuden osa-alueisiin. Työstettävänä tapahtumana toimii toimeksiantajan, hevosalan osaamiskeskuksen Hippoliksen, Forssan seudun hevosen viikko -tapahtuma. Kyseistä tapahtumaa ei ole järjestetty aiemmin, vaan opiskelijat pääsevät tekemään tapahtuman konseptointia. Toisin sanoen syksylle 2021 suunnitteilla olevan tapahtuman käytännönjärjestelyt ovat toimeksiantajan vastuulla.
Moduulin konkreettinen työskentely on tapahtunut pitkälti sähköisten työkalujen avulla. Kommunikointia ja työskentelyä varten moduulilla on käytössä oma Teams-kanava, jossa jokaisella tiimillä on omat alakanavansa. Yhteinen alusta helpottaa tiimien välistä kanssakäymistä, joka on tärkeä osa moduulia. Lisäksi ideointiin ja ideoiden jakamiseen on käytetty Miroa, joka on visuaalinen projektinhallinta-alusta. Yhteinen Miro on helpottanut tiimien suunnitelmien tekemistä, ja opiskelijat kommentoivatkin sen olleen hyödyllinen. Reaaliajassa nähtävät suunnitelmat ja ideointi edesauttavat monipuolisten ideoiden maksimoinnissa sekä vähentävät ”turhan työn” tekemistä. Näin vältytään siltä, että tiimit eivät tee samaa työtä kahteen kertaan vaan voivat keskittyä erilaisiin ideoihin.
Esimerkiksi sidosryhmäviestinnän ja sponsoroinnin tiimin jäsenet ovat päässeet suunnittelemaan erilaisia viestipohjia yhteistyökumppaneille sekä suunnittelemaan viestinnän aikataulua. Heidän tiiminsä tarkoituksena on pohtia tapahtuman kannalta tärkeitä ja potentiaalisia yhteistyökumppaneita sekä sponsoreita. On myös ollut tärkeää miettiä sitä, miten niin toimeksiantajana toimiva Hippolis kuin mahdolliset yhteistyökumppanit hyötyvät yhteistyöstä tapahtumaan liittyen. Tiimiin kuuluvat opiskelijat ovat oppineet sen, että taustatyön tekemiseen ja perehtymiseen menee yllättävän paljon aikaa. Myös muiden tiimien kanssa tehtävä kommunikointi on osoittautunut tärkeäksi taidoksi.
Asiakasmarkkinoinnin ja visuaalisen ilmeen tiimi puolestaan keskittyy tapahtumaan markkinoinnin näkökulmasta. He ovat päässeet pohtimaan sitä, mitkä ovat tapahtuman kannalta hyviä markkinointikanavia sekä tehneet markkinointisuunnitelmaa, nettisivupohjaa ja suunnitelleet esimerkkejä sosiaalisen median julkaisuista. Myös he ovat oppineet projektin aikana ajattelemaan niin sanotusti pitkälle. Markkinoinnissa tulee ottaa huomioon paljon erilaisia asioita yksityiskohtia myöden, ja koska kohderyhmä on laaja, on se luonut lisää ajateltavaa. Lisäksi he mainitsevat mielenkiintoiset luennot, joista on saanut paljon uutta oppia sekä näkökulmaa tapahtumien järjestämiseen.
”Vapaus ja vastuu ovat hyvässä tasapainossa”
Opiskelijat ovat olleet tyytyväisiä moduuliin monella tapaa. Viikoittainen tekeminen ja selkeät tavoitteet ovat pitäneet motivaatiota yllä, jonka lisäksi ryhmätyöskentely on ollut mieleistä. Opiskelijat kokevat viikoittaisten ohjaustapaamisten sekä luentojen tuovan varmuutta omaan tekemiseen. Heidän mielestään on ollut kiva kuulla myös sitä, mitä muut ovat viikon aikana saaneet aikaiseksi ja opiskelijoiden mukaan moduulin sisällä vallitsee hyvä yhteistyön meininki.
Myös haasteita on osunut matkan varrelle. Välillä oman tiimin työskentelyn aikatauluttaminen ja kaiken tiedon sekä tekemisen kasassa pitäminen on ollut hankalaa, mutta opettavaista. Koska projektille on rajallinen aika, täytyy töitä tehdä välillä urakalla. Tiimeillä on kuitenkin kokonaisuudessaan positiivinen fiilis työskentelystä ja konkreettinen tekeminen on ollut kaikkien mieleen. Opiskelijat sanovatkin työskentelytavan tukevan heidän oppimistaan ja odottavat mielenkiinnolla sitä, mitä kaikkea toimeksiantaja tulee ideoista hyödyntämään.
