Coffee & Shots – Behind the Scenes

Hei kaikki and Hi all (blog post is first in English, then in Finnish)

I’m Marcus, I’m studying International Business at Hamk Valkeakoski Campus, and I´m Julia, I´m studying business in Valkeakoski Vocational School. We want to tell you about our project we’re currently working on. We are in the marketing team of project SISU. We will take you behind the scenes to show you what we do. The result of project will be awesome event called Coffee & Shots, which you are invited to! 

We are part of marketing team. Our job is to market our event and make sure that people know about it. Our team is divided so that everyone has different responsibilities, for example we have small team making videos and small team creating posters. We are also advertising on Facebook and Instagram.  There’re multiple teams in project Sisu, such as logistics, sales, events, HR and finance. We’re ruled by the President and the Vice President. We have three teachers as our mentors, they lead us in the right direction. 

Logistics team oversees decorations, transportation and the venue. They plan, purchase and place decorations.  

Sales team oversees contacting the roasteries. Their responsibility is to call and negotiate with the roasteries. They also contact the companies with the goal of acquiring sponsors for the event day. 

Human resource team has both pros and cons. They arranged a nice motivation party on the 22nd of November. It was a fantastic day, thanks HR! HR also must handle negative things such as giving warnings for students who are absent too much. Believe us, this is serious business! They are also responsible for resolving possible conflict within the organization. 

Finance Team are a kind of “bookkeepers” of this project. They check how much money we have and analyse cash issues. True Wall Street attitude.

ENTERTAINMENT. ART. COFFEE. FRIENDS. NATURE. EXPERIENCE. NOW we are talking Coffee & Shots! The event will be on the 17th of January 2019. Oh, you’re wondering where it is? Well, let me tell you that the venue is Olympia-kortteli in Tampere, see you there! 

What is in the event? For example, our event team brings performers, planed events and photographers from Instagram and their photos. We have stands for companies and their products for example coffee roasteries. All the profit we get, goes to charity for WWF.

//

Olen Marcus, opiskelen Hämeen ammattikorkeakoulussa Valkeakoskella, International Business -opintoja. Ja minä olen Julia, opiskelen Valkeakosken ammattiopistossa merkonomiksi. Haluamme kertoa teille kouluprojektista, jota työstämme tällä hetkellä. Projektia teemme yhteistyöllä kahden opintoryhmän kesken. Projektin nimi on SISU. Viemme sinut kulissien taakse näyttääksemme mitä me puuhataan. Projektin tulokset näkyvät huikeana tapahtumana nimeltään Coffee & Shots, jonne haluamme kutsua sinut!  

Me olemme osa markkinointitiimiä. Meidän tehtäviimme kuuluu markkinoida tapahtumaa ja tuoda tapahtuma ihmisten tietoisuuteen. Olemme jakaneet jokaiselle tiimiläiselle vastuualueen ja mm. Meillä on pieni tiimi,joka on  vastuussa mainosvideoiden tekemisestä ja toinen tiimi julisteiden suunnittelusta. Käytämme myös sosiaalista mediaa apuna markkinoinnissa, mainostamme Facebookissa ja Instagramissa.  Koko projektiryhmä on jaettu tiimeihin, logistiikka, myynti, tapahtumasuunnittelu, henkilöstöhallinto ja kirjanpito. Koko porukkaa pyörittää presidentti ja varapresidentti, ja kolme opettajaa, jotka ohjaavat meitä oikeaan suuntaan. 

Logistiikka vastaa tapahtumapaikan hankkimisesta ja koristelusta. He suunnittelevat, hankkivat ja koristelevat kyseisen tilan. 

Myyntitiimiläiset ottavat yhteyttä kahvipaahtimoihin ja neuvottelevat yrityksiä mukaan tapahtumaan. Myyntitiimi toimii yhteyshenkilönä tapahtumana ja yrityksien välillä. He hankkivat myös yrityksiä sponsoroimaan tapahtumaa.

Henkilöstöhallinnon tiimiläisten vastuulla on hyviä, sekä hieman hankalia asioita. Tiimi järjesti mukavan motivaatioillan 22. marraskuuta. Se oli mahtava ilta, kiitokset tiimin järjestelyiden, saimme näin viettää täydellisen illan yhdessä. Tiimi joutuu myös käsittelemään negatiivisia puolia, kuten varoitusten antaminen liiallisista poissaoloista. Uskokaa tai älkää, tämä on vakavaa duunia. He myös selvittävät organisaation mahdollisia konflikteja. 

Kirjanpitotiimiläiset ovat kirjaimellisesti kirjanpitäjiä tässä projektissa. He tsekkaavat meidän rahatilanteen ja analysoivat siihen liittyviä ongelmia. Kunnon Wall Street -meininkiä.

VIIHDETTÄ. TAIDETTA. KAHVIA. YSTÄVIÄ. LUONTOKUVIA. KOKEMUKSIA. Nyt puhumme Coffee & Shots -tapahtumasta! Tapahtuma järjestetään 17. tammikuuta 2019. Ai mietit missä se on? No minäpä kerron. Nimittäin Olympia-korttelissa Tampereella.  

Mitä tapahtumasta löytyy? Esimerkiksi tapahtumasuunnittelutiimi on järjestänyt esiintyjiä, aktiviteettejä ja kuvaajia Instagramista, jotka tuovat heidän kuviaan näytille ja myytäväksi. Meillä on myös ständeja, joissa yritykset edustavat itseään ja tuotteitaan esimerkiksi juuri nämä kahvipaahtimot. Kaikki tapahtumasta saadut voitot menevät hyväntekeväisyyteen WWF:lle.