Koronakevät muutti tietotyöläisten arjen ja vuorovaikutuksen virtuaaliseksi. Tutkimushankkeessamme jouduimme siirtämään esihenkilöiden vertaismentorointiryhmät etänä toteutettavaksi. Millaista ryhmämuotoinen mentorointi etänä oli ja millaiset keinot auttavat, kun ei voida nähdä kasvokkain?
Tietotyöläisillä työelämä sujahti keväällä suurelta osalta verkkoon. Etätyösuositus on tällä hetkellä myös alueellisesti voimassa, ja monissa organisaatiossa jatketaan etänä tai hybridisti joka tapauksessa. Keväällä startannut projektimme, jossa pilotoidaan esihenkilöille suunnattuja vertaismentorointiryhmiä, siirtyi niin ikään verkkoon.
Mentorointia vertaisille, ryhmässä ja vielä verkossa – mahdoton yhtälö?
Vertaisryhmämentorointi (verme) eroaa perinteisestä mentoroinnista monellakin tapaa. Mentori-aktoriparin sijaan vermessä prosessissa on mukana koko ryhmällinen osallistujia. Perinteisen mentori-noviisi-asetelman sijaan korostuu osallistujien vertaisuus: vaikka ammatillisesti ryhmäläiset saattavat olla eri vaiheessa uraansa, jokaisen on silti mahdollista oppia toisilta. Mentorin auktoriteetin sijaan korostuu ryhmän yhteinen oppimisprosessi ja tiedon rakentaminen.
Näiden erojen lisäksi koronatilanne toi omaan mentorointipilottiimme mukaan vielä täysin uuden elementin, mentoroinnin toteuttamisen etänä/virtuaalisena. Kaikki ryhmäläiset eivät olleet entuudestaan tuttuja keskenään, mikä loi tilanteeseen oman haasteensa. Miten luoda luottamusta ja yhteyttä, kun emme voi olla fyysisesti läsnä samassa tilassa?
Minkään tahansa vuorovaikutustilanteen siirtäminen tuosta noin vaan etänä toteutettavaksi ei ole helppo juttu. Ei voi vain ajatella, että tapaamme etänä ja toimimme, kuten aina ennenkin. Digimaailmassa vuorovaikutus on aina välitteistä ja kommunikointi helposti monimutkaistuu. Emme pysty aivan samalla tavalla lukemaan toisten kokonaisvaltaista kehonkieltä, vaikka video olisikin päällä. Puheenvuoroa on haastavampi ottaa, ja keskustelun luonnollinen rytmi helposti häiriintyy.
Oman kokemukseni mukaan virtuaalimentorointi ei olekaan ainakaan ryhmämuotoisessa mentoroinnissa optimaalinen tapa toteuttaa mentorointiprosessia. Yhteinen tiedonluominen ja siihen liittyvä luova prosessi on vaarassa jäädä vajaaksi, kun vuorovaikutus monimutkaistuu.
Potentiaalia on, kunhan muoto löytyy
Toisaalta digimaailma tarjoaa vertaisryhmämentorointiin myös uudenlaisia mahdollisuuksia. Etänä kokoontuminen mahdollistaa ensinnäkin osallistumisen tasavertaisesti mistä päin maailmaa tahansa. Tapaamista varten ei tarvitse lähteä omaa työhuonetta kauemmas. Parhaimmillaan virtuaalinen kohtaaminen voi olla hyvinkin intensiivinen kokemus. Etätapaamisessa toisen sanomiseen pitää tosissaan keskittyä ja tarvittaessa varmistaa, ymmärsikö oikein. Tämä luo hyvät edellytykset myös aidon dialogin syntymiselle.
Dialogi vaatii pysähtymistä, toisen kunnioittavaa kuuntelemista ja viipyilemistä toisen sanoissa. Usein kiirehdimme keskustelutilanteessa muiden edelle tai pohdimme, mitä haluamme itse sanoa seuraavaksi. Jotta etätapaaminen ei mene toisten päälle huutamiseksi, on ehkä pakkokin keskittyä paremmin toisen sanomisiin, ja keskustelun tahdista tulee luonnostaan tempoltaan rauhallisempi kuin live-tapaamisessa. Nopeampia vuorovaikuttajia tämä saattaa turhauttaa, mutta jos malttaa pysähtyä, hitaudessa on myös hyvät puolensa.
Miten onnistua virtuaalisessa vertaisryhmämentoroinnissa?
Virtuaalinen mentorointi voi siis olla myös onnistunut kokemus, jos muutamaan seikkaan kiinnitetään huomiota. Tässä omat vinkkini viime kevään kokemusten perusteella.
1. Fasilitoi keskustelua
Omissa mentorointiryhmissämme oli aina mukana fasilitoija, joka tuki ryhmäkeskustelun etenemistä. Fasilitoija kokosi toiveet keskusteluaiheille, lämmitteli ryhmän ja piti huolta asiassa pysymisestä sekä siitä, että jokainen sai äänensä kuuluviin.
2. Ole läsnä ja pyydä sitä myös muilta
Keskustelun alussa ryhmän fasilitoija kehotti jokaista laittamaan puhelimet ja sähköposti-ilmoitukset pois päältä ja keskittymään käsillä olevaan hetkeen. Todettiin, että hetki oli osallistujia varten ja pyydettiin olemaan tilanteessa läsnä. Lämmittelyssä esimerkiksi kuvakorttien hyödyntäminen onnistuu virtuaalisestikin, ja osallistujat voivat valita omaa fiilistään kuvaavan kuvan näytöltä ja virittäytyä näin keskusteluun.
3. Hyödynnä rohkeasti videota
Luontevan verkkokeskustelun aikaansaamiseksi video on oikeastaan edellytys. Se tuo ihmiset lähemmäksi toisiaan, auttaa keskittymään ja mahdollistaa toisten ilmeiden ja eleiden tulkitsemisen.
4. Ryhmän tarpeista lähtevä keskustelu motivoi ja sitouttaa
Omia verkkokeskustelujamme kevään koronatilanne paradoksaalisesti oikeastaan edisti. Puhuttavaa riitti, ja olimme yhteisen haasteen edessä. Ajankohtaiset, ryhmän tarpeista nousevat keskustelunaiheet kannattaa koota yhteen viimeistään jokaisen session alussa ja varmistaa, että jokaisen keskustelutarpeet tulevat käsitellyksi – jos ei tällä kertaa, niin sitten seuraavilla.
5. Varmista, että jokainen saa osallistua
Erityisesti verkkokeskustelussa on helppo jäädä taka-alalle. Pelkkä kuunteleminen on vertaisryhmämentoroinnissa myös sallittua, mutta kannattaa myös varmistaa, että hiljaisemmat eivät jää vastoin tahtoaan äänekkäämpien jalkoihin.
6. Visualisoi ajatuksia ja tiedon rakentumista
Jotta keskustelu ei jäisi vain yleisen jutustelun tasolle, tiedon ja ajatusten rakentumista voi kokeilla visualisoida. Hyödynnä vaikkapa Teamsin kokousmuistiinpano-ominaisuutta tai Whiteboard-sovellusta, jolloin saat muotoutuvat ajatukset näkyviksi. Muistiinpanot voi myös session jälkeen lähettää osallistujille.
Onko mentoroinnin tulevaisuus virtuaalinen?
Koronakriisi on todennäköisesti muuttanut maailmaamme pysyvästi. Työskentely digisti oli varmasti monelle jo entuudestaan arkea, mutta pandemiatilanteessa moni toimiala joutui aiempaa laajemman ja kokonaisvaltaisemman digiloikan eteen. Digimaailma on tullut jäädäkseen, vaikka korona keskuudestamme poistuisikin. Se luo toisaalta haasteita, toisaalta mahdollisuuksia, kunhan osaamme niitä hyödyntää.
Mentorointi prosessina perustuu vahvasti vuorovaikutukseen, dialogiin ja yhteiseen tiedon rakentamiseen. Opimme jatkuvasti toimimaan paremmin digimaailmassa, ja vuorovaikutustaitomme verkossa kehittyvät käytettävissä olevan teknologian ohella. En usko, että digi täysin korvaa lähitulevaisuudessakaan kasvokkaista kohtaamista, mutta kehittyvät menetelmät ja teknologiat luovat mahdollisuuksia, joita kannattaa hyödyntää.
Kasvokkaiset kohtaamiset ovat tuntuneet viime kevään jäljiltä todelliselta luksukselta. Lohdullista on kuitenkin se, että vaikka joutuisimmekin taas pitämään fyysistä etäisyyttä, voi digimaailma tuoda meitä taas lähemmäs toisiamme. Vaikka emme voi olla läsnä kasvokkain, kokemuksia ja vertaistukea oli mahdollista jakaa myös virtuaalisesti.
Kirjoittaja: Susanna Mikkonen
Kirjoittaja toimii HAMKissa osaamisen kehittäjänä ja projektipäällikkönä ja iloitsee niin kasvokkaisista kuin virtuaalisista syvällisistä keskusteluista.
