Onko organisaatiosi tai tiimisi valmistautunut työelämään koronakriisin jälkeen? Pandemian edessä häämöttävä loppu on tuhannen taalan paikka muotoilla työelämästä jotain parempaa ja toimivampaa kuin aiemmin.
Paluusta ”uuteen normaaliin” on puhuttu viime kesästä lähtien. Siitä, miltä työelämä näyttää sitten, kun saa taas tavata toimistolla, lounastaa vieri vieressä työpaikkaruokalassa ja istua kahvilla yli kuuden tai kymmenen hengen porukassa. Toisaalta voidaan kysyä, ovatko nämä arkiset tilanteet jäämässä uudessa normaalissa harvinaisemmiksi, ja mitä uutta mahdollisesti tulee tilalle? Tulevaisuuden ennustaminen ja tarkempi suunnitteleminen on myös aidosti haastavaa tilanteessa, jossa kaikki on hyvin epävarmaa. Meillä ei ole takeita päivämääristä tai pandemian kehityskuluista, ja voi tuntua turhalta tehdä suunnitelmia, joita joutuu mahdollisesti muokkaamaan radikaalistikin.
Ihmisillä on kuitenkin tarve saada tietoa ja edes välähdyksiä siitä, miltä työelämä koronakriisin jälkeen näyttää. McKinseyn tuoreen kyselyn mukaan työntekijät kokevat huolta ja ahdistusta siitä, että eivät ole saaneet riittävästi tietoa työnantajansa suunnitelmista työn organisointiin pandemian jälkeen. Huolehtiminen taas on yhteydessä työtyytyväisyyden vähenemiseen, huonompiin suhteisiin työtovereiden kanssa sekä matalampaan työn tuottavuuteen. McKinseyn selvityksen mukaan työnantajat, jotka kykenevät yksityiskohtaisemmin kommunikoimaan pandemian jälkeisiä käytänteitään onnistuvat samalla lisäämään työntekijöidensä hyvinvointia ja tuottavuutta.
Mitä uudelta normaalilta toivotaan?
Suomen yrittäjien alkuvuodesta 2021 julkaistun kyselyn mukaan yli 70 % työelämässä olevista haluaisi tehdä jatkossakin etätöitä. Suosituin malli oli hybridimalli, jossa välillä työskennellään etänä, välillä toimistolla. McKinseyn raportissa valtaosa vastaajista haluaisi tehdä etätöitä vähintään kolmena päivänä viikossa. Etätyö on monella tuonut lisää minuutteja päiviin ja helpottanut työn ja muun elämän yhteensovittamista ja osalla myös keskittymistä työhön.
Toisaalta etätyön yhteydessä on oltu huolissaan työssä jaksamisesta, työyhteisöstä etääntymisestä ja etätyöapatiasta tai siitä, pysähtyykö kehittäminen, kun emme pääse tapaamaan kasvokkain. Työterveyslaitoksen Miten Suomi voi -tutkimuksen mukaan suomaisten työhyvinvointi kääntyi kevään 2020 nousun jälkeen syksyllä laskuun. Yhteisöllisyyden ylläpitäminen etätyössä onkin ollut haastavaa, ja joskus tunne yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvuuden ohenemisesta voi saada osaajat tarkastelemaan mahdollisia vihreämpiä nurmikoita organisaation ulkopuolelta.
Työyhteisöjen sisällä on myös erilaisia tapoja suhtautua poikkeusoloihin ja etätyöhön. Osa kärvistelee kotitoimistolla ja nuupahtaa henkisesti, kun ei pääse tapaamaan kollegoita ja asiakkaita kasvokkain. Toiset taas ovat puhjenneet etäaikaina kukkaan, voivat paremmin ja työskentelevät tehokkaammin kotitoimiston rauhassa, eivätkä ehkä ikinä haluaisi enää palata fyysisesti työpaikalle.
Pysähdy hetkeksi pohtimaan toivottua tulevaisuutta
Koronakriisi on kiihdyttänyt kehitystä, joka on ollut nähtävissä jo pitkään. Työ muuttuu yhä enemmän aika- ja paikkariippumattomaksi, verkkokauppa ja muut digitaaliset palvelut kasvattavat suosiotaan ja esimerkiksi koulutuksen saralla on otettu harppauksia etäopetuksen suuntaan. Kun kriisi lopulta selätetään, on kyettävä ajattelemaan asioita uudella tavalla: paluuta takaisin menneisyyteen tuskin kukaan kaipaa, mutta emme myöskään voi ajatella, että nykyiset toimintatavat tai nykytilan pohjalta mieleen tulevat ratkaisut olisivat parhaat mahdolliset. Kun muotoillaan uutta, kestävämpää ja parempaa koronan jälkeistä työelämää, on uskallettava ajatella isommin ja luovemmin ja pohdittava, miten asiat oikeasti kannattaisi tehdä. ”Uusi normaali” on mahdollisuus, siirtymä uuteen, joka olisi tuhlausta jättää hyödyntämättä.
Hektisessä etätyöelämässä tuntuu usein vaikealta pysähtyä: pienten asioiden hoitaminen vie suhteettoman suuren ajan (ja vaatii vähintäänkin Teams-puhelun), ja eteenpäin katsominen voi tuntua haastavalta tilanteessa, jossa tulevaisuutta määrittää epävarmuus.
Tulevaisuus ei kuitenkaan ole jotain, joka hallitsemattomasti ryöpsähtää tuntemattomasta meitä vasten, vaan tulevaisuutta voi aktiivisesti rakentaa ja muotoilla. Tulevaisuus muodostuu niistä valinnoista, joita tänä päivänä teemme. Siksi ajattelen, että olisi tärkeää, että jokaisessa organisaatiossa ja tiimissä pysähdyttäisiin hetkeksi miettimään, millaiseksi haluamme työelämämme ja yhteiset käytänteet luoda, sitten kun taas palaamme poikkeusoloista normaalimpaan päiväjärjestykseen.
Koronakriisi on tuhannen taalan paikka pysähtyä tarkastelemaan kriittisestikin oman tiimin ja koko organisaation toimintaa. Se on tilaisuus unelmoida paremmasta. Se tarjoaa mahdollisuuden pysähtyä ja pohtia, miten haluamme organisoitua ja toimia jatkossa, jotta työ sujuisi mahdollisimman jouhevasti, olosuhteet olisi optimoitu tavoitteiden saavuttamista ajatellen ja kaikilla olisi töissä hyvä olla.
Kohti parempaa työelämää koronakriisin jälkeen
Miten parempaa työelämää voisi sitten lähteä konkreettisesti rakentamaan? Seuraavia kysymyksiä lähtisin itse pohtimaan pienemmin omassa tiimissä tai laajemmin esimerkiksi organisaation hallituksessa ja johtoryhmässä.
1. Miltä toimintaympäristömme näyttää koronakriisin jälkeen?
Aloittakaa isosta kuvasta: millaisia muutoksia korona tuonut toimialaanne ja organisaatioonne? Millaisia ovat asiakkaiden tarpeet? Millaiset kehityskulut ovat vahvistuneet, mitkä ilmiöt tai toimintatavat ovat vanhentuneet/väistymässä?
2. Mitä olemme koronakriisistä oppineet?
Miten osaamisemme on kasvanut etätyöhön siirtymisen ja muiden muutosten myötä? Mikä on kriisin aikana toiminut hyvin (mitä kannattaisi säilyttää ja jopa vahvistaa)? Mitä taas olemme eniten kaivanneet (onko jotain, mitä toimintaan tulisi tuoda takaisin)? Mikä ei kerta kaikkiaan toimi (mistä tulisi luopua tai mitä tulisi tehdä toisella tavalla)? Millaiset tarpeet ovat koronakriisin aikana jääneet täyttymättä, ja mihin tarpeisiin on onnistuttu vastaamaan hyvin?
3. Millainen on visio työelämästä, jossa haluamme koronakriisin jälkeen jatkaa?
Tässä kohtaa on lupa unelmoida ja visoida isosti ja luovasti! Millaista työelämä voisi parhaimmillaan koronakriisin jälkeen olla? Asiaa voi tutkailla myös utopian kautta ja avartaa tarkastelua nykytilasta mahdollisiin maailmoihin, ja tämän jälkeen pohtia, mitä utopiasta voisi johtaa visioon ja tavoitetilaan. Kannattaa huomioida, että tavoitetilan muodostaminen saattaa myös vaatia eri näkökulmien yhteensovittamista: yksi haluaisi työskennellä täysin etänä ja toinen hengata monitilatoimistossa lähellä kollegoita. Löytyykö kaikki voittaa -ratkaisuja, joissa saadaan parhaat puolet molemmista maailmoista? Voitte myös rakentaa erilaisia skenaarioita, joiden kautta voisi miettiä erilaisten toimintatapojen seurauksia sekä hyviä ja huonoja puolia. Dialogisilla menetelmillä (esim. Sitra ja Diale) on mahdollista tuoda eri näkökulmat näkyviksi ja saada kaikkien ääni kuuluviin.
4. Miltä näyttävät ”uuden normaalin pelisäännöt” organisaatiossamme ja tiimissämme?
Samalla tavalla kuin koronakriisin iskiessä päälle luotiin uudet pelisäännöt etätyöhön, yhteyden pitämiseen ja työskentelytapoihin, on uuteen normaaliin palattaessa aika tarkastella pelisääntöjä uudestaan ja sopia, miten haluamme työtä yhdessä organisoida ja johtaa. Millaisia asioita varten tullaan toimistolle, mitkä työt taas hoituvat parhaiten etänä? Miten ylläpidetään yhteisöllisyyttä ja huolehditaan jokaisen hyvinvoinnista (mahdollisessa ”hybridityössä”)? Millä välineillä ja kanavilla pidetään yhteyttä ja jaetaan tietoa? Miten seurataan tehtävien ja tavoitteiden etenemistä? Millaiset työvälineet ja työtilat ovat toimivimmat uudessa tilanteessa? Ennen kaikkea pohtikaa, millaiset pelisäännöt edistävät luomanne vision toteutumista!
Työskentelyn eri vaiheissa voitte hyödyntää myös näkökulmatyöskenteltyä, esimerkiksi nk. hattuja. Jollain voi olla päässään työhyvinvoinnin hattu, toisella tuottavuuden, yhdellä kestävän kehityksen hattu ja jollakulla vaikkapa toimitilojen tai työkalujen näkökulma. Kokeilkaa, millaisia näkökulmia tarvitsette työhönne!
Miltä näyttää työelämä koronan jälkeen? Siihen voimme me jokainen vaikuttaa.
Kirjoittaja: Susanna Mikkonen
Kirjoittaja toimii HAMKissa osaamisen kehittäjänä ja projektipäällikkönä ja innostuu paremman ja inhimillisemmän tulevaisuuden työelämän rakentamisesta.
