Siirsikö korona sinut etätyöhön? Pohditko, miten homma saadaan parhaiten toimimaan? Lue tästä vinkit etätyössä onnistumiseen!
1. Selkiytä työn tavoitteita ja prioriteetteja
Nyt on hyvä hetki miettiä, mikä omassa työssä on tärkeää. Mihin keskityn, mitkä ovat lyhyen ja pitkän tähtäimen tavoitteeni ja miten niihin pääsen? Konsultoi tarvittaessa omaa esihenkilöäsi ja kirkastakaa yhdessä työn tavoitteita. Käytä aikaa suunnitteluun: mitä haluan saada aikaan tämän päivän aikana, entä viikon tai kuukauden sisällä?
2. Muista ergonomia
Etätyössä ergonomia ei usein ole optimaalisin. Pidä siis taukoja ja venyttele. HAMKissa henkilöstön käytössä on Break Pro -taukojumppaohjelma, jota kannattaa hyödyntää. Nokkelimmat rakentavat seisomatyöpisteen keittiön pöydästä ja pahvilaatikosta. Ota tarvittaessa myös lisänäyttö käyttöön. Mitäpä jos kokeilisitte seuraavassa puhelinpalaverissa kävelykokousta?
3. Huomioi myös aivoergonomia
Kotona saattaa huomata, että keskittyminen ja uppotuminen työhön on jopa helpompaa kuin töissä. Muista kuitenkin pitää taukoja ja irrottautua kahvipaussille tai vaikka muutaman minuutin happihyppelylle. Pidä kiinni säännöllisistä ruokailuajoista. Jos ajatus harhailee ja työ kaipaa tehostamista, kokeile ottaa käyttöön vaikka pomodoro-tekniikka.
4. Vaali yhteisöllisyyttä
Pidä yllä niin työtehtäviin liittyvää kuin epävirallistakin yhteisöllisyyttä. Pitäkää kiinni säännöllisistä viikkopalavereista ja kokoontumisista. Digityökalut, kuten Teams ja Sharepoint tarjoavat hyviä mahdollisuuksia yhteisölliseen työskentelyyn ja vaikkapa dokumentin työstämiseen yhdessä. Sopikaa tiimin kanssa yhdessä, missä kanavassa pidätte yhteyttä, jotta kaikki sovellukset eivät piippaa yhtä aikaa. Muistakaa myös epävirallisemmat päivittäiset yhteiset hetket! Pitäkää vaikka päivittäinen kahvipaussi Teamsin välityksellä tai kruunatkaa viikko työporukan yhteisellä tietovisailulla, johon joku valmistelee muutaman kysymyksen valitsemastaan aiheesta.
5. Tehosta etäkokouksia
Muista perusteet! Tule ajoissa testaamaan, toimiiko ääni ja kuva. Pidä mikrofoni kiinni, kun et puhu. Sopikaa tavoista jakaa puheenvuorot (esim. kirjoitetaan oma nimi chattiin). Puhukaa yksi kerrallaan. Jos yhteydet sallivat, pitäkää video päällä aidon yhteyden luomiseksi. Pitäkää muistiota tai pöytäkirjaa auki kaikkien nähtävillä ja täydentäkää sitä yhdessä. Jos on tarve workshopata, voitte hyödyntää vaikka Microsoftin Whiteboard-sovellusta.
6. Vahvista luottamusta
Etätyö on loppujen lopuksi vain yksi työnteon tapa. Monissa tehtävissä työtehtävien hoitaminen sujuu kotona aivan samalla tavalla kuin työpaikallakin. Johtajien ja esihenkilöiden on hyvä muistaa, että kun ihmiselle tarjoaa luottamusta, hän myös yleensä haluaa osoittautua luottamuksen arvoiseksi. Selkiytä siis tarvittaessa tavoitteita ja odotuksia ja luota siihen, että työntekijä hoitaa hommansa myös etänä!
7. Lisää empatiaa
Erityisesti perheelliset työntekijät ovat nyt haastavassa tilanteessa, kun kodin lattialla saattaa pölypallojen lisäksi pyöriä koululaisia ja päiväkoti-ikäisiä. Suhtaudu tilanteeseen empaattisesti ja tarjoa mahdollisuutta joustoihin. Työtä voi jaksottaa ja valita ne vuorokauden- ja viikonajat, jolloin työnteko parhaiten onnistuu. Sano myös ääneen, että uskot työntekijän tekevän vaikeassa tilanteessa parhaansa.
8. Oleta vain hyvää
Kun keskusteluja käydään etänä, usein vailla mahdollisuutta tulkita toisen kehonkieltä, mahdollisuus väärinymmärryksiin on suuri. Kun vastaanotat ja tulkitset toisen viestejä, oleta lähtökohtaisesti, että vastapuoli tarkoittaa ja haluaa sinulle hyvää. Älä ylitulkitse, ja kysy tarvittaessa tarkennusta. Chattaillessa emojien käyttöä voi nyt suositella, jopa virallisissa työyhteyksissä!
Onnistuneita etätyöhetkiä!
Kirjoittaja: Susanna Mikkonen
Kirjoittaja toimii HAMKissa osaamisen kehittäjänä ja projektipäällikkönä ja nautti säännöllisesti etätyön iloista jo aikana ennen koronaa.
