Digitaaliset palvelut tulevat kaikille toimialoille eri muodossa ja tämä pitäisi yritysten yhdessä henkilöstön kanssa ottaa huomioon toiminnassa. Henkilöstön tulee olla valmis oppimaan uutta ja muuttamaan totuttuja toimintamalleja ja -tapoja. Asenne uuden oppimiseen ja vanhojen toimintatapojen muuttamiseen on usein vaikeinta muuttaa. Henkilöstöllä ei välttämättä ole omaa kiinnostusta tietokoneisiin, ohjelmistoihin ja digitaalisiin palveluihin, jolloin niiden kanssa tutuksi tuleminen on myös haastavampaa.
Yhtenä esimerkkinä voidaan katsoa ravintola-alaa, jossa perinteisesti työntekijöiltä odotetaan kokkeina hyvää ruoanvalmistustaitoa tai tarjoilijoina hyviä sosiaalisia taitoja ja tuotetietämystä. Tämän lisäksi on aikaisemmin riittänyt, kun osaa lukea, kirjoittaa, soittaa puhelimella ja kirjata myydyt tuotteet kassakoneeseen.
Vuonna 2017 näissä samoissa ammateissa toimitaan laajasti digitaalisessa maailmassa. Tuotteet tilataan tukkureilta verkossa sähköisillä ohjelmistoilla, työvuorot kirjataan pilvipalvelussa toimivaan ohjelmistoon verkkoselaimella tai mobiilisovelluksella ja pöytävarauksia tehdään erilaisten sähköisten järjestelmien kautta, joita henkilökunnan tulee osata käyttää. Lisäksi asiakaspalvelu tapahtuu ravintolassa tapahtuvien asiakaskontaktien lisäksi verkossa yrityksen verkkosivuilla sekä muissa verkkopalveluissa, kuten Eat.fi ja TripAdvisor, ja erilaisissa sosiaalisen median kanavissa.
Asiakkaat voivat tilata tuotteita valmiiksi eri palveluiden kautta ja uusimmissa kassajärjestelmissä tarjoilija kirjaa kassapäätteenä toimivaan mobiililaitteeseensa asiakkaan tilauksen suoraan. On jopa ravintoloita, joissa asiakas tilaa ja maksaa mobiililaitteella pöydästä itse tuotteet ja tarjoilijan rooliksi jää vain käydä viemässä oikeat tuotteet asiakkaalle.
Kouluttautuminen ja tutustuminen digitaalisiin palveluihin ja sosiaaliseen mediaan tekee digitaalisista palveluista tutumpia ja helpommin lähestyttäviä. Tuntematon voi monesti olla myös pelottava ja henkilöstön kanssa onkin aina aloitettava jokaisen omasta lähtötasosta etenemään uutta opeteltaessa. Kun oppii yhden palvelun, on myös helpompi oppia toinen palvelu. Ohjelmistoissa ja sovelluksissa on usein hyvin samanlaisia toimintaperiaatteita ja tämän takia seuraavan ohjelmiston, palvelun tai sovelluksen oppiminen on aina edellistä helpompaa.
Jotta yritys voi kokonaisvaltaisesti kehittyä tänä päivänä, tulee digitaalisuuden olla osa yrityksen arkea. Yksinkertaisimmillaan tämä voi tarkoittaa sitä, että yhteystiedot kuten puhelinnumero ja sähköposti löytyvät internetistä sellaisista palveluista joista asiakkaan tiedetään etsivän palvelua. Seuraavat askeleet ovat ehkä omat verkkosivut tai sosiaalisen median kanava. Digitaalinen kehittyminen voi olla myös yrityksen sisäistä kehittämistä, kuten yrityksen tuotantoon tai hallintoon liittyvän ohjelmiston tai sovelluksen käyttöönotto. Jollekin pienelle kahden hengen yritykselle digitalisaatio taas voi tarkoittaa jaetun sähköisen kalenterin käyttöönottoa. Positiivinen asenne uuden oppimiseen tulee kuitenkin olla koko henkilöstöllä aina yrittäjästä työntekijöihin saakka.
Isommilla yrityksillä on usein resursseja ostaa ulkopuolista apua, niin henkilöstön digitaalisen osaamisen kehittämiseen, kuin toiminnan digitalisointiin ja uusien sovellusten ja ohjelmiston käyttöönottoon. Pk-yrityksissä ulkopuolisten palveluiden ostamiseen on usein vähemmän resursseja. Pienissä yrityksissä usein henkilöstölle kuuluu myös suurempi määrä erilaisia työtehtäviä ja yrittäjän tavoin henkilökunnan tulee osata monialaisesti kaikkea. Kahvilan myyjä vastaa mahdollisesti oman työnsä ohella myös yrityksen markkinoinnista ja tarjousten lähettämisestä asiakkaille. Työroolien ollessa joustavia, työntekijät tarvitsevat enemmän digitaalista osaamista. Suuremmissa ravintola-alan yrityksissä on rahastamiseen liittyviä toimintoja digitalisoitu ja tulevaisuudessa IoT:n eli esineiden internetin avulla on varmasti kahvinkeittokin täysin digitalisoitu.
Parhaimmillaan uuden oppiminen ja digitaalisuuden hyödyntäminen herättää yrityksessä ja koko sen henkilöstössä innostuksen uudesta. Digitaalisuuden avulla myynnin kasvattaminen on helpompaa, kustannustehokkaampaa ja siihen on helpompi koko henkilöstön osallistua. Esimerkkinä vaikka sosiaalinen media, jossa koko henkilöstö voi toimia asiakaspalvelijoina, tuottaa sisältöä, jakaa tietoa ja näin kasvattaa koko yrityksen tunnettuutta. Digitaalisuus ja uudet ohjelmistot helpottavat useimmiten myös työntekijöiden työtä, kunhan ne tulevat tutuksi.
HAMKin Älykkäät Palvelut tutkimusyksikössä käynnissä oleva DigiReWork-hanke pyrkii auttamaan pk-yrityksiä edellä mainittujen digitaalisten haasteiden kanssa. Hankkeen puitteissa on toteutettu räätälöityjä työpajoja maakunnan kärkialojen eli matkailun ja valmistavanteollisuuden alojen pk-yritysten henkilöstölle. Työpajojen tarkoituksena on kasvattaa pk-yritysten henkilöstön digitaalisia valmiuksia ja näin edistää pk-yritysten toimintaa Kanta-Hämeessä.
Digitaalisen osaamisen perustaso riippuu jokaisesta henkilöstä. Työpajoja on hyvin eritasoisille osaajille ja ne on rakennettu loogiseen järjestykseen, niin että osallistujat voivat kehittää omaa osaamistaan joustavasti, osallistuen itse valitsemiinsa työpajoihin. Työpajoissa pyritään aina pääsemään käytäntöihin ja siihen, millaisia asioita osallistujat voisivat aidosti tehdä omilla työpaikoillaan. Esimerkiksi sosiaalisen median työpajan jälkeen työntekijällä on valmiudet tehdä päivityksiä erilaisiin sosiaalisen median kanaviin, ja ymmärtää millaista sisältöä tulee mihinkin sosiaalisen median kanavaan tuottaa.
Lue lisää hankkeesta ja tulevista koulutuksista: www.hamk.fi/digirework
