Aloitin harjoittelupaikan aktiivisen etsinnän joulukuussa 2021. Tavoitteenani oli etsiä harjoittelupaikka, joka keskittyisi henkilöstöhallintoon. Vuodenvaihteessa näin rekrytointi-ilmoituksen, jossa Mehiläinen haki useampaa HR-traineeta eri liiketoimintayksiköihin. Jo saman illan aikana lähetin hakemuksen ja CV:n kyseiseen harjoittelupaikkaan. Tammikuun alussa sain kutsun työhaastatteluun ja onnekseni pääsin aloittamaan harjoittelun Mehiläisen palkanlaskennassa pian tammikuun puolessa välissä.
Omalla kohdallani harjoittelupaikan saaminen onnistui helposti ja nopeasti, uskon että tähän vaikutti osaltaan selkeä tavoite millaista ja mille alalle suuntautuvaa harjoittelupaikkaa olin etsimässä. Tämän lisäksi olin silmäillyt pidemmän aikaa itseäni kiinnostavia yrityksiä sekä tarjolla olevia harjoittelupaikkoja ja tehnyt taustatutkimusta siitä, mitä tietoja ja taitoja harjoittelijalta odotetaan.
HR-traineen työnkuva palkanlaskennassa
Harjoittelun kokonaiskesto oli kahdeksan kuukautta, joista viisi kuukautta oli varsinaista harjoittelua, ja loput kolme kuukautta työskentelin palkanlaskennan kesätyöntekijänä. Palkanlaskennassa aloitti helmikuussa myös toinen HR-harjoittelija, jonka kanssa jaoimme tehtäviä töitä. Toinen harjoittelija niin sanottuna kollegana oli mukava lisä harjoittelussa. Alkuvuoden koronapandemian takia, suurin osa palkka-asiantuntijoista työskenteli etänä, joten oli mukavaa, että toimistolla ollessa oli työkaveri seurana. Perehdytys kesti noin kaksi viikkoa, jonka aikana kävimme perehdyttäjän kanssa läpi työtehtävät. Palkanlaskennan harjoittelun tavoitteena oli toimia palkka-asiantuntijoiden avustavissa työtehtävissä. Päivittäisiin työtehtäviin kuului palkkahallinnon sähköpostien läpikäyminen, palkkajärjestelmään tallennettavien tietojen tallennusta, kuten esimerkiksi verokorttien, ay-jäsenmaksujen ja ulosottojen tallennus. Työtehtäviin kuului myös palkkahallintoon saapuneen postin käsittely. Erilaisten tehtävien lisäksi osallistuin viikoittaisiin tiimipalavereihin ja erilaisiin koulutuksiin, näistä viimeisimpänä oli perhevapaauudistusta koskeva koulutus.
Harjoittelun edetessä päivittäiset työtehtävät lisääntyivät vähitellen, riippuen siitä kuka palkka-asiantuntijoista tarvitsisi apua kiireisimpinä aikoina. Uusiksi tehtäviksi muodostuivat muun muassa palkkajärjestelmään tehtävät sotuvähennykset, kelahakemuksien ja työaikaselvityksien tekeminen. Näiden lisäksi kävin läpi ja tarkistin uusien alkaneiden työsuhteiden tiedot sekä työntekijöiden poissaolot kuukausittain. Myös palkanlaskennan ja esihenkilöiden välisen palveluportaalijärjestelmän käyttäminen kuului päivittäisiin työtehtäviin.
Kesälomakausi ja harjoittelun puoliväli lähestyy
Toukokuussa alkanut kesälomakausi käynnisti harjoittelun mielenkiintoisimman vaiheen, perehtymisen varsinaiseen palkanlaskentaan. Kevään aikana ruohonjuuritasolta lähtenyt perehtyminen ja tietoperustan rakentuminen palkanlaskennan erikoisuuksiin alkoi vihdoin konkretisoitumaan, sillä tarkoituksena oli toimia palkka-asiantuntijan sijaisena kesäloman aikana. Ennen kesälomalle jäämistä palkka-asiantuntijat antoivat kattavan perehdytyksen, jonka lisäksi ennen varsinaisia palkanmaksuja, suoritin niin kutsuttuja harjoitusajoja, joiden avulla palkanlaskennan eri vaiheet tulivat tutuiksi. Kesälomasijaisuuden aikana pääsin tekemään useita varsinaisia palkka-ajoja alusta loppuun itsenäisesti. Sain kokemusta sekä kuukausi- että tuntipalkkaisten työntekijöiden palkanmaksusta, näiden prosessit erosivat hieman toisistaan.
Mehiläisellä palkanlaskentaprosessi on selkeä ja loogisesti etenevä kokonaisuus. Palkanmaksua varten on laadittu tarkat ohjeet sekä aikataulu, jota noudattamalla varmistetaan, että prosessin kaikki vaiheet tulee oikein tehdyksi. Yksityiskohtaisten ohjeiden ja aikataulujen ansiosta palkkoihin liittyvät virheet jäävät vähäisiksi ja mahdollisilta ylimääräisiltä korjauksilta vältytään. Palkanlaskentaprosessin toimivuus on myös suorassa yhteydessä työntekijöiden työtyytyväisyyteen.
Harjoittelu antaa valmiuksia työelämään
Mitä opin harjoittelun aikana? Harjoittelun ansiosta opin paljon yksityiskohtaista tietoa, jota ei voi muuten oppia kuin työtä tekemällä. Henkilökohtainen ennakkoluuloni palkanlaskentaa kohtaa olikin juuri raportin otsikon mukainen. Harjoittelun alkaessa ajattelin palkanlaskennan olevan yksinkertaista, lähes automaationa suoritettava prosessi, yhtä nappia painamalla. Kuitenkin harjoittelun ensimmäisten päivien aikana ennakkoluuloni osoittautuivat vääräksi. Oman kokemukseni mukaan palkanlaskenta on monipuolista selvittelytyötä, jossa korostuu toimintojen rutiinit sekä työn toistettavuus. Samat prosessit toistuvat kuukausittain, mutta sisällöt vaihtelevat paljonkin jopa päivätasolla. Rutiininomaisuudesta huolimatta palkanlaskennassa on harvoin kahta samanlaista työpäivää. Yllättävintä mitä harjoittelun aikana opin, kuinka paljon nykyaikaisesta automaatiosta huolimatta, on tehtävä manuaalista työtä tietyissä asioissa. Tämän oppineena uskon, että robotiikka ei tule vielä pitkään aikaan syrjäyttämään ihmisen työtä palkanlaskennassa. Palkanlaskennassa vaaditaan tarkkuutta, huolellisuutta, rauhallisuutta, ongelmanratkaisukykyä sekä asiakaspalveluhenkisyyttä. Huomioitavaa on, että paineensietokyky on ehdoton edellytys palkanlaskennan parissa työskentelevälle. Näiden lisäksi palkka-asiantuntijan työssä ensisijaisen tärkeää on vahva osaaminen eri alojen työehtosopimuksista sekä eri lakeihin liittyvä osaaminen.
Palkanlaskenta on parhaimmillaan monipuolista ja palkitsevaa työtä, jossa korostuu moniammatillinen yhteistyö eri alojen ammattilaisten kanssa. Oman harjoitteluni aikana tein yhteistyötä HR-asiantuntijoiden, järjestelmäasiantuntijoiden ja esihenkilöiden kanssa. Harjoittelun aikana mukava huomata, kuinka tiivis ja lämminhenkinen työyhteisö Mehiläisen palkkahallinto oli. Työyhteisöltä saatu tuki oli arvokasta ja kaikki palkka-asiantuntijat auttoivat aina mielellään kiireestä huolimatta. Oli myös mielenkiintoista huomata, kuinka tärkeää esihenkilöiden ja palkkahallinnon välinen sujuva yhteistyö on.
Henkilökohtaisesti tärkeimpiä kokemuksia harjoittelussa oli uuden oppiminen käytännössä ja oman kehityksen näkeminen. Oli myös tärkeää ja kannustavaa huomata, kuinka nopeasti opittuja asioita pystyi soveltamaan itse työnteossa. Onnistumisen tunteet antoivat itseluottamusta ja uutta motivaatiota työhön. Harjoittelu antoi mahdollisuuden vastuunottamiseen, kehittyä rohkeammaksi päätöksentekijäksi sekä omien taitojen hyödyntämisen käytännössä. Omia henkilökohtaisia kehitettäviä asioita harjoittelun aikana oli oman työn riittävä tauottaminen sekä etätyötä tehdessä työpäivän päättäminen. Etätyöskentelyssä työpäivät pitenivät huomaamattomasti, esimerkiksi kun päätti päivän lopuksi vielä nopeasti tarkistaa yhden työasian, johon saattoi lopulta vierähtää pidempikin aika. Oman työskentelyn kannalta työpäivät pysyivät kohtuullisina toimistolla työskennellessä.
Kokonaisuutena kahdeksan kuukauden pituinen harjoittelu palkanlaskennan parissa oli opettavainen ja antoisa kokemus, josta uskon olevan jatkoa ajatellen merkittävää hyötyä missä tahansa työssä. Palkanlaskentaa saatetaan pitää aliarvostettuna ja näkymättömänä ammattina, jonka lisäksi se ei ole trendikkäiden ammattien kärjessä ja näin ollen ammattitaitoisista palkka-asiantuntijoista on pulaa. Trendikkyyden puutteesta huolimatta työskentely palkkahallinnossa on sitäkin arvokkaampaa. Voin lämpimästi suositella harjoittelua palkanlaskennan parissa, jos on kiinnostunut jatkuvasti kehittyvästä ja monipuolisesta työstä, jonka tekemisellä on merkitystä.
Jenna Tyviö
