Toimin Espoo-Salo-oikoradan yleissuunnitelmahankkeen yhteisenä projektisihteerinä toukokuusta 2019 huhtikuuhun 2020 saakka ja tuona aikana pääsin hienolle näköalapaikalle suuren hankkeen johdon sisäpiiriin. Kyseessä oli Väyläviraston tilaama hanke, joka jaettiin kolmeen eri osatehtävään, joista kustakin vastasi eri suunnittelualan yritys: OT1 Sitowise Oy, OT2 AFRY Finland Oy ja OT3 Ramboll Finland Oy. Osatehtävien välistä yhteistyötä hankkeessa edistettiin Projektipäällikköpalavereilla, suunnittelijoiden yhteisillä BigRoom-työpajoilla ja eri osatehtävien tekniikka-alojen yhteisillä sisäisillä palavereilla.
Projektisihteerinä minun tehtäväni oli laatia kaikista pidetyistä tilaisuuksista kokousasiakirjat, ylläpitää hankkeen projektipankkia ja varmistaa että kokouksissa sovitut asiat tavoittivat kohderyhmänsä. Lisäksi oman osatehtäväni sisäisenä projektisihteerinä tein myös laskutusseurantaa, jonka avulla varmistettiin, että projekti etenee budjetissa ja tilaajalle lähtevät laskut ovat mm. oikein.
Yleissuunnitelmassa karkeasti tarkoituksena on hakea yleinen hyväksyntä hankkeelle, valita suunnitelmavaihtoehdoista toteuttamiskelpoisimmat, arvioida vaikutukset & rakentamiskustannukset sekä pitää huoli siitä, että hanke mahdollistetaan kaavoituksessa ja eri viranomaisten/virkamiesten kanssa saadaan hanke onnistuneesti hyväksymiskäsittelyyn (ELY-keskukset, maakuntaliitot, pelastusviranomaiset). Riittävästä yhteistyöstä pidetään huoli perustamalla erilaisia ryhmiä kuten: Seurantaryhmä, Hankeryhmä ja yhteistyöryhmä. Asukkaiden ja hankkeesta kiinnostuneiden siviilihenkilöiden kanssa keskustelua käydään useiden yleisötilaisuuksien, asukastyöpajojen ja avoimen palautekanavan avulla.
Mitä olen oppinut
Projektisihteerin tehtävässä työskentely on ollut minulle, kuin projektinhallinnan ja ratatekniikan peruskurssi. Ennen toukokuuta 2019 näkökulmani projekteihin oli vain vasta aloittaneen suunnittelijan kevyempiin tehtäviin perustuva. Projektinjohdon sisäpiirissä projektisihteerinä työskennellessään hankkeesta aukeaa laajempi kokonaisuuskäsitys, jossa eri tekniikka-aloista muodostuu yksittäisten suunnitelmien sijaan kokonainen hanke, jolle tehdään laaja-alaisesti yhtenäistä suunnitelmaa. Projektisihteerin tehtävät ovat olleet hyvä tapa kerryttää yleistietämystä projektin eri osa-alueista, budjetista, tekniikka-aloista, tilaaja/konsulttisuhteesta, kaavoituksesta ja jopa politiikasta hankkeiden taustalla. Projektisihteerinä hankkeen etenemistä seuratessa melkeinpä kaikesta hankkeeseen liittyvästä saa ainakin jonkinlaisen yleiskuvan. Yksittäisiin yksityiskohtiin ei sukelleta turhan syvälle, mutta kaikesta pitää kuitenkin olla kärryillä. Projektinjohdon kannalta katsottuna mitään tekniikka-alaa ei tarkastella toinen toista merkittävämpänä vaan kaikki tekniikka-alat muodostavat yhdessä paketin, jonka lopputuotteena on tässä tapauksessa massiivinen ja monialainen yleissuunnitelma. Kaikki työ tähtää siihen, että työ saadaan etenemään sovitun mukaisesti ja laadukkaasti. Sovitussa aikataulussa pysymistä on tilaajan osalta motivoitu sakollisilla välitavoitteilla, joiden myöhästyessä konsultti saa tekemästään työstä vähemmän rahaa. Vastavuoroisesti aikataulussa ja budjetissa pysymisestä palkitaan bonuksilla.
Suurta hanketta seuratessa on ollut myös todella mielenkiintoista huomata, miten merkittävä vaikutus suunnittelulla on myös tulevien vuosikymmenten useisiin asuinalueisiin, tieyhteyksiin, maisemaan, luontoalueisiin ja elinkeinoelämän sijoittumiseen. Vaikutukset kantautuvat todella syvälle. Suuret hankkeet jakavat myös vahvasti mielipiteitä ja eräs suuri osa suurten hankkeiden edistämistä suunnitteluvaiheesta toiseen onkin sen tarpeen perustelu ja ihmisten vakuuttaminen hankkeesta. Tiivistetysti lähes kaikki, mitä projektisihteerinä olen hankkeessa tehnyt, on ollut ainakin jossain määrin täysin uuden oppimista ja projektin edetessä on ollut mukavaa saada entistä enemmän vastuuta tehtävissä.
Yleissuunnitelmaraportti
Lopputuotteena yleissuunnitelmatyöstä pitäisi saada yhtenäinen hyväksymiskelpoinen yleissuunnitelmaraportti ja liiteaineisto, joiden pohjalta hankkeen jatkamiselle saadaan poliittinen tuki ja jonka pohjalta voidaan mahdollisimman sulavasti siirtyä seuraavaan tarkempaan suunnitteluvaiheeseen. Yleissuunnitelma on hyväksymispäätöksestä alkaen tietyn ajan voimassa yleensä 6-10 vuotta, jonka aikana seuraava suunnitteluvaihe tulee aloittaa. Yleissuunnitelman kevyemmän tarkkuustason ja suppeamman lähtötiedon takia osa ratkaisuista voi jäädä yleissuunnitelman valmistuttua vielä avonaisiksi ja tästä syystä virallisen raportin lisäksi luodaan tiivistämätön suunnitelmaselostus ja sen yhteyteen ns. suunnittelijantestamentti, joka sisältää tiivistämättömänä kaiken aiemman suunnitelmavaiheen aikana kerätyn tiedon seuraavan suunnitteluvaiheen tueksi ja suunnittelijoiden nostoja asioista joihin tulee kiinnittää huomiota jatkosuunnittelussa.
Hyväksymiskierroksella olevasta yleissuunnitelmasta voidaan valittaa ja suunnitelmaa tehtäessä onkin otettava tarkasti huomioon asiat, joista valituksia mahdollisesti tehdään ja varautua käsittelyihin ennalta hyvän ja kattavan suunnittelutyön avulla. Esimerkiksi melusaaste on tyypillinen valituskohde. Yleissuunnitelmatyötä ohjaa ja rajoittaa myös voimassa oleva lainsäädäntö ja sen asettamat tavoitteet, joita hankkeen tulee noudattaa. Esim. Ratalaki. Suomessa ratahankkeista vastaa Väylävirasto ja Väylä onkin julkaissut suunnitteluohjeita, joiden mukaan suunnittelua on tehtävä.
Suurissa hankkeissa usein törmätään myös useisiin lupaprosesseihin, jos suunniteltu linjaus esimerkiksi halkoo suojeltuja alueita (luonnonsuojelualueita, historiallista kulttuuriympäristöä, arkeologisia kohteita tai sen läheisyydestä löytyy suojeltuja lajeja/ympäristöjä). Ongelmatapauksissa ratkaisuja on monenlaisia ja tyypillisimmin kohteissa on tehtävä paljon selvityksiä, joiden avulla voidaan arvioida hankkeen vaikutuksia näille suojelun piirissä oleville kohteille. Kohteissa tehdään myös vaihtoehtotarkasteluita, joissa pohditaan esitetyn ratkaisun pätevyyttä ja pyritään löytämään suojelun kannalta paras ratkaisu. Lopuksi päätetään tapauskohtaiset toimenpiteet vaikutusten minimoimiseksi (Esim. linjauksen muutos, poikkeamislupa tai kompensaatio).
Projektisihteerin työ
Projektisihteerin työ on pääsääntöisesti paljon pöytäkirjojen kirjoittamista ja kokousten järjestelyä. Useiden pöytäkirjojen kirjoittaminen onkin kehittänyt kykyäni poimia olennaisia asioita nopeatempoisesta keskustelusta, jonka aiheesta ja ammattisanastosta et välttämättä ymmärrä yhtään mitään. Kokouskäytännöt ovat tulleet myös melkoisen tutuiksi. Hankkeen viimeisiin kokouksiin saatiin vielä uusia lisähaasteita, kun isot yleissuunnitelmatyön päätöspalaverit piti koronavirusepidemian takia järjestää etänä.
Mitä opittua olen hyödyntänyt
Vaikka minusta usein tuntuukin, että pelkällä koulupohjalla en osaa vielä juuri mitään, niin en ole voinut olla huomaamatta sitä, miten monipuolinen ja alakohtaisesti yleissivistävä liikennealan koulutus on. Opiskelut ovat antaneet työn aloittamiseen hyvät eväät ja on mukava huomata, miten täysin vieraita asioita tulee loppujen lopuksi melko harvoin vastaan. Tietämystään on helppo lähteä syventämään opiskelun antamien perusteiden päälle. Pelkästään projektisihteerin tehtävissä hyötykäyttöön on saanut laittaa melkein kaiken koulussa oppimansa kuten: rautateistä, palvelumuotoiluajattelusta, hankekokonaisuuksista, ympäristö/melu/tärinä asioista, kaavoitusprosessista, kokousten pitämisestä, projektinjohdosta sekä konsulttimaailmasta tarjouksineen ja sopimuksineen.
Mitä olen oivaltanut
Vuosi sitten koin vielä vastaavanlaiset työtehtävät erittäin epämukavina ja sihteerin tehtävät aiheuttivatkin melkoisesti alussa stressiä. Matkan varrella on kuitenkin ollut mukavaa huomata, kuinka vähän aikaa sitten inhottavista tehtävistä on huomaamatta tullut mukava osa työarkea. Ehkä jonkinlaisena opetuksena voinkin kliseisesti todeta, että uusiin mahdollisuuksiin kannattaa tarttua ennakkoluulottomasti.
Aleksi Hakanpää, opiskelija