Tein työharjoitteluni Puolustusvoimille ja voin jo ensimmäisten viikkojen jälkeen todeta, että se päätös kannatti! Tämä harjoittelu toi niin paljon uutta näkökantaa ja opittuja asioita, että ihan harmittaa sen kestäneen vain 3 kuukautta. Opittavaa on hurjasti, ja jo alusta alkaen minulle oli selvää, että puolustusvoimissa on ihan omat tietyt käyttäytymismallit ja normit. Sen ymmärtää vain siellä olevat työntekijät tai oikeastaan virkamiehet.
Valmius, operointikyky, suorituskyky, tilannetietoisuus, hankkeet, ennakoiva suunnittelu. Siinä muutama sana kuvailemaan toimintaa. Kuulostaa isolta ja alkuun mietinkin, että miten pärjään ja opin, kun tämä maailma tuntuu itselle niin kovin uudelta. En ole ikinä aikaisemmin astunut tämänlaiseen maailmaan.
Taustoistani lyhyesti: olen koulutukseltani restonomi ja sen alan töitä tehnyt yli 15 vuotta. Hotellin vastaanoton vuoropäällikön työtehtävät ja hotellimaailma on minulle tuttu ja turvallinen ympäristö. Matkailu- ja ravintolapalvelualan tunnen kuin omat taskuni. Alanvaihto kiikarissa ja kiinnostukseni rahoitus- ja talousalaa kohtaan saivat minut valitsemaan korkeakoulun harjoittelupaikaksi Puolustusvoimat.
Alkuun pääseminen
Minut otettiin vastaan Puolustusvoimien logistiikkalaitoksen Järjestelmäkeskuksella, jossa tekisin työharjoitteluni. Työpaikka sijaitsee Tampereella, mutta Covid-19 vuoksi harjoittelu toteutettiin etänä erilaisten tietoteknisten ohjelmien sekä Skypen avulla. Ensimmäiset työpäivät olin paikan päällä Tampereella, jossa minulle annettiin tietokone sekä työpuhelin. Niiden käyttöönotto sekä kulkulupien saaminen vei yllättävän paljon aikaa. Paikan päällä pääsin tapaamaan esimieheni sekä muutamat työtoverini. Kaikki suhtautuivat minuun lämmöllä sekä ottivat hyvin vastaan.
Tehtäväni oli olla osa Järjestelmäkeskuksen Hallinto-osaston suunnittelusektoria, joka muun muassa vastaa Järjestelmäkeskuksen toiminnan ja resurssien suunnittelusta sekä seurannasta. Resurssien seurannalla ja raportoinnilla tuotetaan laskelmia ja johtopäätöksiä päätöksenteon tueksi ja on niin ikään johtamiseen liittyvä osakokonaisuus. Toiminnan ja resurssien analysointiin liittyy vahvasti erilaisten taloudellisten tuotteiden laatiminen, mutta se on myös jatkuvaa toimintaa. Jotta olisi mahdollista ennustaa tulevaa ja antaa kehitysehdotuksia, on arvioitava rahoitustilannetta suhteessa toiminnan ja ympäristön tilanteeseen.
Järjestelmäkeskuksessa on useita eri osastoja. Minun vastuualueekseni kohdistui yksi näistä osastoista resurssien suunnittelun sekä seurannan osalta ja minulle määrättiin pääperehdyttäjä, jonka toimintaa seurasin alusta alkaen. Perehdyttäjäni oli hyvin asiantunteva, hänellä oli kyseisessä virassa työkokemuksia kertynyt jo 3 vuotta! Tunsin, että olin päässyt hyvään oppiin.
Valmiusorganisaatio
Alussa työviikkoni kuluivat aika lailla normeja ja toimintakäskyä lukiessa. Materiaalin lukemisen ohessa tuntui, että koko ajan piti kuitenkin olla valmiudessa, koska joku saattoi yhtäkkiä soittaa ja kutsua kokoukseen, josta minulla ei ole harmainta aavistusta, mitä asia koskee tai että olisin kokousta seuratessa ymmärtänyt jotain. Tietotulva oli valtava ja etätyöskentely toi epävarmuuden ja yksinäisyyden tunteen. Kuitenkin viikkojen edetessä huomasin, että en sentään jäänyt yksin vaan perehdyttäjäni oli tukenani. Asiat alkoivat pikkuhiljaa loksahtamaan paikoilleen ja tunsin, että olin oppinut jotain ja hoksasin asioita.
Järjestelmät olivat kaikki minulle uusia. Muistiinpanoja tekemällä ja tiedon omatoimisella sisäistämisellä pääsin alkukankeudesta eteenpäin ja jotkin asiat alkoivat käymään tutuiksi. Voisiko olla, että olin myös liian tiukka ja vaativa itselleni? Ehdottomasti! Sisäinen perfektionisti nosti tässäkin tilanteessa päätään ja välillä unohtui oma roolini: olen harjoittelija! On aivan normaalia, että asiat ovat uusia! Tässä opitaan ja luultavasti virheiden kautta. Miten sitä osaa olla kaikille muille armollinen paitsi loppupeleissä itselleen?
Materiaaleissa vilisi ajatuksia siitä, että on pidettävä yllä valmiutta ja että Puolustusvoimissa kyse on valmiusorganisaatiosta, joka ylläpitää toimintavalmiutensa ja operointikykynsä niin normaali- kuin poikkeusoloissa. Maavoimien komentaja kenraaliluutnantti Petri Hulkko kertoo heidän päätehtävänään olla uskottava maanpuolustaja, joka ennaltaehkäisee maan joutumisen sodankäynnin kohteeksi. Tätä tehdään ylläpitämällä valmiutta ja kouluttautumalla. (Hulkko, P. Maavoimat 466 vuotta!) Harjoitteluni myötä ymmärsin, miten Puolustusvoimien eri organisaatiot vaikuttavat toisiinsa ja yhtä lailla kaikkia tarvitaan.
Työtehtävät
Alun työtehtäviini kuuluivat avustavat työtehtävät ja tiedon sisäistäminen. Sain perehdytyssuunnitelman, johon oli listattu kaikki asiat, mitkä minun tulee oppia harjoitteluni aikana. Perehdytystä piti itse pyytää nimetyiltä perehdyttäjiltä ja itse olla aktiivinen. Pikkuhiljaa pääsin käyttämään erilaisia järjestelmiä, kuten toiminnanohjausjärjestelmä, asianhallintajärjestelmä, rahoituksen suunnittelu- ja seurantajärjestelmä sekä työajanseurantajärjestelmä.
Opin määrärahan siirtämistä, sidontojen muokkausta, menosuunnittelun kehysten päivittämistä seuraaville vuosille ja miinusmyöntöjen korjausta. Osallistuin sektorin viikkopalaverikokouksiin, joissa käytiin läpi jokaisen tiimin jäsenen työkuormaa ja työtehtäviä. Sain turvakoulutuksen sekä perehdytyksen tietoturvallisuudesta.
Menotarvesuunnittelua eli tarpeen ja suunnitellun rahoituksen analyysiä pääsin harjoittelemaan esimiehen ohjeistamana. Kaikenlaisille organisaatioille, hankkeille ja projekteille on tehty omat menotarvesuunnitelmansa. Minun tuli tarkistaa, onko suunnitelmat tehty teknisesti oikein sekä korjata virheet ja täydentää ilmiselvät puutteet.
PVSAP-järjestelmää käytin erityisen paljon. Järjestelmässä on ajantasaiset tiedot määrärahoista sekä niiden käytöstä. Uuden järjestelmän oppiminen oli aluksi hankalaa, mutta kun ymmärsin paremmin, miksi tietyt vaiheet tehtiin, niin järjestelmän käyttäminenkin helpottui. Qlickview toimii PVSAP-järjestelmän täydentäjänä sekä tukena ja se tuottaa tehokkaasti ja nopeasti tietoa osastojen rahoitustilanteesta. Vertailut eri vuosien välillä on mahdollista ja siellä pystyy tuottamaan yksityiskohtaista tietoa.
Jos aikaisemmissa työpaikoissani olen ajatellut, että onpa ensimmäisten viikkojen aikana tullut paljon tietoa, niin en edes olisi osannut kuvitella mikä määrä Puolustusvoimilla on. Luin esimerkiksi Järjestelmäkeskuksen toimintakäskyä ja työjärjestystä, johon oli kirjattu keskuksen keskeiset työtehtävät ja vastuut. Opin, että Järjestelmäkeskus on Puolustusvoimien materiaalin omistaja sekä järjestelmävastuullinen. Se vastaa Puolustusvoimien teknisten järjestelmien ja tietoteknisten palveluiden ylläpidosta. Järjestelmäkeskus myös vastaa poikkeusolojen toimintavalmiudestaan ja operatiivisen toiminnan suunnittelusta kaikissa valmiustiloissa.
Raportointi
Luin myös eri tuotteista ja missä vaiheessa kalenterivuotta niitä tuotetaan. Opettelin tuntemaan eri rahastot ja rahastoylätasot, kuten toimintameno tai tilausvaltuus sekä mistä tunnistaa uuden ja vanhan rahan. Tärkeää on tietää , mihin tarkoitukseen tiettyä rahaa voi käyttää ja mihin hankkeisiin tai projekteihin se soveltuu. Keskeisimpiä seurantaprosessin tuotteita ovat vuosiraportti, tulosraportti sekä kvartaaliraportit.
Osallistuin TURA:n eli tulosraportin tekovaiheeseen. Vertailin toteutunutta rahoituksen myöntöä kumulatiiviseen suunnitelmaan. Vertailin myös edellisen vuoden toteumaa tähän vuoteen. Tulosraportti tehdään keskellä vuotta ja siinä katsotaan, miten alkuvuosi on mennyt sekä miten loppuvuosi tulee menemään. Tulosraporttiin tulee kirjata menneiden kuukausien rahoituspoikkeamat.
Asiakirjan ja asiakirjakortin teko tuntui työläältä ja vaikealta ymmärtää. Niin monta eri vaihetta sekä hierarkian tunteminen oli avainasemassa. Tuntuu, että tämä on Puolustusvoimilla aika isossakin roolissa. Jopa luomaani asiakirjaan tuli kirjoittaa tittelini eli korkein mahdollinen koulutukseni. Asiakirjojen turvallisuusluokittelusta on myös kerrottu tarkkaan erillisessä koulutuksessa. Asiakirjat luokitellaan julkisiin sekä salassa pidettäviin asiakirjoihin ja tietoihin. Salassa pidettävät asiakirjat on myös erikseen vielä luokiteltu sen mukaan miten salaisia ne ovat ja kuka niitä saa käsitellä.
Tavoitteet sekä lopputulos
Riittämättömyyden tunne valtasi minut aika ajoin, koska olen tottunut olemaan se, jolta kysytään ja jolla on eniten työkokemusta. Nyt minun piti aloittaa alusta ja todeta että tämä ei tule olemaan helppoa.
Tavoitteena minulla oli ehdottomasti alanvaihto. Opinnot ovat edesauttaneet minua löytämään oman alan ja työharjoittelun myötä halusin saada jalkaa oven väliin. Entisenä vuorotyöläisenä kotoa käsin työskentely tuntui mahtavalta ja vapauttavalta. Harjoittelussani opin paljon uutta ja tiedonjano on edelleen valtava. Vaikka harjoittelu oli vaikea, niin tunnen että tämänlaista työtä haluan tehdä jatkossakin. Haastavaa ja merkityksellistä.
Tämä korkeakouluharjoittelu on ollut oiva tilaisuus minulle kokeilla täysin uudella alalla työskentelyä ja huomata, miten paljon se antaa minulle. Pystyn vielä tässä vaiheessa elämääni oppimaan uutta ja saamaan onnistumisen tunteita uudessa työssä. Ahkeruus palkittiin ja motivaatiolla pääsin pitkälle. Alanvaihto toteutui.
Lähteet:
Hulkko, Petri. Kenraaliluutnantti. Maavoimien komentajan blogi. Maavoimat 466 vuotta! https://maavoimat.fi/komentajan-blogi/-/blogs/maavoimat-466-vuotta-
Kirjoittaja: Noora Heino
Kirjoittajan LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/noora-heino-63564437
