Johtamisen ja organisaatiokehittämisen opinnoissa perehdytys on yksi eniten huomiota saavista teemoista, joihin opiskelijat keskittyvät. Harmillisen usein perehdytys nähdään vain mekaanisena organisaatiolähtöisenä prosessina, jonka kautta uusi työntekijä tutustutetaan organisaation prosesseihin. Työntekijäkokemus ja sieltä johdettu onboarding ovat kuitenkin muovaamassa perehdytyksestä kokonaisvaltaisempaa ja työntekijälähtöisempää. Tässä tekstissä tutustutaan perehdytyksen ja onboardingin eroihin sekä siihen, miten onboardingin laajemman lähtöasetelman kautta työntekijän polku pyritään vaiheittain rakentamaan.
HAMKissa perehdyttämiseen ja henkilöstöjohtamisen muihin prosesseihin pureudutaan liiketalouden koulutusohjelman henkilöstöjohtamisen moduulissa, jossa opiskelijat tutustuvat henkilöstöjohtamisen teoriaan ja yhdistävät sen valitsemaansa yritysesimerkkiin. Perehdyttäminen sekä työntekijäkokemus ovat olleet opiskelijoiden suosimina aiheina jo pidempään, mutta onboarding on saapunut opintojen sisältöihin vasta lähivuosien aikana
Perehdytys ja onboarding
Perehdytyksen ideana on auttaa uusi työntekijä sisälle organisaation toimintatapoihin. Perehdyttämisestä vastaa esimies, joka voi tarvittaessa delegoida prosessiin liittyviä tehtäviä esimerkiksi muille työntekijöille. Perehdyttämistä varten on hyvä olla olemassa perehdytyssuunnitelma, johon voi tukeutua tarvittaessa. Huolellisella perehdyttämisellä varmistetaan esimerkiksi, että työntekijälle syntyy positiivinen mielikuva organisaatiosta, hän toimii organisaation tavoitteiden mukaisesti ja tuntee olonsa tervetulleeksi työyhteisöön. (Surakka ja Laine, 2013, s. 152–155.)
Carlos ja Murallesin mukaan perehdyttämisestä puhuttaessa on hyvä ymmärtää termejä orientation (orientaatio) ja onboarding. Orientaatioilla tarkoitetaan perinteisiä perehdyttämisen osa-alueita, kuten työntekijän vastuiden ja velvollisuuksien läpikäyntiä. Onboardingilla puolestaan tarkoitetaan laajempaa perehdyttämisen kokonaisuutta, jossa työntekijää ei tutustuteta vain omaan työtehtävään, vaan myös työyhteisöön ja -kulttuuriin erilaisten sosiaalistamisen keinoin. Näin työntekijä luo paremman yhteyden organisaatioon heti alusta lähtien. Esimerkkinä tällaisesta toiminnasta on mentorointiohjelmat.
Alla olevassa kuviossa on esitetty yksinkertainen malli onboarding-prosessista. Onboarding voidaan nähdä tunnetasoisena prosessina, jossa työntekijä aloittaa uudessa organisaatiossa, pääsee sisälle omaan työhönsä ja tutustuu kollegoihin erilaisten tunteiden sävyttämien vaiheiden kautta. Lopulta työntekijä tuntee olevansa osa työyhteisöä ja kuuluvansa joukkoon. (Harpelund ja muut, 2019, s. 50–51) Perehdyttävän esimiehen tulisikin ottaa huomioon käytännön työtehtävien ja järjestelmien käytön opettamisen lisäksi, millaisia tunteita perehdytysprosessiin kuuluu. Kun työntekijä tuntee olevansa aidosti osa työyhteisöä, luottamus työnantajaa kohtaan kasvaa ja sitoutuminen pitkäaikaisempaankin työsuhteeseen mahdollistetaan.
Työntekijäkokemuksen merkitys perehdytyksessä
Puhuttaessa organisaatiokulttuureista nousee esille usein termi työntekijäkokemus. Kokemuksellisuutta rakennetaan työn tekemisen uusien mallien, etätyön ja työhön liittyvien etuuksien kautta, mutta varsinaiseen kulttuuriin liittyy vahvasti myös vuorovaikutus työntekijöiden kesken. Uuden työntekijän saapuessa ensimmäistä kertaa uudelle työpaikalle, on ihmisten välinen vuorovaikutus merkityksellistä. Onboarding ottaa perehdytystä laajemmin kantaa siihen, kuinka uuden työntekijän stressiä uuden position aloittamisessa voidaan lieventää ja kokemuksellisuutta luoda jo ennen työpisteelle saapumista, mistä perehdytysprosessien usein koetaan vasta alkavan.
Työntekijäkokemuksen luominen onboardingin kautta on systemaattinen prosessi, jonka näkyvät vaiheet uusi työntekijä aistii siitä hetkestä lähtien, kun hän on ottanut uuden työpaikan vastaan. Ihmislähtöisesti suunniteltua onboarding-prosessia voidaan verrata palvelumuotoiluun siinä, että taustalla toimii suunnitelma, jonka kohtaamispisteet työntekijä näkee ja kokee, vaikkei välttämättä tunnistaisi operatiivisen puolen toiminnallisuuksia. Perehdytykseen ja onboardingiin liittyvien prosessien kehittämisessä on tärkeää rakentaa ne vastaamaan yrityksen tai organisaation kulttuuria, jotta eri prosessien välille ei synny tarpeettomia ristiriitoja.
Kirjoittajat:
Jukka Raitanen, liiketalouden lehtori
Risto Järvinen, liiketalouden lehtori
Lähteet:
Harpelund, C., Højberg, M. & Nielsen, K. (2019). Onboarding: getting new hires off to a flying start. Emerald Publishing: https://hamk.finna.fi/Record/vanaicat.134152 (noudettu 6.9.2022)
Surakka, T. & Laine, N. (2013). Käsikirja ammattimaiseen esimiestyöhön. Taurus Media.
