Excelin osaaminen on tärkeä taito kaikenlaisissa toimistotöissä. Oli kyse sitten asiakastietojen, talouden tunnuslukujen tai isompien tietomassojen käsittelystä, Excel on yksi toimistotyöntekijän parhaista ystävistä. Etelä-Hämeen Osuuspankin back-office-tiimi halusi kuluvan kevään aikana päivittää Excel-osaamistaan ja kysyi apua Hämeen ammattikorkeakoululta. Liiketalouden lehtorit Sanna Kuisma ja Risto Järvinen tarttuivat haasteeseen ja kävivät pitämässä iltapäivän mittaisen Excel-koulutuksen osuuspankkilaisille ennen hiihtolomille lähtöä. Koulutukseen osallistui yhteensä 15 finanssialan ammattilaista.
Käytännön vinkkejä Excelin päivittäiseen käyttöön
Hämeen ammattikorkeakoulun (HAMK) liiketalouden lehtorien Sanna Kuisman ja Risto Järvisen pitämässä koulutuksessa lähdettiin liikkeelle Excelin perusteista. Aluksi harjoiteltiin laskemista kaavojen avulla, solujen välistä viittaamista, erilaisten funktioiden käyttöä sekä taulukoiden tekoa ja muotoilua. Lopuksi harjoiteltiin yksityiskohtaisemmin suurempien taulukoiden käyttöä, suodatustoimintoja ja kaavioiden tekoa. Haastavimmat funktiot ja niiden soveltaminen päätettiin yhteistuumin jättää seuraavalle koulutuskerralle.
Koulutuksen aikana käydyn keskustelun perusteella tultiin siihen lopputulokseen, että pankkityössä joutuu aika ajoin käsittelemään isojakin Excel-tiedostoja ja tunnistamaan sieltä olennaisimman tiedon. Vaikka tiedostot tulevatkin ”valmiiksi siivottuina” back-office-ammattilaisten käyttöön, on tietoa silti jatkokäsiteltävä vielä monin eri tavoin omalla työpöydällä. Etsi ja korvaa -toiminto nousi yhdeksi kiinnostavimmista ja hyödyllisimmistä koulutuksen aiheista. Toiminnon avulla löytää etsimänsä helposti ja korjaa toistuvat virheet tehokkaasti koko taulukosta.
Excel on yksi tradenomin tärkeimmistä työkaluista
Liiketalouden koulutuksessa tradenomiopiskelijat oppivat käyttämään Exceliä heti ensimmäisistä opintojaksoista lähtien. Excelin perusteita käydään ensimmäisen kerran läpi mm. ensimmäisen lukuvuoden digistartti ja talousmatematiikka -kursseilla. Excelin käyttö tulee tutuksi erityisesti taloushallinnon opinnoissa, sillä monet harjoitustehtävät on rakennettu juuri Exceliä hyödyntäen. Esimerkiksi kirjanpidon perusteita opeteltaessa kaikki tehtävät tehdään Excel-pohjalle rakennetuilla tiliristikoilla ja opiskelijoita kannustetaan vahvasti Excelin käyttöön opintojen eri vaiheissa.
Ensimmäisen vuoden tradenomiopiskelijoiden Excel-koulutusmateriaali toimi Osuuspankille järjestetyn koulutuksen pohjana. Kaikki koulutukseen osallistuneet käyttivät samaa Excel-pohjaa ja harjoittelivat opettajien johdolla käyttämään eri toimintoja. Aineisto myös jäi opiskelijoiden käyttöön koulutuksen jälkeen. Etelä-Hämeen Osuuspankin palvelupäällikkö Tiia Brusin antoi palautetta koulutuksestamme:
“Koulutuksesta oli meille paljon hyötyä. Excelin peruskäytön kertaus oli arvokasta, sillä kouluajoista ja Excelin syvällisestä käytöstä on jo aikaa. Tehtäväpohja oli loistava! Kaikilla koulutukseen osallistuneilla oli sama materiaali, jota työstettiin ja johon pystyi tekemään itselleen muistiinpanoja. Tähän materiaaliin tullaan varmasti palaamaan tosi paikan tullen.”
Kirjoittajat:
Risto Järvinen, liiketalouden lehtori, HAMK
Sanna Kuisma, liiketalouden lehtori, HAMK
