Tässä artikkelissa kerromme lyhyesti, miten Microsoft Bookings tuo tolkkua arjen varausrumbaan HAMKin kirjastossa, jossa ohjaavat tietoasiantuntijat hyödyntävät työkalua tiedonhaun verkko-ohjausaikojen varaamiseen.
Tiedonhaun ohjaus on varsinaista tiedonhankinnan opetusta ja omatoimista opiskelua täydentävä kirjaston palvelu, jonka tavoitteena on tukea itsenäistä tiedonhankintaa ja ohjata opiskelija luotettavan tiedon lähteille. Toivomme, että ohjaus edistää opintojen etenemistä ja vaikkapa opinnäytetyön valmistumista. Eikä haittaa, jos opiskelijan arvosanat kohenevat ja hän saa arvokkaita tiedonhankinnan taitoja käyttöönsä työelämään.
Aiemmin järjestimme yleisiä tiedonhaun työpajoja, jonne ilmoittauduttiin etukäteen. Ilmoittautumisista huolimatta työpajaan ei välttämättä saapunut ketään paikalle. Niin ohjaaja kuin ohjattavat kokivat joskus epämukavaksi sen, että avoimiin pajoihin saattoi tulla useita eri opiskelijoita, joilla kaikilla oli omat tiedontarpeensa. Tällöin oli vaara, että ohjaustapahtuma hajoaa liikaa, eikä varatussa ajassa ehditä käsitellä kaikkien kysymyksiä tasapuolisesti. Joillakin ohjattavilla oli myös sensitiivisiä tiedonhankinnan aiheita, joita he eivät mielellään olisi halunneet jakaa muiden kuin ohjaajan kanssa.
Ilmoittautumiskäytäntö lomakkeella, s-postilla tai livenä kampuksella koettiin kömpelöksi ja edestakaiset varauksiin liittyvät sähköpostiviestit koettiin työläinä. Olimme pitkään jo haaveilleet ”kampaamo-tyyppisestä” ajanvarauksesta, ja kun poikkeusaika vielä normalisoi etäohjauksen, oli aika uudistaa ohjauskonseptiamme vastaamaan muuttunutta kysyntää, ja totesimme Bookingsin mahdollistavan sen.
Saatuamme käyttöluvan ja käyttöoikeuden it-väeltä otimme palvelun käyttöön. Sen kummemmin manuaaleja lukematta rakensimme varauskalenterin ensimmäisen version, jota olemme sittemmin tässä matkan varrella kehittäneet ”learning by doing mistakes”- mallia hyödyntäen.
Tällä hetkellä meillä on käytössä tiedonhaun ohjaus -ajanvarauskalenteri, jota hyödyntävät kaksi tietoasiantuntijaa. Linkki kalenteriin löytyy kirjaston verkkosivuilta, s-postin allekirjoituksesta ja lisäksi markkinoimme sitä opetustilanteissa.
Miten se toimii?
Varaaja voi valita haluamansa palvelun, ajankohdan- ja tekijän, jonka jälkeen varaus luo automaattisesti kokouslinkin. Varaaja voi helposti itse muokata ja peruuttaa varauksen halutessaan. Bookings myös muistuttaa automaattisesti varaajaa ennen istuntoa.
Bookingsin myötä edestakaiset varauksiin liittyvät sähköpostiviestit varaajan kanssa ovat jääneet historiaan, sillä Bookingsin kautta tulleet ajanvaraukset synkronoituvat reaaliaikaisesti omiin kalentereihimme. Admin voi varauksen alkuun ja loppuun määritellä haluamansa siirtymäajan, joten istuntojen väliin jää ”toipumisaikaa”.
Varauksista jää automaattisesti omaan kalenteriin merkintä ja varaukset muodostavat myös palvelupyynnön Service deskiin, mikä helpottaa tilastointia ja mahdollistaa varausten siirron toiselle henkilölle esim. sairastapauksissa.
Mitä kiitämme?
-Varaaja voi käyttää mitä tahansa sähköpostia, ei tarvitse olla amk:n
-Soveltuu niin opiskelijoiden kuin henkilökunnan varauksiin
-Tietoturva on kunnossa, sillä Microsoft noudattaa GDPR:ää ja ISO/IEC 27018:aa.
-Emme ole kokeneet tai kuulleet teknisistä ongelmista varaamisessa, joten palvelu lienee toiminnallisesti suhteellisen vakaa ja luotettava
Miten toimimme?
Meillä ei ole käytössä kiinteitä ohjauspäiviä tai -aikoja, vaan kaikki avoimet ajat käyvät ohjaukseenkin, joten on tärkeää pitää oma kalenteri ajan tasalla ja muistaa merkata ajoissa kalenteriin pakolliset menot. ’Varattu’-, ’poissa’- ja ’alustava’-tilat estävät Bookings-varaamisen.
Jotta ohjaus onnistuisi parhaalla mahdollisella tavalla, niin ohjaajan on syytä saada jo ilmoittautumisvaiheessa tietoa siitä, millaisesta tiedontarpeesta on kyse. Joten ilmoittautumislomakkeen tiedontarvetta kuvaava kohta kannattaa asettaa pakolliseksi.
Osa opettajista saattaa tarjota ohjausta myös niin sanotun virastotyöajan ulkopuolella, ja siksi opiskelijatkin saattavat toivoa ohjaukseen ilta-aikoja. Jos ohjaaja kuitenkin noudattaa esimerkiksi työaikaa klo 8.00–15.45, niin hänen kannattaa kirjata omaan kalenteriinsa kaikki mainitun ajan ulkopuolinen aika varatuksi, jotta välttyy ohjauspyynnöiltä, jotka kohdistuvat vaikkapa aikoihin kello 19.30 tai 6.00. Esimerkkitapauksessa siis aika klo 8.00–15.45 on varattavissa, mikäli vapaita aikoja on, ja klo 15.45 – seuraavan päivän klo 8.00 taas ei ole varattavissa. Mainittakoon, että HAMKin kirjasto pyrkii toki ohjauksessa ottamaan huomioon ohjattavan toiveet, eli ohjausaikoja saa tarvittaessa ilta-aikaankin.
Jos henkilökohtaisten ohjausten määrä alkaa kasvaa liikaa, katsomme tilannetta uudelleen ja pohdimme käytön rajoittamista esim. lisäämällä (pienryhmä)opetusta ym. ja määrittämällä ohjausajoille tietyt vuorokaudet ja kellonajat. Toistaiseksi kokemus on kuitenkin osoittanut, että ohjaukseen tulevat opiskelijat ovat jo omatoimisesti tutustuneet ohjeisiin ja materiaaleihin ja yleensä kyse on jokin omaan työhön liittyvä erityiskysymys, jonka ratkaisemiseen aikataulutettu luento tai valmis oppimateriaali ei ole ratkaisu.
Teksti: Eerika Kiuru & Kari Mikkonen
Kuva palvelusta Pexels, kuvaaja Bich Tran
