HAMKin kirjastossa hyödynnetään viestinnän tukena viestinnän vuosikelloa. Vuosikellosta löytyvät kuukausittain vaihtuvat yhteiset viestintäteemat lukuvuoden ajan (elokuusta toukokuuhun). Vuosikellon sisältö jakautuu erilaisiin tehtävänantoihin tiimeittäin ja sen avulla seurataan myös mihin viestinnän kanaviin ne julkaistaan viikoittain.
Viestinnän vuosikello on auttanut viestinnän suunnittelua eri kanaviin ja jäsentänyt kirjaston viestintäryhmän julkaisutahtia – tiedotusta on ollut helpompi suunnitella valmiin rungon avulla. Kunkin kuukauden viestintäteema on lisäksi yhdistänyt tiimien toimintaa tuoden erilaisia näkökulmia esiin. Kirjaston viestintä sijoittuu Yammeriin, uutispalstalle, blogiin, Facebookiin sekä Instagramiin.
Esimerkiksi syyskuun teema opiskelutaidot sisälsi aineistovinkkausta ja kirjanäyttelypostauksia someen opiskelu- ja elämäntaito-oppaista, tiedotusta lukukoiratoiminnasta, HAMKin opintopsykologin haastattelun kirjaston blogiin sekä jutun Avoimuuden asialla -blogiin siitä, miten avoimuus näyttäytyy osana opintoja.
Kokemuksia ja vinkkejä toimivan viestinnän vuosikellon laadinnasta
Viestinnän vuosikellon suunnittelu polkaistiin kunnolla käyntiin viime kesänä päivän kestäneessä suunnittelupalaverissa. Paikalla oli kirjaston eri tiimeistä vähintään yksi edustaja ja viestintäryhmäläiset. Valitsimme kuukausittaiset viestintäteemat ja teemojen ideointia ohjasivat HAMKin tulevat tapahtumat, tulevat ajankohtaiset asiat (opetusperiodien ruuhkahuiput, lomat, uusien ja valmistuvien opiskelijoiden tiedotus) sekä juhla- ja teemapäivät.
Jokainen tiimiläinen ideoi palaverin aikana yhdessä keskustellen viestintätehtäviä, joita tiimi olisi valmis toteuttamaan kunkin kuukauden aikana. Lisäksi huomioitiin, mihin viestinnän kanaviin viestintää tulisi sijoittaa, jotta viestintä jakautuisi tasaisesti eri kanaviin. Tämän myötä Instagram-, Facebook- ja blogijulkaisemista saatiin aktivoitua ja visuaalisessa viestinnässä päätettiin tuoda esiin kaikkien kampuskirjastojen toimintaa valokuvaamalla kirjanäyttelyitä.
Suunnittelupalaverin aikana fläppitaululle kirjoitetut ideat listattiin Word-tiedostoon kunkin kuukauden viestintäteemaotsikon alle. Kokouksen muistiosta laadittiin Powerpoint-esitys, joka esiteltiin yhteisesti kirjaston henkilöstön kuukausikokouksessa. Siten kaikkien oli mahdollista esittää viestintään täydennyksiä ja kommentteja.
Viestinnän vuosikellon seurannan helpottamiseksi vuosikello tuotettiin myös Excel-taulukoksi viestintäryhmän Teamsiin ja sen runko jaettiin kahdelle välilehdelle (syksy 2018 ja kevät 2019). Vuosikelloon pystyy päivittämään kunkin kuukauden teeman alle 1) julkaisevan tiimin ja julkaisun aiheen 2) julkaisijan nimen 3) missä kanavissa julkaistaan ja 4) milloin julkaistaan (viikko tai tarkka päivämäärä).
On hyvä huomioida, että joskus viestinnän suunnitelmat muuttuvat esim. kiireen vuoksi ja silloin vuosikelloon voi kirjata viestinnän tehtävän kohdalle, että siirretään seuraavan viikon/kuukauden viestintään tai vaikka kokonaan seuraavalle lukukaudelle. Siirtyneisiin tehtäviin voi varata myös oman työstöviikon hiljaisempaan ajankohtaan. Kirjastossa viestinnän vuosikellosta on muistuteltu tiimien kokouksissa, mutta myös aktiivisten viestintäryhmäläisten toimesta – yhdessä suunnitellen asiat on myös saatu edistymään.
Päätimme, että kesäkuun aikana laaditaan jälleen yhteistuumin uusi viestinnän vuosikello, joka otetaan käyttöön lomilta paluun jälkeen elokuussa. Suosittelemme kokeilemaan viestinnän vuosikelloa – se on antoisaa ja palkitsevaa, vaikka aluksi voi tuntua työläältä suunnitella koko vuosi etukäteen. Ensimmäisiin suunnittelupalavereihin kannattaakin todella varata aikaa ja voimme luvata, että kun palaveri saadaan käyntiin – ideoista ei todellakaan ole pulaa! Ideoinnin jälkeen onkin hyvä palata hieman maan pinnalle, mitä kaikkea ehditään viestinnän osalta tekemään. Kerättyjä ideoita ei kuitenkaan kannata jättää kirjaamatta, vaan pistää säilöön tulevan varalle.
Kuvassa viestinnän vuosikellon visualisointi PowerPointin SmartArt-työkalulla. Valmiita vuosikello-ohjelmistoja ja pohjia on tarjolla, kun googlaa esimerkiksi Plandisc tai vuosikello.
Erika Kallinen