Mets\u00e4urakoinnissa k\u00e4sitell\u00e4\u00e4n henkil\u00f6tietoa, esimerkiksi mets\u00e4nomistajaan, henkil\u00f6st\u00f6\u00f6n, asiakkaaseen liittyv\u00e4\u00e4. Tietojen k\u00e4sittelyyn on tullut uusia s\u00e4\u00e4nn\u00f6ksi\u00e4. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) soveltaminen alkoi 25.5.2018. Euroopan unionin alueella toimivien yritysten tulee huolehtia, ett\u00e4 niiden k\u00e4sittelemien henkil\u00f6tietojen tietosuoja on asetuksen vaatimalla tasolla. Jatkossa yritysten pit\u00e4\u00e4 mm. pysty\u00e4 osoittamaan, ett\u00e4 heill\u00e4 on oikeus ker\u00e4t\u00e4 henkil\u00f6tietoja ja ett\u00e4 tietoja k\u00e4sitell\u00e4\u00e4n huolellisesti tietosuojasta huolehtien. Yrityksill\u00e4 on my\u00f6s velvollisuus pyydett\u00e4ess\u00e4 antaa rekister\u00f6idylle henkil\u00f6lle h\u00e4nen tietonsa ja vaadittaessa poistaa esimerkiksi asiakkaan tiedot.<\/p>\n
K\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 kaikissa yrityksiss\u00e4 k\u00e4sitell\u00e4\u00e4n tietosuoja-asetuksen mukaisia henkil\u00f6tietoja. Ne voivat olla esimerkiksi omien ty\u00f6ntekij\u00f6iden, mets\u00e4nomistaja-asiakkaan tai yhteisty\u00f6kumppanin taikka t\u00e4m\u00e4n henkil\u00f6st\u00f6n yhteystietoja. Asetuksessa mainittujen velvoitteiden hoitamiseksi yrityksess\u00e4 on hyv\u00e4 viisi askelta kohti hyv\u00e4\u00e4 tietosuojaa:<\/p>\n
1) Selvit\u00e4 nykytila
\nNykytilan selvitt\u00e4misen tarkoitus on selvitt\u00e4\u00e4, mit\u00e4 henkil\u00f6tietoja yrityksess\u00e4 k\u00e4sitell\u00e4\u00e4n, miksi niit\u00e4 k\u00e4sitell\u00e4\u00e4n, kuka k\u00e4sittelee, miten tietosuoja on hoidettu. Henkil\u00f6tietoja ovat niin omaan henkil\u00f6st\u00f6\u00f6n kuin asiakkaisiin ja maanomistajiin liittyv\u00e4t tiedot. Tietoja voi olla paperisina, s\u00e4hk\u00f6isin\u00e4 tiedostoina tai esimerkiksi ty\u00f6h\u00f6n liittyviss\u00e4 urakanantajalta saaduissa tiedoissa. K\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 l\u00e4hes kaikki ty\u00f6ntekij\u00e4t k\u00e4sittelev\u00e4t jossakin t\u00f6idens\u00e4 vaiheessa henkil\u00f6tietoja.<\/p>\n
Oleellista on tunnistaa yrityksen rooli henkil\u00f6tiedon suhteen. Yritys voi olla henkil\u00f6rekisterin pit\u00e4j\u00e4 esim. oman henkil\u00f6st\u00f6n tietojen osalta. Ja yritys on henkil\u00f6tietojen k\u00e4sittelij\u00e4 esimerkiksi, kun se saa muilta yrityksilt\u00e4 urakointia varten tietoja, jotka voivat sis\u00e4lt\u00e4\u00e4 esim. maanomistajien henkil\u00f6tietoja. Vaatimukset ja etenkin vastuut ovat jossain m\u00e4\u00e4rin erilaiset eri rooleissa toimiessa. Rekisterinpit\u00e4j\u00e4 on vastuussa tietojensa k\u00e4sittelyst\u00e4 kaikissa vaiheissa, ja sen tulee varmistua, ett\u00e4 my\u00f6s henkil\u00f6tietojen k\u00e4sittelij\u00f6iden tietosuoja- ja turva on vaaditulla tasolla.<\/p>\n
2) M\u00e4\u00e4rit\u00e4 tarpeelliset henkil\u00f6tiedot
\nHenkil\u00f6tietoa saa ker\u00e4t\u00e4 ja s\u00e4ilytt\u00e4\u00e4 vain, jos se on tarpeellista toiminnan kannalta eli sille on oltava oikeusperuste. Peruste muodostuu esim. henkil\u00f6n antamalla suostumuksella, urakointisopimuksen mukaisten velvollisuuksien hoidon my\u00f6t\u00e4 tai asiakkuuden my\u00f6t\u00e4. Sellaiset henkil\u00f6tiedot, joiden s\u00e4ilytt\u00e4miselle ei ole hyv\u00e4ksytt\u00e4v\u00e4\u00e4 perustetta, on poistettava rekistereist\u00e4. M\u00e4\u00e4rittele mahdollisuuksien mukaan my\u00f6s enimm\u00e4iss\u00e4ilytysaika kaikelle s\u00e4ilytett\u00e4v\u00e4lle tiedolle. Kun henkil\u00f6tiedon tarve poistuu, tiedot pit\u00e4isi poistaa reksitereist\u00e4 tai muuttaa tunnistamattomaksi<\/p>\n
3) Arvioi henkil\u00f6tietojen k\u00e4sittelyn riskit
\nHenkil\u00f6tietojen rekister\u00f6inti ja k\u00e4sittely sis\u00e4lt\u00e4\u00e4 riskin tietojen h\u00e4vi\u00e4misest\u00e4, muuttumisesta, tai joutumisesta ei-toivottuun paikkaan. T\u00e4st\u00e4 voi synty\u00e4 riski henkil\u00f6n oikeuksille tai vapauksille, esimerkiksi yksityisten tietojen menetys tai jopa identiteettivarkaus. Yrityksen rekister\u00f6imien taikka k\u00e4sittelemiin henkil\u00f6tietoihin liittyv\u00e4t riskit on kartoitettava, kuvattava ja arvioitava. Yrityksen on itse m\u00e4\u00e4ritelt\u00e4v\u00e4 aiheutuva riski sek\u00e4 arvioitava, mik\u00e4 on riskin toteutumisen mahdollinen seuraus ja mik\u00e4 on riskin toteutumisen todenn\u00e4k\u00f6isyys.<\/p>\n
4) Hoida tietojen suojaus
\nHenkil\u00f6tiedot on suojattava. Tietoja suojaavat toimet toteutetaan suhteessa rekister\u00f6it\u00e4v\u00e4n tai k\u00e4sitelt\u00e4v\u00e4n henkil\u00f6n oikeuksille ja vapauksille aiheutuvaan riskiin. Mik\u00e4li riski on pieni, tarvitaan v\u00e4h\u00e4isempi\u00e4 tietoturvatoimenpiteit\u00e4 kuin vakaviin seuraksiin johtavien tietojen levi\u00e4misen est\u00e4misess\u00e4. Esimerkiksi henkil\u00f6tunnusta on suojattava tiukemmin toimin, kuin puhelinnumeroa. Tietosuojaa yll\u00e4pit\u00e4vi\u00e4 toimia ovat esimerkiksi suppea k\u00e4sittelij\u00e4joukko, tietoj\u00e4rjestelmien tietoturva ja tietojen salaus, tekniset rajoitukset tietoon k\u00e4siksi p\u00e4\u00e4sylle. Merkitt\u00e4v\u00e4 tietosuojan varmistamisen keino on henkil\u00f6st\u00f6n koulutus ja heille annetut ohjeet ja m\u00e4\u00e4r\u00e4ykset.<\/p>\n
5) Dokumentoi, huolehdi osaamisesta ja kykene osoittamaan henkil\u00f6tietojen hallinta<\/p>\n
Yrityksell\u00e4 on oltava kyky osoittaa noudattavansa s\u00e4\u00e4d\u00e4nt\u00f6\u00e4 my\u00f6s k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4. T\u00e4t\u00e4 kutsutaan asetuksessa osoitusvelvollisuudeksi. T\u00e4m\u00e4 tapahtuu k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 dokumentoimalla edell\u00e4 kuvatut asiat ja toimimalla kuvatulla tavalla.<\/p>\n
Koneyritt\u00e4jien liiton ja Mets\u00e4teho Oy:n ovat tehneet yhteisty\u00f6ss\u00e4 tietosuoja-asetuksen velvoitteiden hoitamista k\u00e4sittelev\u00e4n oppaan ja, dokumentointity\u00f6kalun sek\u00e4 sopimusmallin, jolla yritykset sopivat tietosuojan ehdoista tilanteessa, jossa yritys luovuttaa hallussaan olevia henkil\u00f6tietoja toisen yrityksen k\u00e4sitelt\u00e4v\u00e4ksi (esim. p\u00e4\u00e4urakoitsija antaa mets\u00e4nomistajaa koskevaa tietoa aliurakoitsijan k\u00e4sitelt\u00e4v\u00e4ksi urakan suorittamiseksi). Materiaalin tarkoitus on auttaa mets\u00e4kone- ja mets\u00e4palveluyrityksi\u00e4 sek\u00e4 muita alan yrityksi\u00e4 tietosuoja-asetuksen soveltamisessa ja tietosuojan saamisessa vaaditulle tasolle. Materiaalia l\u00f6ytyv\u00e4t Puunhuolto.fi-sivustolta, http:\/\/puuhuolto.fi\/tietosuoja\/.<\/p>\n