Kaikki, mitä tarvitsee tietää hyvästä kokouksesta

‘Kokouksen tarkoitus on synnyttää parempia ideoita tai päätöksiä kuin yksin työskennellessä’
‘Kokouksia voisi kutsua workshopeiksi eli työpajoiksi. Tämä osoittaa, että siellä työskennellään ja saadaan jotain aikaiseksi’ -> Aktiivinen osallistuminen
‘Ihminen jaksaa kuunnella puhetta keskimäärin 7 minuuttia kerrallaan’

Videoita virikkeeksi

Jos et halua lukea allaolevaa listaa erilaisista asioista, niin klikkaa kuvaa, saat visuaalisen kiteytyksen.

Kuva hyvä kokous-infograafista

Valmistele etukäteen

  • Tarvitaanko kokous? Voiko asian hoitaa jollain muulla tavalla?
  • Määrittele tavoite ja keitä asia koskee
  • Valmistele mahdolliset ennakkotehtävät
  • Valmistele kokouskutsu hyvissä ajoissa ja jaa materiaalit sen yhteydessä
  • Jos et ehdi valmistella kokousta, kannattaako sitä pitää?
  • Kaikki osallistujat valmistautuvat ennakkoon. Kokouksessa käsitellään asian ydin ja tehdään päätökset.

Tekniikka ja tilat

  • Valitse tila, joka toimii parhaiten kokouksen tavoitteen kannalta (jokin uusi tila, seisten, ulkotila, liikkuva kokous)
    • Pitääkö matkustaa paikan päälle?
  • Valitse käyttöön parhaat mahdolliset saatavilla olevat laitteet
  • Testaa laitteet (mikrofoni, kamera) etukäteen
  • Valitse kokouksen tekniikkavastaava, joka huolehtii laitteiden toimivuudesta myös kokouksen aikana
  • Mikäli kyseessä on hybridikokous (osa osallistujista etänä ja osa osallistujista samassa paikassa), varmista, että etäosallistujat kuulevat kaikkien puheen
  • Jaa kameran kautta mahdolliset fläpeille yms. tuotetut sisällöt

kaksi kahvikuppia, kaksi kättä

Kokouksen aikana

  • Kerrotaan, keitä on paikalla
  • Muistion tekijä valittu (muu kuin puheenjohtaja)
  • Luodaan yhdessä hyvä ilmapiiri. Vetäjän innostus tarttuu
  • Kaikki kunnioittavat ja arvostavat toisiaan
  • Edetään jämäkästi, ei rönsyillä turhaan
  • Pysytään aikataulussa
  • Suositaan lyhyitä kokouksia tai scrum-kokouksia
  • Pidempiin kokouksiin aikataulutetaan tauot
  • Videokuva kokoustilasta etäosallistujille
  • Aiheisiin liittymättömät tärkeät esiin nousevat asiat jonnekin muualle muistiin toisena ajankohtana käsiteltäviksi
  • Puheenjohtaja tekee kiteytyksen kokouksen lopussa sovituista asioista

Etäosallistujat

  • Huomioidaan etäosallistujat kokouksen tasavertaisina jäseninä
  • Osallistetaan ja aktivoidaan tarvittaessa, pyydetään kommentteja
  • Etäosallistujat mykistävät mikin, kun eivät puhu

Käytössäännöt

  • Kaikki osallistujat tulevat ajoissa kokoukseen
  • Aktiivinen osallistuminen
  • Pyydetään puheenvuoroa
  • Vain yksi on äänessä kerrallaan
  • Sivukeskustelut pois
  • Tarvitsevatko kaikki omaa konetta? Keskitytäänkö kokoukseen vai tehdäänkö muuta samaan aikaan?

Kokouksen jälkeen

  • Muistio mahdollisimman pian valmiiksi ja jakoon
  • Jokainen hoitaa kokouksesta hänelle tulleet tehtävät
  • Seuranta: varmistetaan, että sovitut tehtävät hoituvat

Lähteet
Niipola, Sira; Rauramo, Päivi: Hyvät kokouskäytänteet työpaikan arjessa. Helsinki: Työturvallisuuskeskus 2008 (978-951-810-346-5)
Koski, R. & Kortesuo, K. 2012. Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Paranna palavereitasi. Talentum. (ISBN 978-952-14-1715-3)

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.