HAMKissa toteutetaan Yritteliäs korkeakoulu -ohjelmaa, jossa opiskelijat kehittävät liikeideoitaan, kasvattavat liiketoimintaosaamistaan, ratkovat työelämälähtöisiä liiketoimintahaasteita ja toimivat tiimeissä. Yksi Yritteliään korkeakoulun toimintamalli on cSchool-projektiopiskelu. Näitä projektiopintoja on tarjolla liiketalouden ja hevosalan liiketoiminnan tradenomiopiskelijoille erilaisissa opiskeltavissa aiheissa kuten: liiketoimintamuotoilu, vastuullinen markkinointi ja tapahtumatuotanto.
Tapahtumatuotanto-moduuliin kuuluvassa opintojaksossa “cSchool-projekti: Tapahtumatuotanto” opiskelijat työskentelevät tiimeissä ja ratkaisevat tapahtumajärjestämiseen liittyviä toimeksiantoja. Keväällä 2022 opiskelijatiimit ratkoivat neljä tapahtumateemaan liittyvää haastetta 1–2 viikon mittaisissa sprinteissä. Työskentelyssä kokeiltiin ensimmäistä kertaa ketterän projektityöskentelyn Scrum-viitekehystä. Opintojaksolla oli mukana sekä päivä- että monimuoto-opiskelijoita eli opetus toteutettiin hybridimallilla.
Mikä ihmeen Scrum?
Scrum-malli on erityisesti ohjelmistoalalla käytetty ketterän projektihallinnan viitekehys, jota voidaan soveltaa myös muuhun projektityöskentelyyn. Avainsanoja työskentelyssä ovat itseohjautuvuus, erilaisiin tilanteisiin sopeutuminen ja läpinäkyvyys. Scrum-projekteissa on kolme pääasiallista roolia: tuoteomistaja, Scrum Master sekä kehitystiimi. Tuoteomistaja tilaa työn ja määrittele projektin tarpeet, Scrum Master auttaa projektitiimiä projektin optimoinnissa ja kehitystiimi työskentelee projektin parissa sprintin ajan. (Schwaber & Sutherland. 2020.)
Kokonaisuus alkaa sprintin suunnittelulla, jossa määritellään työskentelyn työjono ja toimintasuunnitelma. Sprintin aikana kehitystiimi kokoontuu säännöllisiin Daily Scrum -tapaamisiin, jotka ovat kestoltaan noin 15 minuuttia. Näissä tarkastellaan projektin etenemistä ja tavoitteiden saavuttamista. Puolessa välissä sprinttiä järjestetään kirkastuspalaveri, jossa kaikki Scrum-toimijat analysoivat etenemistä. Sprinttikatselmoinnissa esitellään sidosryhmille projektin aikaansaannoksia ja projektin päättävässä retrospektiivissä kootaan yhteisöllisesti ajatuksia siitä, miten sprintti sujui ja mitä voidaan kehittää jatkossa. (Schwaber & Sutherland. 2020.)
Scrum-työskentelyn soveltaminen opintojaksolle
Keväällä 2022 toteutetulla 10 op laajuisella opintojaksolla opiskelijat jaettiin 3–4 opiskelijan kehitystiimeihin, ohjaavat opettajat toimivat Scrum Mastereina ja projektien toimeksiantajat tuoteomistajina. Suunnitteluvaiheessa tuoteomistaja esitteli toimeksiannon ja tarpeet, jonka jälkeen kehitystiimi aloitti suunnittelun ja työskentelyn. Kehitystiimien työskentelyalustana toimi Teams, jossa myös Scrum Masterit osallistuivat kehitysprojektin ohjaamiseen. Alustalle raportointiin mm. Daily Scrum -tapaamiset.
Jokaisen neljän sprintin aikana järjestettiin 1–2 kirkastuspalaveria, joissa kehitystiimit esittelivät työskentelyä ja tuotoksia sidosryhmille. Kirkastuspalavereissa oli mukana tuoteomistaja, sidosryhmän edustaja, muut kehitystiimit, mutta aina myös Scrum Masterit eli opettajat. Tiimit saivat näin välipalautetta monelta taholta. Sprinttien päätteeksi kehitystiimit demosivat tuoteomistajalle ja Scrum Mastereille ratkaisuehdotuksensa katselmointitilaisuudessa ja saivat myös silloin palautetta.
Kokemuksia ja palautteita
Kevään kokeilussa kehitystiimit työskentelivät neljän sprintin parissa:
- Messuosaston suunnittelu (HAMKin osasto KAJO-partioleirillä)
- Urheilutapahtuman vastuullisuus (Ranskalainen viikonloppu)
- Tapahtuma-alueelle kulkemisen palvelumuotoilu (Weekend Festival)
- Perhetapahtuman konseptointi (Metsämäen ravirata)
Scrum-kokeilu onnistui hyvin. Kaikki työskentelyn aloittaneet tiimit sitoutuivat ja saivat sprintit valmiiksi. Scrum-mallin hyödyntäminen onnistui sekä lähi- että verkko-opiskelijoiden työskentelyssä. Tuoteomistajat eli toimeksiantajat saivat konkreettisia ja suoraan hyödynnettäviä ratkaisuehdotuksia oman toimintansa tueksi. Opiskelijat kokivat opintojakson olleen erittäin työelämälähtöinen ja monipuoliset ohjaus- ja palautemenetelmät saivat kiitosta. Tapahtumatuotanto-moduulin opiskelijapalautteiden keskiarvo oli 4,5/5.
Työskentelyn lopuksi kehitystiimit toteuttivat retrospektiiviin, jossa reflektoitiin tavoitteiden saavuttamista, projektikokonaisuutta sekä ideoitiin parannusehdotuksia. Retrospektiivityöskentelyssä hyödynnettiin Miro-alustan retroboard-malleja. Näistä poimittuja havaintoja voidaan hyödyntää opintojakson jatkokehityksessä.
- Uusia ideoita syntyi helposti
- Koko tiimi oli sitoutunut yhteiseen tekemiseen ja tiimityöskentelyyn rakentui vahva luottamus
- Intensiivisten sprinttien aikatauluttaminen muuhun elämään sekä tiimiläisten erilaisiin aikatauluihin aiheutti haasteita
- Vielä aktiivisempi yhteydenpito toimeksiantajiin olisi tuottanut lisäarvoa
- Opettajien sparraus ja ryhmän tuki innosti
Moduulin opettajatiimin näkökulmasta Scrum-työskentelymalli toimi erinomaisesti, ja se toi projektityöskentelyyn selkeää lisäarvoa. Scrum-malli kannusti opiskelijoita suunnitelmallisuuteen ja aktiiviseen viestintään oman tiimin, toimeksiantajan, ohjaajien sekä vertaistiimien kesken. Myös projektitöiden arviointi onnistui ketterästi, kun projektityöskentelyn eri vaiheet oli tehty näkyväksi oppimisympäristössä koko periodin ajan. Toimeksiantajat kokivat saaneensa uudenlaisia ideoita oman toimintansa kehittämiseen, ja projektiaihioista mahdollistui myös jatkoyhteistyötä esimerkiksi opinnäytetöiden muodossa.
Lähde: Schwaber, Ken & Sutherland, Jeff. The Scrum Guide – The Definitive Guide to Scrum: The Rules of the Game. 2020. https://www.scrum.org/resources/scrum-guide
Kirjoittajat: Eveliina Toivonen ja Riitta Ikonen työskentelevät molemmat HAMKissa liiketalouden lehtoreina ja toimivat Tapahtumatuotanto-moduulin opettajina
