HAMKin tutkimus-, kehitys- ja innovaatio-hankkeissa (TKI) kerätään monenlaista dataa ja erilaisia aineistoja. Jotta aineistojen säilytys, käyttöoikeudet ja jatkohyödyntäminen on kaikille hankkeen osapuolille selvää, tehdään hankkeissa aina aineistonhallintasuunnitelma.
Mistä tiedän, syntyykö minun hankkeessani aineistoja?
Mitä hankkeessa kerätty aineisto tai data oikeastaan on? Koskeeko aineistonhallinta minun hankettani? Käytännössä jokaisessa hankkeessa syntyy aina jonkinlaisia aineistoja. Blogitekstiä varten haastateltiin Pienteurastamo-hankkeen Siri Pekuria ja Digipaali-hankkeen Ilpo Pölöstä. Molempien hankkeissa syntyi aineistoja, mutta varsin erilaisia. Molemmissa hankkeissa esille nousivat myös sopimusasiat.
Jo päättyneen Pienteurastamo-hankkeen tavoitteena oli välittää ajankohtaista tietoa ja kouluttaa pienteurastamoyrittäjiä. Hankkeessa syntyi erilaisia koulutusaineistoja kuten luentomateriaaleja ja videoita. Tämän hankkeen osalta aineistonhallintasuunnitelmassa pitäisi ottaa huomioon esimerkiksi koulutusmateriaalin käyttöoikeudet: kuka ja miten niitä saa käyttää hankkeen päättymisen jälkeen, ja kauanko sitä säilytetään?
Käynnissä olevassa Digipaali-hankkeessa kehitetään rehupaaleihin kiinnitettävää rfid-tunnistetta. Paalausvaiheessa paaliin kiinnitettävä tunniste kerää tietoa esimerkiksi paalaushetken sääolosuhteista ja peltolohkosta. Digipaalihankkeessa syntyy erilaista rfid-sirun testaamiseen liittyvää dataa. Paalauksessa kerättävät tiedot ovat käytännössä viljelijöiden liikesalaisuuksia, joten näitä tietoja kerättäessä hankkeessa pitää huolehtia erilaiset sopimukset kuntoon. Molempien osapuolten on tiedettävä, mitä tietoja kerätään, kuka tietoihin pääsee, miten tietoja säilytetään ja mihin tietoja saa käyttää. Tärkeää on sopia myös siitä, mitä datalle tapahtuu hankkeen jälkeen: kuka saa käyttää dataa, voiko sitä hyödyntää opetuksessa jne.
Aineistonhallintasuunnitelma on osa hankkeen suunnittelua
Aineistonhallintasuunnitelma tehdään mielellään jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Viimeistään hankkeen saatua positiivisen rahoituspäätöksen, on aika ryhtyä pohtimaan hankkeessa kerättäviä aineistoja ja niiden säilytystä. Rahoituksen hakuvaiheessa tehdään alustava aineistonhallintasuunnitelma, jossa on syytä muistaa myös mahdolliset sopimukset, lisenssit, tarvittavat tutkimusluvat sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyvät ohjeistukset. Aineistonhallintasuunnitelmaa päivitetään hankkeen aikana.
Aineistonhallintaa tarvitaan useasta eri syystä:
- Hankkeen tulosten luotettavuuden ja toistettavuuden kannalta on tärkeää, että hankkeen aineistot ovat myös ulkopuolisten nähtävissä
- Aineistojen käsittelyyn liittyvät eettiset ja juridiset näkökulmat tulevat asianmukaisesti huomioiduiksi aineistonhallintasuunnitelmassa
- Osa rahoittajista edellyttää aineistohallintasuunnitelmaa
- Aineistojen avaaminen jatkokäyttöä varten lisää työsi näkyvyyttä ja hankkeen vaikuttavuutta.
Lisäksi aineistonhallinnan suunnittelu on osa hyvää tieteellistä käytäntöä. Aineistonhallinnan kaksi keskeistä tavoitetta ovat, että
- aineistot säilyvät käyttökuntoisina ja luotettavina koko hankkeen ajan ja
- aineistot ovat jatkokäytettävissä hankkeen jälkeen.
Jos kaipaat apua oman hankkeesi aineistonhallintaan, ota yhteyttä TKI-tuen tiimiin ServiceDeskin kautta. TKI-tuen järjestämät aineistonhallintakoulutukset jatkuvat myös syksyn myötä. Kannattaa muistaa myös Aineistonhallinta- ja Tietosuoja TKI-toiminnassa -sivut, joilta löydät runsaasti lisäohjeita aiheeseen liittyen. Lisäksi täsmäohje aineistojen tunnusmerkkeihin ja aineistonhallintasuunnitelmapohjan valitsemiseen DMPTuulissa opastaa eteenpäin.
Haastattelut: Elina Wathén ja Nina Hynnä
Teksti: Elina Wathén ja Anna Mikkonen